Project Management

Call for tenders - Appel d'offres

From the Benefits with Risk Blog
Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

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It is known during tenders the contract is always awarded to the lowest bidder. This explains the poor quality of the work.

In fact, the poor quality of work is rather explicable by two factors controlled by the organization that makes the tenders and not the winning bidder.

The call for tenders is the time to clearly define what is required. In a call for tenders, some elements that constitute the call for tenders are clear. Other elements are forgotten or neglected.

First of all, are there requirements to be able to bid? It is possible to ask the bidders to qualify. It is up to you to determine the criteria of the call for tenders. For example, you can request financial statements, which is often not appreciated by bidders. It is information that will allow you to confirm that the bidders have the means to carry out your project. It is often requested to demonstrate the realization of similar project and customer references that you will be able to contact. You must take the necessary time.

Maybe your organization has a record of satisfaction of subcontractors and past projects. According to the information in this register, you could require a level of satisfaction, a history of work done. Analyze compliance with the contractual deadline. Obviously, some bidders may not have completed a mandate for your organization. Here you probably do not want to exclude them, make sure you have a reasonable number of bidders, open the door to new ones perhaps smaller.

Technical documents must be clear and complete. Regardless of the type of construction, IT or another type, this is what will be used to evaluate the proposal. It is also what will be used to evaluate the quality of what is provided to you.

Standards and laws must be respected, it is important to identify them. Your organization requires the respect or respect of certain procedures, you need to identify them well.

You have a planning of the execution needs, add it. In the case of a construction project, for example, is it desirable for the work to begin at a specific time? This is engineering, which will serve you for a subsequent call for tenders, take into account your internal deadlines. For works on public roads, how long will be acceptable between the start of work and the reopening of infrastructure, we all hate to see open roads with no works for days, weeks or more.

The legal and financial aspects must be identified. (To be continued)


C’est connu, lors des appels d’offres, on doit toujours accorder le contrat au plus bas soumissionnaire. C’est ce qui explique la pauvre qualité des travaux.

En fait, la pauvre qualité des travaux est plutôt explicable par deux facteurs contrôlés par l’organisation qui fait l’appel d’offres et non pas le soumissionnaire gagnant.

L’appel d’offres, c’est le moment de bien définir ce qui est requis. Dans un appel d’offres, certains éléments qui constituent l’appel d’offres sont clairs. D’autres éléments sont oubliés ou négligés.

Tout d’abord y a-t-il des exigences pour pouvoir soumissionner? Il est possible de demander aux soumissionnaires de se qualifier. C’est à vous de bien déterminer les critères de l’appel d’offres. Par exemple, vous pouvez demander les états financiers, ça ne plaît souvent pas aux soumissionnaires. C’est une information qui pourra vous permettre de confirmer que les soumissionnaires ont les moyens de réaliser votre projet. Il est souvent demandé de démontrer la réalisation de projet similaire et des références de clients que vous pourrez contacter. Il faut prendre le temps nécessaire.

Peut-être que votre organisation a un registre de satisfaction des sous-traitants et des projets passés. Selon l’information de ce registre, vous pourriez exiger un niveau de satisfaction, un historique des travaux réalisés. Analysez le respect du délai et autre élément contractuel. Évidemment, certains soumissionnaires pourraient ne pas avoir réalisé de mandat pour votre organisation. Ici, vous ne voulez sans doute pas les exclurent, assurez-vous d’avoir un nombre de soumissionnaires raisonnable, ouvrez la porte à de nouveaux peut-être plus petits.

Les documents techniques doivent être clairs et complets. Peu importe le type de projets construction, TI ou autre, c’est ce qui vous servira à évaluer la proposition. C’est aussi ce qui servira à évaluer la qualité de ce qui vous est fourni.

Des normes et des lois doivent être respectées, il est important de les identifier. Votre organisation exige le respect ou le respect de certaines procédures, il faut bien les identifier.

Vous avez une planification de votre besoin de réalisation, ajoutez-la. Dans le cas d’un projet de construction par exemple, est-il souhaitable que les travaux commencent à un moment précis? C’est de l’ingénierie, qui vous servira pour un appel d’offres subséquent, tenu compte de vos délais internes. Ce sont des travaux sur la voie publique, combien de temps sera acceptable entre le début des travaux et la réouverture des infrastructures, nous détestons tous de voir une route éventrée sans travaux pendant des jours, des semaines.

Les volets légal et financier doivent être identifiés. (À suivre)



Posted on: July 16, 2019 11:53 AM | Permalink

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