Project Management

Call for Tenders -2 - Appel d'offres

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Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

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Version en francais🇫🇷

In a previous “post”, I started with this statement.

“It is known in bidding, you always have to award the contract to the lowest bidder. This explains the poor quality of the work.

In fact, the poor quality of work is rather explicable by two factors controlled by the organization that makes the call for tenders and not the winning bidder.”

I was on the legal side. In the tender documents, it is important not only to mention which laws apply, among others, those of your country or region. In some cases, the laws of a third country are used. It is desirable to clearly specify all the processes surrounding cases of bad agreement. Do you want to use an arbitration mode, so who will choose the referee? And when? The arbitration will be final or there will be the possibility to challenge in court and in which court? Local or international.

Do you wish to have some form of security as to the complete fulfillment of the mandate? If so, in what forms: insurance, bail, etc.

The key members of the achievement team, you can require the proposal to have the CVs of these people. A penalty can also be associated with their unavailability.

Obviously, the winner of the tender will be paid. Many methods exist, I will not go around here. How will the payments be made? Again, there is no one approach. Is a sufficient amount kept until the contract is completed to the satisfaction of your company? This amount will be returned on final delivery or after commissioning.

Will the product of the call for tenders have a guarantee of durability or performance? A simple and common example, think about the reasonable life of roads or markings on the roads. Is it normal to have to repair or redo them before their first birthday? You must specify it, your bidders will be indebted to it, it would even be possible for you to retain the last amount until this period.

Before ending this overview of the tenders. Two often underutilized tools are bonuses and penalties. Each is a powerful tool to meet the dates of commissioning.

Some very public examples exist. For the bonus, I’m thinking of rebuilding a highway in California, the contractor had gotten millions of dollars for delivering more than a week in advance. You may have cases to share.


En francais 🇫🇷

Dans un précédent « post », j’ai commencé avec cette affirmation.

« C’est connu lors des appels d’offres on doit toujours accorder le contrat au plus bas soumissionnaire. C’est ce qui explique la pauvre qualité des travaux.

En fait, la pauvre qualité des travaux est plutôt explicable par deux facteurs contrôlés par l’organisation qui fait l’appel d’offres et non pas le soumissionnaire gagnant. »

J’en étais au volet légal. Dans les documents d’appel d’offres, il est important non seulement de mentionner quelles sont les lois applicables, entre autres, celles de votre pays ou de votre région. Dans certains cas, on utilise les lois d’un pays tiers. Il est souhaitable de bien préciser l’ensemble des processus entourant les cas de mauvaise entente. Désirez-vous utiliser un mode d’arbitrage, alors qui choisira l’arbitre ? Et quand ? L’arbitrage sera final ou il y aura la possibilité de contester en cour et dans quelle cour ? Locale ou internationale.

Souhaitez-vous avoir une forme de sécurité quant à la bonne réalisation complète du mandat ? Si oui, sous quelles formes : des assurances, une caution, etc.

Les membres clefs de l’équipe de réalisation, vous pouvez exiger dans la proposition de présenter les CV de ces personnes. Une pénalité peut aussi être associée à leurs non-disponibilités.  

Évidemment, le gagnant de l’appel d’offres sera rémunéré. Bien des méthodes existent, je n’en ferai pas le tour ici. Comment seront établis les paiements ? Là encore, il n’y a pas qu’une seule approche. Est-ce qu’un montant suffisant est gardé jusqu’à ce que le contrat soit complété à la satisfaction de votre entreprise ? Ce montant sera remis à la livraison finale ou après une mise en service.

Par la suite, le produit de l’appel d’offres aura-t-il une garantie de durabilité ou de performance ? Un exemple simple et fréquent, pensez à la durée de vie raisonnable des routes ou des marquages sur les routes. Est-ce normal de devoir les réparer ou les refaire avant leur premier anniversaire ? Vous devez le spécifier, vos soumissionnaires en seront redevables, il vous serait même possible de retenir un dernier montant jusqu’à cette période.

Avant de terminer ce survol des appels d’offres. Deux outils souvent sous-utilisés soient : les bonus et les pénalités. Chacun est un outil puissant pour respecter les dates de mise en service. 

Quelques exemples très publics existent. Pour le bonus, je pense à la reconstruction d’une autoroute en Californie, l’entrepreneur avait obtenu des millions $ pour avoir livré plus d’une semaine d’avance. Vous avez peut-être des cas à partager.

 

Posted on: July 23, 2019 01:31 PM | Permalink

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"Tragedy is when I cut my finger. Comedy is when you walk into an open sewer and die."

- Mel Brooks

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