Project Management

Negotiation - Bidder | Négociation - Exécutant

From the Benefits with Risk Blog
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Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

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Negotiation — Bidders

Your proposal has been chosen. Before signing the contract, it is often desirable to negotiate. You have no doubt denounced/qualified certain conditions of the request for tender and you have suggested modifications. You will have to assert each of your requests.

Each call for tenders often contains points that do not suit you, regardless of the field of business. Here are some examples that might make you think.

For example, your project is in engineering and/or construction. Soil conditions are identified as your responsibility. The reality is that the land on which the work will be carried out belongs to the client. Although some analyzes have been done, you are not sure what will be present during the excavation. You need to minimize the risks associated with this uncertainty. Several surprises can surface, soil contamination, the quality of soil lift are factors that can influence your work. For engineering, will the foundations have to be modified following the excavation? For construction, you may have to decontaminate or transport the soil to specialize and more expensive places, specify in the contract will absorb the increased costs. Have the engineering plans been modified to take into account the factors revealed during the excavation?

No doubt you had included an additional budget in your proposal. It is up to you to decide whether it is better to negotiate a minimized transfer of responsibility, eliminate this risk or simply accept it.

In information technology, other types of uncertainties exist. Do the data have to be transferred from an existing system for commissioning? There may be an exchange of information with other existing systems or will have to run on equipment already in place. Will you be responsible for the poor performance of the product of your project even if it is linked to your client’s installations?

It is important to identify who will be responsible for the execution, for example, the preparation of the data that will be transferred and when it is available.

 In all projects, the client will have to approve certain documents or information. Is the approval time indicated? Will the consequences of not respecting the deadline have consequences in your realization of the project? It is desirable to specify in the contract the impacts that this will cause you.

The stakeholder you negotiated with may not be the same throughout the project. You must ensure that everything is written in the contract. Remember that this will be your basis for negotiation or the legal reference which will be used in a complaint.


#NégociationNégociation — Exécutant

Votre proposition a été choisie. Avant de signer le contrat, il est souvent souhaitable de négocier. Vous avez sans doute dénoncé/qualifié certaines conditions de l’appel d’offres et vous avez suggéré des modifications. Il vous faudra faire valoir chacune de vos demandes.

Chaque appel d’offres contient souvent des points qui ne vous conviennent pas et ce peu importe le domaine d’affaires. Voici quelques exemples qui pourraient vous faire réfléchir. 

Par exemple votre projet est en ingénierie et/ou construction. Les conditions de sol sont identifiées comme étant de votre responsabilité. La réalité est que le terrain sur lequel les travaux seront réalisés appartiennent au client. Bien que certaines analyses aient été faites, vous n’avez pas la certitude de ce qui sera présent lors de l’excavation. Il vous faut minimiser les risques associés à cette incertitude. Plusieurs surprises peuvent faire surface, la contamination des sols, la qualité de portance du sol sont des facteurs qui pourront influencer vos travaux. Pour l’ingénierie les fondations devront-elles être modifiées suite à l’excavation ? Pour la construction, vous aurez peut-être à décontaminer ou à transporter les sols dans des endroits spécialisés et plus dispendieux, préciser au contrat absorbera l’augmentation des coûts. Les plans d’ingénierie auront-ils été modifiés pour tenir compte des facteurs révélés durant l’excavation ?

Vous aviez sans doute prévu un budget supplémentaire dans votre proposition. C’est à vous de voir s’il est préférable de négocier un transfert de responsabilité ainsi minimisée, éliminer ce risque ou simplement l’accepter.

En technologie de l’information, d’autres types d’incertitudes existent. Est-ce que pour la mise en service les données doivent être transférées d’un système existant ? Il y aura peut-être un échange d’informations avec les autres systèmes existants, ou devra fonctionner sur un équipement déjà en place. Serez-vous responsable de la mauvaise performance du produit de votre projet même si cela est lié aux installations de votre client ?

Il est important d’identifier qui sera responsable de l’exécution, par exemple la préparation des données qui seront transférées et le moment où celle-ci seront disponible.

Dans tous les projets, le client aura à approuver certains documents ou informations. Est-ce que le délai d’approbation est bien indiqué ? Les conséquences du non-respect du délai auront-elles des conséquences dans votre réalisation du projet ? Il est souhaitable de préciser au contrat les impacts que cela vous causera. 

L’intervenant avec qui vous négociez ne sera peut-être pas le même tout au long du projet. Vous devez vous assurer que tout est écrit au contrat. N’oubliez pas que ce sera votre base de négociation ou la référence légale qui servira dans une réclamation.

Posted on: January 01, 2020 10:10 PM | Permalink

Comments (3)

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Dear Vincent
Interesting reflection on the topic

Thanks for sharing

I absolutely agree.

Before starting implementation, it is essential to analyze project errors and omissions to negotiate with the client (supplier or other interested parties) contractual clauses.

Dear Vincent,

Good documented, also agreed.

Thanks,
Rajon

Luis, Rajon,

Glad you like it, my pleasure to write it.

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"Diplomacy is the art of saying 'Nice doggie' until you can find a rock."

- Will Rogers

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