¿Cuándo y por qué necesitas un gerente de proyectos?

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Si es director de proyectos, tiene experiencia dirigiendo equipos de trabajo, sabe lo que significa un deadline apretado y aún así no comprende la analogía de "el malabarista", este blog no es para usted. En caso contrario, lo invito a disfrutar de la lectura y a dejar sus comentarios con el fin de enriquecer la discusión.

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Categories: coach, gerencia, problemas


Una de las cosas curiosas de ser agilista es que la gente cree que uno "no gusta" de la gerencia de proyectos. Es como si "ser agilista" fuera antónimo de "ser gerente de proyectos".

Hace algún tiempo, en un proceso de selección y durante la última de tres entrevistas, el encargado de la entrevista me preguntó por mis años de experiencia como Scrum Master a lo que yo orgullosamente respondí: "yo no soy Scrum Master, yo soy Gerente de Proyectos, Gerente Ágil de Proyectos" - la entrevista era telefónica y en inglés así que mi wannabe interior se sentía aún más orgulloso al decirlo, era y aún es un gran logro para mí.

Al entrevistador en cuestión le ofendió mi respuesta. Lo que percibí en su momento fue una gran frustración. Era evidente que interpretó eso como algo inconcebible. Yo no podía ser Agile y Project Manager PUNTO.

Source https://pixabay.com/photo-594519/Mi interpretación fue muy distinta. Primero, el entrevistador no se tomó la molestia de leer mi curriculum y por eso pregunta cosas fuera de contexto -cosa que sin ningún pudor admitió después. Segundo, no preparó la entrevista ni estudió al candidato y en algún momento nuestros egos se encontraron - SM vs. PM. Tercero, este señor seguramente no sabe que es la gerencia de proyectos - dado que tiene experiencia en el mundo del desarrollo de SW asumo malas experiencias con gerentes burocráticos que inundan a los equipos con formatos y procesos burocráticos - al menos a mí me dejaron una profunda cicatriz.

El resultado era claro, y todo estaba sobre la mesa: yo no era el candidato que ellos buscaban - admito que el reto era algo que particularmente llamaba mi atención profesional. Pero así es la vida y toda la expectativa murió con un "Alberto, gracias por venir, tal vez en el futuro si tengas la experiencia para trabajar en agilidad".

Luego de algunas lágrimas y sanar mi ego herido pensé que esa entrevista era el mejor ejemplo de cuándo y por qué necesitas un gerente de proyectos.

1. Preparación y Anticipación

Desde mi opinión, esta es la razón número uno. Un gerente observa más allá de lo evidente, y para lograrlo debe preparar y anticipar. Por favor amigo lector, no confunda preparar y anticipar con hacer planes detallados y cronogramas, este es error más común entre las personas que creen que gerenciar es planillar o programar las actividades de todo el mundo.

Un gerente estudia su entorno, busca evidencia y prepara un plan de acción. De acuerdo con la complejidad, el tamaño y los recursos disponbles, usted necesitará un gerente de proyectos. Algunos proyectos requieren de planes detallados, otros planes adaptativos, algunos requerirán pequeños esquemas o estrategias de alto nivel, pero lo importante es que el gerente (o alguien que ejerce su rol) construye y domina el plan, esa estrategia para actuar.

En un buen gerente se identifica fácilmente a todo nivel, desde una reunión, a lo largo del día, en llamadas, cuando escribe un correo, en las buenas  y cuando hay problemas (por supuesto también en una entrevista). 

Llegar a una reunión sin saber qué se va a tratar o qué se va a decir demuestra falta de madurez en la gestión - y estoy seguro que está pensando que preparar una reunión es lo mismo que tener clara y detallada la agenda, y ya lo había mencionado antes, no confunda preparación y anticipación con detalle o cronograma.

2. Visión Completa

La visión completa o amplia del proyecto es otro beneficio. Cuando el proyecto es complejo y requiere una persona dedicada para garantizar esa visión unificada. El rol del gerente promueve la interacción coordinada y estructurada de los equipos de trabajo, los proveedores y algunos interesados clave. Un gerente de proyecto (o de programa si la escala lo amerita) es clave para mantener claro el panorama en todo momento - si le gerente solo sabe como va el proyecto cuando hay reunión de seguimiento, no está haciendo su trabajo.

El gerente es fundamental para anticipar las dependencias y las amenazas sobre el proyecto, y sobre todo para aprovechar las oportunidades que solo puede ver alguien en su posición. Buscar sinergías, así como promover la colaboración entre las personas, son prácticas clave para el éxito de todo proyecto.

La visión completa habilita una mejor toma de decisiones. Una persona que trabaja en un proyecto tal vez no necesita la visión completa, pero saber que el gerente tiene la visión completa simplificará el proceso de alineación.

3. Datos

Este es un de mis favoritos y es que los datos son en muchos casos evidencia clara de los síntomas del proyecto. La ausencia de datos es inequívocamente ausencia de gerencia. Un gerente necesita datos para determinar la estrategia o plan del proyecto. Los datos no tienen intereses, no buscan resultados, no ocultan problemas y son en últimas el reflejo de la realidad.

Cuando un buen gerente esta a cargo, la alta gerencia tiene datos, sabe con hechos y datos lo que pasa en el proyecto. Esos datos estructuran los planes y apoyan las preguntas críticas para hacer y evaluar el desempeño.

Los datos son la base del mejoramiento continuo, como los exámenes de resultados son la base de los diagnósticos médicos. Acá no se trata de buscar culpables, sino de identificar problemas y resolverlos.

Por ejemplo, estudiar al candidato y su CV cuando ha superado varias etapas del proceso supone una actividad básica, en resumen datos para orientar las preguntas correctas - datos y evidencia.

Conclusión

En resumen, la entrevista desde luego no salió como lo esperaba, y no es fácil admitir que me sentí tonto al aceptar la invitación para participar de este proceso para luego recibir una respuesta tipo "sigue intentándolo".

Pero aprendí que a ambos - entrevistador y entrevistado - nos falto anticipación y preparación, visión completa y datos. 

Un verdadero gerente de proyecto es un estratega, un líder que inspira confianza y logra obtener lo mejor de su equipo - no es un "tomador de notas" para hacer "las actas de las reuniones", o un mensajero de razones entre los equipos, los jefes y los proveedores - para eso puede usar personal menos preparado y de seguro más económico.

Un gerente es un jugador clave en la toma decisiones, en la visión y la búsqueda de alternativas y opciones para sacar adelante y con el máximo beneficio los proyectos.

Posted on: December 16, 2017 02:39 PM | Permalink

Comments (3)

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¡Gracias, Alberto! Un gerente de proyecto definitivamente agrega valor a un proyecto ágil.

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- Alice Roosevelt Longworth

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