Project Management

The Right Time To Act - Le bon moment pour agir

From the Benefits with Risk Blog
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Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

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🇫🇷There is always a better time to act: too early may not have the desired impact and too late may look like a sword stroke.

COVID-19

When reading an article on March 10, 2020, concerning the progression of the Covid-19 virus, I found interesting documentation on risk mitigation. In project management, it would be impossible to have this type of information. However, I am convinced that for certain risks there is a good time to deal with it.

Recent history in the fight against viruses reveals many lessons learned. During the Spanish flu, in 1918 several cities implemented measures to stop or rather slow down the progression. The timing has had a big impact. Some cities had implemented mitigations at the right time, others belatedly, and still others implemented them and then stopped them to reimplement them. In the first case, the contagion curve was moderate, in the second the curve was exponential before falling, and in the third case, it was a camel curve with two bumps.

For the Covid-19 we already have clear information on the impact of implementing the measures at the right time. Obviously, for the Hubei region nobody could be prepared, the reaction time of the medical profession was effective, we know that it was the political world which was slow to admit the facts. China, however, imposed significant mitigations in the other regions, which kept contamination at a manageable level. Other countries then had indications that they were affected: South Korea, Iran and Italy. The delay in implementing the appropriate mitigations has allowed the virus to grow exponentially. The progression in other countries will be similar to China, except Hubei, or exponential we will know in the coming weeks. It is undoubtedly possible to put in place mitigations in most countries even if it is not possible to have the strict controls that China has used. Mitigations applied too early may not have the necessary effect due to the non-participation of the population.

In projects for risk management, there are also better times to set up mitigations. A few years ago, in a project to build a hospital center, to manage the risk of fungal contamination, we implemented a series of actions that enabled all of the stakeholders to be proactive. Training sessions were given by specialists in the field, daily measurements were made. Result the risk did not materialize. A similar project at the same time made the news with mould contamination. Our project team was satisfied that mitigations were in place.

Having implemented the mitigations a few months earlier would no doubt have discouraged stakeholders who would not have found the mitigations relevant. If we had waited, we might have made the pages of the newspapers.

Identifying the mitigations to take early is important, as is putting them in place at the right time.

 


Le bon moment pour agir

Il existe toujours un meilleur moment pour agir : trop tôt peut ne pas avoir l’impact désiré et trop tard s’apparenter à un coup d’épée dans l’eau.

COVID-19

Lors de la lecture d’un article du 10 mars 2020, concernant la progression du virus Covid-19, j’ai trouvé une documentation intéressante sur la mitigation d’un risque. Dans la gestion de projet, il serait impossible d’avoir ce type d’information. Cependant, je suis convaincu que pour certains risques il existe un bon moment pour y faire face.

L’histoire récente concernant la lutte contre les virus révèle beaucoup de leçons apprises. Lors de la grippe espagnole, en 1918 plusieurs villes ont mis en place des mesures pour arrêter ou plutôt ralentir la progression. Le moment choisi a eu un impact important. Certaines villes avaient implanté des mitigations au bon moment, d’autres tardivement, et d’autres encore les ont mise en place puis les ont arrêtées pour les remettre en place. Dans le premier cas, la courbe de contagion a été modérée, dans le second la courbe a été exponentielle avant de baisser, et dans le troisième cas ce fut une courbe en dos de chameau avec deux bosses.

Pour le Covid-19 nous avons déjà des informations claires de l’impact de mettre en place les mesures au bon moment. Évidemment pour la région de Hubei personne ne pouvait être préparé, le temps de réaction du corps médical a été efficace, nous savons que c’est le monde politique qui a tardé à reconnaître les faits. La Chine a cependant imposé des mitigations importantes dans les autres régions, ce qui a permis de maintenir la contamination à un niveau contrôlable. D’autres pays ont ensuite eu des indices qu’ils étaient atteints : la Corée du sud, l’Iran et l’Italie. Le délai dans la mise en place des mitigations appropriées a laissé le virus progresser de façons exponentielles. La progression dans les autres pays sera similaire à la Chine, mis à part Hubei, ou exponentiel nous le saurons dans les prochaines semaines. Il est sans doute possible de mettre en place des mitigations dans la plupart des pays même s’il n’est pas possible d’avoir des contrôles aussi stricts que la Chine a utilisés. Les mitigations appliquées trop tôt pourraient ne pas avoir l’effet nécessaire par la non-participation de la population.

En gestion des risques dans les projets, il y a aussi de meilleurs moments pour mettre en place des mitigations. Il y a quelques années dans un projet de construction d’un centre hospitalier, pour la gestion du risque de contamination fongique, nous avons mis en place une série d’actions qui a permis à l’ensemble des intervenants d’être proactifs. Des séances de formation ont été données par des spécialistes du domaine, des mesures journalières étaient faites. Résultat le risque ne ce n’est pas matérialisé. Un projet similaire au même moment a fait les journaux avec une contamination fongique. Notre équipe de projet a été satisfaite que des mitigations étaient en place.

Avoir mis en place les mitigations quelques mois plus tôt aurait sans doute découragé les intervenants qui n’auraient pas trouvé pertinentes les mitigations. Avoir attendu nous aurions peut-être fait les pages des journaux.

Identifier tôt les mitigations à prendre est important, les mettre en place au bon moment l’est tout autant. 

Posted on: March 15, 2020 06:14 PM | Permalink

Comments (4)

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Vincent

Excellent analysis, when we are facing times of uncertainty, identifying the risk and applying the appropriate measures of mitigation at the right time is crucial to determine if the response is effective or not. Who takes these measures must assess with precision the window of opportunity to act.

Alexandre

Dear Vincent
Interesting perspective on the topic: "The Right Time To Act"

Thanks for sharing

Sometimes it is difficult to determine when is the right time to act

In many situations, internalizing the risks (to act later) is also a process that takes some time

Alexandre,

Effectively the window of opportunity is small in some situations and needs to be used accordingly. There is no good mitigation until you validate that it is effective.

Luis,

That is why risk assessment needs to be done early in the case of a project. Mitigation develops rapidly after. So you are ready to apply them when required.

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"Try not to have a good time...this is supposed to be educational."

- Charles Schultz

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