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ENTENDIENDO LA GUÍA DEL PMBOK: 05-Alcance

IN SPANISH: Entendiendo la nueva GUIA del PMBOK

IN SPANISH - PGBA - Capitulo 6 - SE

Sección 6:  Evaluación de la Solución (Solution Evaluation)

Introducción.

La intención de esta serie de artículos es divulgar la Guía Práctica del Análisis de Negocio (“La Guía”, en los párrafos siguientes) recientemente publicada por el PMI®. Esta organización reconoce el crecimiento de la profesión del Análisis de Negocio y su importancia como factor crítico de éxito de cada proyecto o programa que las organizaciones emprenden para solucionar sus problemas de negocio satisfaciendo sus necesidades de transformación. La Guía incluye también puntos aclaratorios respecto de cómo el Analista de Negocio (“BA” en lo que sigue) y Administrador de Proyectos (“PM” en lo que sigue) colaboran para lograr los objetivos del emprendimiento.

6.1. Resumen.

Según La Guía desde la evaluación consiste en las actividades para validar la solución completa o un segmento de la solución que está por implementarse o ya ha sido implementada, para determinar si la solución cumple las necesidades del negocio expresadas por los interesados incluyendo la entrega de valor para el cliente. Algunas actividades resultan en la evaluación cuantitativa o cualitativa. Todas las técnicas expuestas en esta sesión pueden utilizarse dentro de modelos de ciclo de vida de proyectos predictivos, iterativos o adaptativos. Algunas de estas técnicas pueden ser utilizadas durante las actividades de análisis de requerimientos o evaluación de necesidades. También puede decirse que hay algún solapamiento entre las técnicas de evaluación y las técnicas de trazabilidad.

6.2. Propósito de la Evaluación.

En el apartado 6.2 La Guía establece que las actividades de Evaluación de la Solución permiten conocer si una solución está cumpliendo con el resultado de negocio esperado. La Evaluación provee de entradas a las decisiones de negocio y técnicas sobre el go/no-go al implementar la solución completa o un segmento de la misma. También puede utilizarse para decidir si una solución en uso merece ser modificada o no.

6.3. Mindset.

Diferentes ciclos de vida colocan la evaluación en distintos puntos del ciclo. La Guía recomienda la utilización de la evaluación en modo continuo para identificar las áreas de la solución que requieren un nivel de testeo mayor. La articulación de la evaluación en forma temprana es un medio excelente para confirmar los requerimientos funcionales y no funcionales.

En el apartado 6.3.2 La Guía establece que la mejor herramienta para evaluar la solución desde el punto de vista de los requerimientos y su asociación a objetivos y metas de negocio es la matriz de trazabilidad.

Collaboration Point: el BA, el PM y los testets deberían trabajar juntos bien temprano en el proceso de generación de la solución para crear las actividades necesarias relativas al análisis, prueba (testing) y evaluación. Los testers pueden ayudar en crear las actividades en forma completa y consistente mientras que el BA puede ayudar en asegurar en cubrir todas las áreas de la solución que tienen la mayor prioridad de negocio.

En el apartado 6.3.3 La Guía hace mención a que evaluar la solución es más complejo que validar o determinar si los requerimientos individuales fueron alcanzados. Durante la evaluación hay que asegurar que la solución alcanza los objetivos propuestos mientras que durante la validación el foco debería ser que los requerimientos se han implementado de acuerdo a lo acordado con los interesados. Cobra gran importancia asegurar en este punto que los requerimientos no funcionales que afectan la evaluación de la solución se cumplen según lo acordado.

En el apartado 6.3.4 La Guía hace mención explícita a no perder el foco en evaluar aquellas partes de la solución que manipulan datos y generan información.

6.4. Plan para Evaluación de la Solución.

Según La Guía emprender actividades de evaluación no es una tarea trivial. Toma tiempo y esfuerzo identificar y confirmar el criterio de evaluación, implementar todo lo necesario para tomar mediciones y reportar y analizar esas mediciones.

Algunos factores a considerar cuando se planean las actividades de evaluación son:

  • Definir todos los reportes y publicaciones con foco en las metas, objetivos y riesgos organizacionales que la evaluación tiene que cubrir
  • Identificar quién cubre los costos por el tiempo y el esfuerzo de las actividades de evaluación
  • Determinar el criterio de evaluación de la solución completa
  • Determinar el impacto en costo y tiempo del método de evaluación y su relación con el beneficio

6.5. Determinar QUÉ Evaluar.

Hay que recordar que se evalúa una solución a punto de implementarse o una solución que está siendo utilizada para determinar algún cambio. La Guía muestra algunos puntos a tener en consideración tales como:

  • 6.5.1. Considerar las metas y objetivos de negocio, que dieron origen a la solución
  • 6.5.2. Considerar indicadores de rendimiento clave (KPI), que pueden dar origen a los objetivos de la solución y del proyecto
  • 6.5.3. Considerar métricas de evaluación y de criterio de aceptación adicionales, tales como:
    • Métricas del proyecto, considerando que el proyecto es parte de la solución
    • Métricas del cliente, tales como satisfacción
    • Métricas de ventas y marketing
    • Métricas operacionales, tales como la tarjeta balanceada (BSC)

Luego de determinar estos puntos hay que decidir si la organización puede continuar con la evaluación, sobre todo desde el punto de vista de los costos y su beneficio.

6.6. Cuándo y Cómo Validar los Resultados de la Solución.

En este punto La Guía vuelve a mencionar el impacto que tiene la utilización de uno u otro tipo de ciclo de vida (básicamente predictivo o adaptativo).

En las secciones 6.6.1 a 6.6.7 La Guía enumera una cantidad de técnicas de evaluación mayormente usadas tales como Focus Group, Pruebas de Usuario,  Pruebas Day-in-the-Life (DITL), Pruebas de Integración, Funcionalidad Actual vs Esperada de requerimientos funcionales y no funcionales, Calculo de Beneficios.

6.7. Evaluar el Criterio de Aceptación y Solucionar Defectos.

En este punto, los resultados obtenidos deben compararse con los resultados esperados (6.7.1). Con foco en los rangos de tolerancia acordados (6.7.2) se registran defectos en un log (6.7.3) de ser necesario para el posterior seguimiento de las soluciones o propuestas de mejora.

6.8. Facilitar la Decisión de Go/No-Go.

Si la evaluación se realizó sobre una solución o parte de una solución que será implementada los interesados, de acuerdo a su nivel de identificación en la matriz RACI (desarrollada en el proceso de Planificación – Sección 3), deberán decidir si continuar o no. Los resultados de la evaluación deberían ser presentados de forma tal que puedan ser fácilmente entendidos por todos los interesados que actuarán en el proceso de decisión. Es recomendable, según La Guía, que las decisiones se tomen durante una reunión presencial.

6.9. Obtener la Firma (Singoff) de la Solución.

La RACI desarrollada en la Sección 3 – Planeamiento del Análisis de Negocio designa quién es “accountable” para firmar el acuerdo sobre la solución. La formalidad dependerá del tipo de proyecto, el ciclo de vida y regulaciones corporativas. En los casos de organizaciones que utilizan un proceso formal este debería registrarse en un documento.

Collaboration Point: el PM y el BA trabajan junto a los interesados de auditoría para determinar la práctica de firma (signoff) que la organización requiere.

6.10. Evaluar la Prestación de la Solución.

Uno de los puntos más críticos en el trabajo del BA es evaluar si la solución generada y/o implementada está obteniendo los beneficios de negocio que le dieron origen. Es bueno recordar que el trabajo del BA se realiza tanto para generar una nueva solución como para ayudar a la decisión de cambiar o modificar una solución existente. Para poder identificar el cambio o modificación en una solución es crítico haber definido métricas sobre la prestación de la solución.

Las actividades de Evaluación de la Prestación de la Solución que propone La Guía son:

  • 6.10.11. Determinar las Métricas. El PM y el BA deben trabajar junto con los interesados para identificar y priorizar los aspectos de prestación que deben ser monitoreados.
  • 6.10.12. Obtener las Métricas/Medidas de Prestación.
  • 6.10.13. Analizar los Resultados.
  • 6.10.14. Evaluar las Limitaciones de la Solución y de la Organización.
  • 6.10.15. Recomendar el Enfoque para Mejorar la Prestación de la Solución.

 6.11. Remplazar o Eliminar la Solución.

Luego de la Evaluación de la Solución, dependiendo de los resultados, quizá la decisión de remplazar o eliminar la solución debe tomarse. Según La Guía, dependiendo del resultado de un análisis de costo y beneficio, los caminos a seguir pueden ser:

  • Cutover masivo. Remplazar o eliminar toda la solución en una sola vez.
  • Cutover segmentado. De acuerdo a un criterio eliminar o remplazar partes mientras otras existen incluso con una nueva solución implementada.
  • Remplazo time-boxing. Definir el momento de remplazo o eliminación acuerdo a los tiempos de negocio.
  • Coexistencia permanente. La solución persiste independientemente que una nueva se implemente.

Sin importar la estrategia definida es crítico que el BA y el PM trabajen juntos para definir las actividades relacionadas con la comunicación y el involucramiento de los interesados claves.

Conclusión.

Esta sección de La Guía está en línea con el Área de Conocimiento 7-Solution Assessment and Validation de la Guía BABOK® del IIBA® versión 2. El lector encontrará, en caso de comparar ambas guías, que esta última es mucho más consistente en puntos tales como las técnicas y métodos para encontrar las necesidades del negocio. Vale aclarar que el PMI® ha señalado que esta es la primera versión de La Guía y que sufrirá evoluciones.

 

Posted on: February 05, 2016 02:14 PM | Permalink | Comments (1)

IN SPANISH - PGBA - Capitulo 5 - T & M

BA by PMI® – Entendiendo la Guía Práctica del Análisis de Negocio

Sección 5: Trazabilidad y Monitoreo (Trazability and Monitoring)

Introducción.

La intención de esta serie de artículos es divulgar la Guía Práctica del Análisis de Negocio (“La Guía”, en los párrafos siguientes) recientemente publicada por el PMI®. Esta organización reconoce el crecimiento de la profesión del Análisis de Negocio y su importancia como factor crítico de éxito de cada proyecto o programa que las organizaciones emprenden para solucionar sus problemas de negocio satisfaciendo sus necesidades de transformación. La Guía incluye también puntos aclaratorios respecto de cómo el Analista de Negocio (“BA” en lo que sigue) y Administrador de Proyectos (“PM” en lo que sigue) colaboran para lograr los objetivos del emprendimiento.

5.1. Resumen.

Según La Guía desde la perspectiva de la Guía PMBOK® Quinta Edición la trazabilidad y el monitoreo se componen de las actividades que aseguran que los requerimientos son aprobados y administrados a través del ciclo de vida del proyecto. La matriz de trazabilidad se genera y utiliza como herramienta para monitorear y control el alcance del producto. Los requerimientos aprobados serán administrados en una línea de base de requerimientos y de esta forma todo nuevo requerimientos se documentará, se agregará a la matriz de trazabilidad, se evaluará el impacto que pueda ocasionar al producto y al proyecto y se presentarán a los interesados para su aprobación utilizando el método de comunicación definido y aprobado en el plan de análisis de negocio.

5.2. Trazabilidad.

La Trazabilidad provee la posibilidad de realizar el seguimiento de los requerimientos del producto desde el origen hasta los entregables. Generalmente recibe el calificativo de “bidireccional” o también “hacia adelante (forward) y hacia atrás (backward)”. En este documento el concepto de Trazabilidad está totalmente alineado a lo expresado en la Guía PMBOK® Quinta Edición.

Collaboration Point: las decisiones respecto del proceso de Trazabilidad se realizan durante la etapa de Planificación del Análisis de Negocio (Sección 3 de esta guía). El BA debería trabajar con el PM para determinar el grado de trazabilidad apropiado balanceando la utilización de los recursos destinados con el riesgo de no tener la trazabilidad adecuada. Para esto es crítico entender que el PM es responsable por administrar el alcance del proyecto mientras que el BA es el responsable por administrar el alcance del producto. El proceso de trazabilidad de requerimientos es un claro ejemplo de administración del alcance del producto.

En el apartado 5.2.2 La Guía presenta algunos beneficios de mantener la trazabilidad de los requerimientos tales como asegurar que cada requerimientos agrega valor al negocio, ayudar a alcanzar las expectativas de los interesados, ayudar a mantener el alcance del producto y del proyecto.

5.2.3. La Matriz de Trazabilidad.

La Guía propone la utilización de esta herramienta para administrar la trazabilidad de requerimientos. La define como una grilla que permite enlazar los requerimientos del producto con los entregables que los satisfacen. Entre otros valores agregados es el medio que permite enlazar cada requerimiento a los objetivos del proyecto y del negocio para demostrar el valor agregado que el requerimiento provee.

Por cada requerimiento la matriz muestra una breve descripción e informaciones adicionales que se conocen como “atributos”. Los atributos ayudan a definir la información clave sobre los requerimientos y usualmente cada atributo se corresponde con una columna de la matriz.

El tipo y cantidad de atributos debería ser al apropiado para las necesidades de la organización y el ciclo de vida de proyecto. Si la Matriz de Trazabilidad no existe como activo de la organización deberá ser creada como parte del proceso de Planeamiento del Análisis de Negocio. Para más información sobre los atributos de los requerimientos hay que referirse a la Guía PMBOK® Quinta Edición.

La Matriz de Trazabilidad puede utilizarse en forma jerárquica comenzando de los requerimientos de alto nivel y llegando a los requerimientos detallados.

Collaboration Point: algunas organizaciones desarrollan un template de la matriz como punto de partida. Durante la actividad de Planeamiento del Análisis de Negocio el BA colabora con el PM y los interesados para determinar los componentes del template.

5.3. Relaciones y Dependencias.

Según La Guía la Matriz de Trazabilidad es la herramienta soporte para determinar el análisis de dependencias y los análisis de impacto. Algunas de las relaciones de dependencia son:

  • Subconjunto. Un requerimiento puede ser subconjunto de otros requerimientos.
  • Implementación. Un requerimiento no puede implementarse si otro/s no se implementa.
  • Valor o Beneficio. El beneficio o valor de un requerimiento no puede alcanzarse si no se implementa primero otro/s requerimientos.

5.4. Aprobación de Requerimientos.

La Guía reconoce que dependiendo de la cultura de la organización la aprobación de requerimientos puede ser más formal o menos formal. Más allá de eso pone énfasis en que el proceso de aprobación debe estar determinado, documentado y aprobado antes de realizar la actividad de Planificación del Análisis de Negocio (Sección 3 de La Guía).

 

 

Según La Guía, el proceso de aprobación debería incluir:

  • 5.4.1. El Sistema de Autorización del Trabajo (Work Authorization System).
  • 5.4.2. Niveles de Aprobación

5.5. Línea de Base de Requerimientos Aprobados.

5.5.1. ¿Qué es una Línea de Base de Requerimientos?

Es el límite que contiene todos los requerimientos aprobados del proyecto, una fase del proyecto, iteración, incremento, reléase o cualquier otra parte del proyecto. La Línea de Base provee un mecanismo para comparar y reconocer cualquier cambio que ocurre y evaluar el impacto del cambio a través de los mecanismos del control de cambios.

5.5.2. Relaciones entre la Línea de Base de Requerimientos, el Alcance del Producto y el Alcance del Proyecto.

El Alcance del Proyecto es el trabajo realizado para entregar el producto, servicio o resultado. El Alcance del Producto está compuesto de las características y funciones que definen el producto, servicio o resultado. Los requerimientos describen esas características y funciones y hay una relación directa con el alcance del proyecto porque cuantos más requerimientos se incluyan mayor será el alcance del proyecto.

En el apartado 5.5.3 La Guía hace mención a la importancia de mantener el “product backlog” en los ambientes con ciclo de vida adaptativo.

5.6. Monitoreo de Requerimientos utilizando una Matriz de Trazabilidad.

La herramienta propuesta para administrar los requerimientos es la Matriz de Trazabilidad. En el apartado 5.6.1 se enumeran una serie de beneficios que se obtienen al utilizarla siendo el mayor de ellos la prevención del “Scope Creep”.

5.7. El Ciclo de Vida de Requerimientos.

El estado del requerimiento es uno de los atributos que serán incluídos en la Matriz de Trazabilidad.  El estado caracteriza dónde se encuentra el requerimiento dentro del ciclo de vida de requerimientos. La Guía hace expresa mención a que el Ciclo de Vida de Requerimientos no debe ser confundido con el Ciclo de Vida del Proyecto.  El Ciclo de Vida de Requerimientos se define durante la Planificación del Análisis de Negocio (Sección 3 de La Guía).

5.8. Administrando los Cambios a los Requerimientos.

El proceso de Administración de Cambios a Requerimientos se define durante el proceso de Planificación del Análisis de Negocio (Sección 3 de La Guía). Pero este debe ser parte integrante (o el mismo) del Proceso de Administración de Cambios del Proyecto. El BA ayudará en este caso a generar la información necesaria para administrar el cambio dentro del Proceso de Administración de Cambios del Proyecto.

En el apartado 5.8.1 se hace expresa mención respecto a que el rol del BA durante el proceso de control de cambios es mantener la integridad respecto de los requerimientos y sus entregables.

Collaboration Point: El PM y el BA trabajarán juntos para evaluar los impactos del cambio propuesto tanto en el alcance del proyecto como en el alcance del producto.

En el apartado 5.8.2 La Guía enumera una serie de técnicas y herramientas de control de cambios. Dentro de ésta se listan:

  • 5.8.2.1. Sistema de Administración de la Configuración (CMS).
  • 5.8.2.2. Sistema de Control de Versiones (VCS).

La Guía hace mención a la importancia del Análisis de Impacto (Impact Analysis) en el apartado 5.8.3. El Análisis de Impacto debe realizarse tiendo en cuenta de qué forma el cambio propuesto afecta otros requerimientos, el producto, el proyecto y el programa. En los apartados 5.8.3.1 a 5.8.3.5 La Guía hace una descripción general de un proceso formal para el análisis de impacto incluyendo:

  • 5.8.3.5.1. Revisar el impacto a la Línea de Base de Requerimientos, que debería ser realizado por el BA.
  • 5.8.3.5.2. Revisar el impacto en cuanto a conflicto con otros requerimientos, que debería ser realizado por el BA.
  • 5.8.3.5.2. Revisar el impacto en el trabajo de Análisis de Negocio, que debería ser realizado por el BA.
  • 5.8.3.5.3. Revisar el impacto en el trabajo de Administración de Proyecto, que debería ser realizado por el PM trabajando en conjunto con el BA.
  • 5.8.3.5.4. Recomendar un curso de acción, que debería ser realizado por el BA luego de compilar toda la información de impacto para ser presentado al grupo que decide sobre el cambio.

5.8.4. Control de los Cambios relacionados con Defectos.

Debido a que un defecto es un desvío respecto de los requerimientos el BA se involucra en la reparación de defectos monitoreando la misma. La información de detalle sobre este proceso se encuentra en la Sección 6 – Evaluación de la Solución de La Guía.

Conclusión.

Esta sección de La Guía está en línea con el Área de Conocimiento 4-Requirements Management and Communications de la Guía BABOK® del IIBA®. El lector encontrará, en caso de comparar ambas guías, que esta última es mucho más consistente en puntos tales como las técnicas y métodos para encontrar las necesidades del negocio. Vale aclarar que el PMI® ha señalado que esta es la primera versión de La Guía y que sufrirá evoluciones.

Posted on: February 05, 2016 02:12 PM | Permalink | Comments (0)

IN SPANISH - Capitulo 4: E and RA - Chapter 4: Elicitation and Requirements Analysis

BA by PMI® – Entendiendo la Guía Práctica del Análisis de Negocio

Sección 4: Elicitación y Análisis de Requerimientos (Requirements Elicitation and Analysis)

Introducción.

La intención de esta serie de artículos es divulgar la Guía Práctica del Análisis de Negocio (“La Guía”, en los párrafos siguientes) recientemente publicada por el PMI®. Esta organización reconoce el crecimiento de la profesión del Análisis de Negocio y su importancia como factor crítico de éxito de cada proyecto o programa que las organizaciones emprenden para solucionar sus problemas de negocio satisfaciendo sus necesidades de transformación. La Guía incluye también puntos aclaratorios respecto de cómo el Analista de Negocio (“BA” en lo que sigue) y Administrador de Proyectos (“PM” en lo que sigue) colaboran para lograr los objetivos del emprendimiento.

4.1. Resumen.

Según La Guía la Planificación del Análisis de Negocio consiste en el trabajo iterativas relacionadas con definir planificar, preparar y realizar las actividades de elicitar información desde los interesados, analizar y documentar los resultados y definir los requerimientos con suficiente detalle para habilitar la definición y selección de la solución esperada. El BA usa un número de técnicas de elicitación y aplica un número de modelos de análisis que soportarán las actividades de elicitación y análisis.

4.2. Qué significa elicitar información.

Elicitar es el acto de tomar información desde los interesados y otras fuentes. Esto implica elicitar información referente a las causas del problema de negocio o las razones para alcanzar una oportunidad como así también toda la información necesaria que será utilizada para derivar con suficiente detalle los requerimientos que permitan desarrollar e implementar la solución.

La Guía hace mención respecto que el proceso de elicitación es más que recolectar (collect) o tomar (gather) requerimientos. El término “tomar” implica que los interesados tienen los requerimientos listos para ser tomados y especificados y esto no es así.  La Guía claramente menciona que los requerimientos no están listos y esperando en la mente de los interesados o dentro de documentos del negocio. Dice que los interesados tienen necesidades que, además, generalmente no pueden expresar con claridad. Conocen que tienen un problema, pero no saben exactamente cuál es. Conocen que deben tomar ventaja de una oportunidad, pero no saben como empezar.

Nota del autor: la importancia del término “elicitar” es crítica. Implica que el Analista de Negocio tiene la responsabilidad de extraer toda información desde los interesados y cualquier otra fuente para luego convertirla en requerimientos. Este es un cambio radical en la forma de pensar el trabajo relacionado a la problemática de extraer información para convertirla en los requerimientos de la solución que se ajusta a las necesidades estratégicas de la organización.

4.3. Planear la Elicitación.

La Guía hace referencia a que gran parte de esta actividad se realiza durante la construcción del Plan del Análisis de Negocio (Sección 3 de La Guía).

El plan de elicitación no es un entregable ya que es parte del Plan del Análisis de Negocio pero debe incluir todo lo necesario para:

  • Entender qué información hay que elicitar.
  • Dónde encontrar la información.
    • Se hace mención a otro concepto crítico: los componentes de la arquitectura empresarial. Dentro de esta se pueden encontrar todos los documentos que dan origen y mantienen la estructura de la organización.
  • Cómo obtener la información.
    • En la sección 4.5.5 se listan varias técnicas que pueden utilizarse. Alguna de las señaladas son:
      • Brainstorming, Análisis de Documentos, Workshops de Facilitación, Focus Groups, Entrevistas, Observación, Prototipos, Cuestionarios.
  • La secuencia de actividades de elicitación junto con tiempos y recursos necesarios.

4.4. Prepararse para la Elicitación.

En este punto, se muestra la importancia de estar preparado para la actividad de elicitación. Alguno de los puntos a tener en cuenta son 4.4.1. Determinar los objetivos, 4.4.2. Determinar los participantes, 4.4.3. Determinar las preguntas (en caso que aplique para la técnica a utilizar).

4.5. Realizar la Actividad de Elicitación.

Según La Guía la actividad debe ser planificada y consta de cuatro partes principales:

  • Introducción: pone en claro el objetivo, el tiempo y el propósito.
  • Cuerpo: se realizan las preguntas. Según la guía los tipos de preguntas a utilizar pueden ser Open-ended (la forma de respuesta la elige el entrevistado), Close-ended (la forma de respuesta está limitada a seleccionar opciones), Contextual (la respuesta se limita al contexto) y Context-free (la respuesta no tiene un contexto definido).
  • Cierre.  revisión final de la sesión.
  • Seguimiento. la información se consolida y se confirma con los participantes.

4.6. Documentar la Salida de las Actividades de Elicitación.

Los documentos a generar dependen de varios factores pero se puntualiza que los resultados deben documentarse formal o informalmente.

 4.7. Completar la Elicitación.

La Elicitación debe considerarse una actividad progresiva de elaboración de información.  La información se elabora luego de analizar el resultado de la elicitación.  Puntos tales como la aprobación de los resultados de la elicitación, haber alcanzado el objetivo de la elicitación, haber identificado claramente la solución pueden considerarse para declarar finalizada la actividad.

4.9. Analizar los Requerimientos.

La Guía define “Análisis” como el proceso de examinar, disgregar y sintetizar la información para entenderla, completarla y mejorarla. El Análisis involucra el trabajo progresivo e iterativo con la información para abstraer distintos niveles de detalle principalmente para proveer estructura a los requerimientos y la información relacionada. 

Hay que realizar la actividad de planeación del análisis definiendo que actividades y técnicas son útiles y cuándo deben ser utilizadas. Muy importante es decidir qué tipos de modelos van a utilizarse para realizar el análisis.

El BA trabaja con diferentes tipos de información pero principalmente el análisis se realiza sobre los resultados de la elicitación[1]. Si bien dependerá del enfoque o ciclo de vida utilizado en general las tareas de elicitación y análisis son iterativas.

4.10. Modelar y Refinar los Requerimientos.

Para La Guía modelo significa la representación visual de la información, abstracta y específica, que cumple con un conjunto de guías con el objetivo de presentar la información en forma concisa.

La Guía hace mención a diferentes tipos de modelos, a saber:

  • Modelo de Alcance. Estructuran y organizan todo lo relativo a los límites del dominio.
  • Modelo de Proceso. Describen los procesos y la interacción de los interesados.
  • Modelo de Reglas. Describen conceptos y comportamientos relacionados con políticas.
  • Modelo de Datos. Documentan los datos utilizados en los procesos.
  • Modelo de Interfaces. Describen el sistema y sus relaciones.

La Guía menciona que la selección del modelo dependerá de factores tales como la metodología a utilizar, las características del proyecto, el ciclo de vida del proyecto y el nivel de abstracción.

Las secciones 4.10.7 a 4.10.11 describen en detalle los modelos y las distintas herramientas que pueden utilizarse para trabajar con ellos.

4.11. Documentar los Requerimientos de la Solución.

Según La Guía, luego de analizar toda la información resultado de la elicitación el analista de negocio documenta los requerimientos resultantes en algún formato, dependiendo de la organización, las necesidades del proyecto y el ciclo de vida del proyecto. El BA prepara el paquete de requerimientos de manera tal que el equipo que genera la solución entienda claramente el alcance de la solución y el problema u oportunidad de negocio al que está dirigida.

Dentro de la documentación propuesta La Guía hace mención a:

  • Documento de Requerimientos del Negocio. Mostrando claramente el problema u oportunidad y la razón que impulsa a generar la solución.
  • Documentación de la Solución. Todo lo necesario y previamente definido para que la solución pueda ser generada por el equipo seleccionado durante el proyecto definido.

La Guía hace clara mención a que los requerimientos del producto son responsabilidad del BA mientras que los requerimientos del proyecto son responsabilidad del PM.

Los supuestos y restricciones deben ser documentados dentro de la especificación de Requerimientos.  El BA documenta las restricciones del producto y en caso de encontrar restricciones del proyecto debe documentarlas y entregarlas al PM.

La Guía expresa también varios lineamientos que pueden ayudar como complemento sobre la escritura de los requerimientos y su verificación mostrando que adhieren a los estándares de la IEEE. También resalta la importancia de la priorización y de la documentación con técnicas relacionadas al mundo de la tecnología y el software tales como Casos de Uso o Historias de Usuario.

4.12. Validar Requerimientos.

La Guía define la validación como la garantía de que un producto, servicio o sistema cumple con las necesidades del cliente y otros interesados. En Análisis de Negocio la validación de requerimientos es el proceso de asegurar que los requerimientos muestran las intenciones y expectativas de todos los interesados. También se lo conoce con el nombre de “Confirmar los Requerimientos”.

También define el concepto de “confirmación continua” diciendo que, teniendo en cuenta que confirmar no es lo mismo que aprobar, la confirmación puede realizarse toda vez que los requerimientos son escritos en algún lugar y puestos a consideración de los interesados o todo aquel que pertenezca al equipo de generación de la solución.  Confirmar los requerimientos significa obtener desde los interesados el acuerdo sobre que la solución alcanza los objetivos.

La técnica propuesta es el “requirements walkthrough” que permite revisar en conjunto los requerimientos con los interesados.

4.13. Verificar Requerimientos.

La Guía define la verificación como el proceso de revisar los requerimientos en busca de errores o problemas de calidad. Verificación debería ocurrir previa a la Validación. La Verificación se realiza con los integrantes del equipo que genera la solución para asegurar que los requerimientos cumplen con los estándares de calidad definidos.

La Guía define dos procesos de verificación:

  • Peer Review. Se realiza con otros pares del BA que conocen los estándares de calidad definidos.
  • Inspection. Con la utilización de un checklist se verifica que los requerimientos especificados en el documento a inspeccionar cumplen con los atributos señalados en el checklist.

4.14. Sesiones de Aprobación.

En el final, los requerimientos deben ser aprobados formalmente. Según La Guía esta aprobación formal podría ser un proceso automático. Los conflictos podrían ocurrir en este punto y a lo largo de la Elicitación y el Análisis y es por eso que, en la sección 4.15, se expresa claramente que es responsabilidad del BA resolverlos. Tres técnicas (Delphi, Multi-Voting y Ranking por Pesos) son propuestas por La Guía como buenas herramientas para resolver y anticipar los conflictos.

Conclusión.

En esta sección puede verse que el PMI® agrega una importante consideración cuando de requerimientos se trata: los requerimientos surgirán luego de analizar la información extraída desde los interesados o desde cualquier otro tipo de fuente. Y muestra también la clara diferencia entre requerimientos del proyecto y del producto, qué rol tiene responsabilidad sobre cada uno, y la importancia de dos tareas críticas tales como la verificación y la validación.

Esta sección de La Guía está en línea con el Área de Conocimiento 3-Elicitation y 6-Requirements Analysis de la Guía BABOK® del IIBA®. El lector encontrará, en caso de comparar ambas guías, que esta última es mucho más consistente en puntos tales como las técnicas y métodos para encontrar las necesidades del negocio. Vale aclarar que el PMI® ha señalado que esta es la primera versión de La Guía y que sufrirá evoluciones.

 

 

 


[1] La Guía deja implícito que los requerimientos se obtendrán luego de analizar el resultado de la elicitación. Lo mismo puede verse en 4.11.

Posted on: January 18, 2016 03:54 PM | Permalink | Comments (0)

IN SPANISH - Capitulo 2: Evaluacion de Necesidades (Chapter 2:Needs Assessment)

Categories: Practice Guide

Introducción.

La intención de esta serie de artículos es divulgar la Guía Práctica del Análisis de Negocio (“La Guía”, en los párrafos siguientes) recientemente publicada por el PMI®. Esta organización reconoce el crecimiento de la profesión del Análisis de Negocio y su importancia como factor crítico de éxito de cada proyecto o programa que las organizaciones emprenden para solucionar sus problemas de negocio satisfaciendo sus necesidades de transformación. La Guía incluye también puntos aclaratorios respecto de cómo el Analista de Negocio (“BA” en lo que sigue) y Administrador de Proyectos (“PM” en lo que sigue) colaboran para lograr los objetivos del emprendimiento.

2.1. Resumen.

Según la Guía Práctica del Análisis de Negocio la Evaluación de Necesidades es el trabajo que se desarrolla para analizar un problema u oportunidad de negocio actual. Se utiliza para evaluar el ambiente interno y externo de la organización como así también el potencial actual para  determinar las opciones de solución viables que, una vez construidas e implementadas, ayudarán a la organización a alcanzar el estado futuro deseado[1].

Esta sección de La Guía brinda un enfoque para evaluar la necesidad de negocio e identificar las soluciones de alto nivel que permiten satisfacerla. Provee de algunas formas de pensamiento para pensar, aprender, descubrir y articular los problemas y oportunidades de negocio actuando con los interesados. Se puntualiza que el grado de documentación generada dependerá de las restricciones organizacionales y regulatorias.

2.2. ¿Por qué Evaluar Necesidades?

Según La Guía, la Evaluación de Necesidades se realiza para examinar el ambiente[2] de la organización y detectar una oportunidad de negocio o un problema de negocio. La Evaluación de Necesidades puede ser requerida formalmente por un interesado, como requerimiento de metodología interna o recomendada por un Analista de Negocio antes de iniciar un programa o proyecto[3]. La Guía menciona que se adhiere a las definiciones de proyecto y programa que pueden encontrarse en la Guía PMBOK® - Quinta Edición[4].

El trabajo de Evaluación de Necesidades se desarrolla antes que el programa o el proyecto comiencen pero esto dependerá del ciclo de vida del proyecto. En el transcurso del tiempo, mientras el proyecto se desarrolla, los factores externos pueden cambiar y esto genera un impacto en el proyecto en curso. El Analista de Negocio deberá revisar la Evaluación de Necesidades previa y las decisiones que se tomaron a partir de la misma y asegurar que sigan siendo válidas.

Una Evaluación de Necesidades involucra completar un “gap analysis” (técnica que se describe luego) que se utiliza para analizar y comparar el desempeño actual de la organización contra el desempeño esperado o deseado. La mayor parte del trabajo y resultado de la Evaluación de Necesidades es la fuente para el desarrollo del documento de Caso de Negocio (business case).[5] La Guía define que “la Evaluación de Necesidades y el documento de Caso de Negocio son la base para determinar los objetivos del proyecto y crear el documento de Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)”. Además puntualiza que cuando la actividad de Evaluación de Necesidades no se realiza el impacto es una merma en el entendimiento de la necesidad de negocio y el problema real no será resuelto porque la solución que se define y se construye falla en conseguir los beneficios esperados. En estas situaciones es muy probable proveer las soluciones que no se necesitan o que contienen características mal definidas.

2.3. Identificar el Problema u Oportunidad.

Parte del trabajo realizado dentro de la Evaluación de Necesidades consiste en identificar[6] el problema a resolver o la oportunidad a alcanzar. La Guía expresamente señala que no hay que focalizarse en la solución en este punto y que para lograrlo el énfasis debe ser entender el ambiente actual y analizar la información que se obtiene. El Analista de Negocio comienza a elicitar[7] información para cubrir los datos necesarios para identificar el problema u oportunidad.

Para Identificar el Problema u Oportunidad los pasos propuestos son:

2.3.1. Identificar Interesados (Stakeholders).

En este punto se hace mención expresa al Proceso Número 13 de la Guía PMBOK® - Quinta Edición,  focalizándose en identificar los interesados que serán afectados dentro del área bajo análisis. Algunos de los métodos para identificar interesados se describen en la sesión que sigue, llamada Sección 3 - Planeamiento del Análisis de Negocio. La Guía expresa que los interesados identificados pueden ser categorizados utilizando un matriz RACI.

Collaboration Point[8]: el PM y el BA tienen un especial interés en la identificación y el análisis de interesados con la matriz RACI. Mientras que el PM se preocupa por analizar los roles en todas las partes del proyecto el BA debe realizar su análisis focalizándose en un área específica siendo esta la referente al trabajo del Análisis de Negocio (por ejemplo Evaluación de Necesidades o Elicitación de Requerimientos). Cada uno debe prestar soporte al otro y colaborar juntos para realizar este trabajo. Es importante asegurar que los esfuerzos no se duplican.

2.3.2. Investigar el Problema u Oportunidad.

El BA se focaliza en aprender[9] sobre el problema u oportunidad para entender la situación pero evita realizar un análisis de requerimientos completo en este punto. La palabra “situación” se utiliza en forma neutral como referencia al contexto a investigar para entender el problema u oportunidad.

El BA puede entrevistarse con los interesados para investigar la situación y aprender del ambiente. Puede también revisar documentación existente para entender los procesos, métodos y sistemas[10] que soportan la unidad de negocio. Lo que debe obtener en este momento es el estado actual (“as-is”) de todo el ambiente de negocio. Mediante la técnica de observación (se describe con más detalle en la Sección 4) el BA observa el negocio funcionando.

2.3.3. Recolectar Datos Relevantes para Evaluar la Situación.

Luego de un entendimiento amplio de la situación se necesita obtener datos relevantes para entender la magnitud del problema u oportunidad (sizing up). Esta actividad es crítica para determinar el tamaño de la solución apropiada. Si no existen datos internos puede realizarse un benchmarking[11]. Una vez obtenidos, los datos se estructuran y analizan.

2.3.3. Esbozar la Declaración de Situación.

Una vez entendido el problema el BA debería esbozar una Declaración de Situación para documentar el problema actual que necesita resolverse o la oportunidad que debe explorarse. Debería ser un documento sencillo, que no consuma mucho tiempo generar, pero es un paso crítico para asegurar que el problema u oportunidad de la organización se ha entendido. Si la Declaración de la Situación no se conoce o los interesados tienen una idea diferente de la situación el riesgo de identificar la situación equivocada es alto, según expresa claramente La Guía.

La Guía propone un formato muy utilizado que se conoce como “Problem Statement” cuya estructura es:

  • El Problema (u Oportunidad) de “a”
  • Tiene el efecto de “b”
  • Con el impacto de “c”

La Guía expresa que antes de la creación del Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) el BA genera la Declaración de Situación para luego incluirla en un documento formal de Caso de Negocio (Business Case). La Declaración de Situación se focaliza en el problema u oportunidad y sus impactos. Es por esto que no contiene información financiera ni de otro tipo.

2.3.5. Obtener la Aprobación de los Interesados de la Declaración de Situación.

La aceptación de los interesados que serán afectados y han sido identificados previamente es crítica de obtener. Es un paso clave porque la Declaración de Situación es la guía para todo el trabajo que sigue que se realiza para evaluar la necesidad de negocio. Este paso debe realizarse formalmente porque los interesados del negocio son clave para lograr la solución esperada y alcanzar la satisfacción de la necesidad de negocio y de esta forma cumplir con los objetivos definidos.

Según La Guía el BA inicia y facilita el proceso, que puede ser formal o informal, dependiendo de las preferencias de la organización. Todas las instancias de negociación y cualquier modificación al documento deben ser lideradas por el BA ya que sus habilidades de facilitación y negociación[12] lo hacen apto para el trabajo.

2.4. Evaluar el Estado Actual de la Organización.

Una vez que el acuerdo sobre la Declaración de Situación se alcanza la situación se analiza con más detalle. La intención es entender los objetivos y metas actuales y los problemas que pueden entorpecer el alcanzarlos.

2.4.1. Evaluar los Objetivos y Metas de la Organización.

Ya sea que existan formalmente expresados en documentos o no el BA debe revisar la estrategia de la organización y sus negocios. Las metas y objetivos relativos a la situación proveen el contexto y la dirección para cualquier cambio o solución que se genere para satisfacer la necesidad de negocio.

Las metas y objetivos como así también las necesidades de alto nivel deben ser considerados requerimientos de negocio que son la base de razonamiento para decidir por qué un proyecto se lanza. Los requerimientos de negocio se definen antes que la solución se determine y muestran la razón para definir qué es crítico para la organización y por qué. Se explica más en la Sección 4.

La Guía hace mención a:

  • Las metas son definidas en sentido amplio y para alcanzarlas se definen objetivos que son definidos con mucho más nivel de detalle[13].
  • Para definir los objetivos con el nivel de detalle adecuado se utiliza el concepto SMART[14].

Otros análisis (2.4.2 a 2.4.4 de La Guía).

La Guía propone que, en ausencia de metas y objetivos formales documentados, el BA utilice el Análisis SWOT (o DAFO o FODA) para evaluar la estrategia de la organización.

También hace mención a que una vez que la situación se identificó, se entendió, se documentó y se llegó a un acuerdo con los interesados el problema puede descomponerse utilizando la técnica de Root-Cause Analysis. Las técnicas mencionadas para realizar el Root-Cause Analysis son:

  • Los 5 Porqué (5 Whys)
  • Diagrama de Causa-Efecto
    • Espina de Pescado o Fishbone, Diagrama de Interrelación, Diagrama de Flujos de Proceso.

2.4.5. Determinar las Capacidades Requeridas relacionadas con la Situación.

Según La Guía, cuando las causas que contribuyen a la situación se conocen es cuando se especifican los métodos para corregirlas o tomar ventaja en caso de una oportunidad. Se detallan métodos para determinar la incorporación de nuevas capacidades. Algunos de estos métodos propuestos son:

  • Tabla de Capacidades (Capability Table).
  • Diagrama de Afinidad.
  • Benchmarking.

La Guía menciona que la gente del negocio usualmente tiende a “saltar a la solución” para resolver los problemas que percibe. Esta situación genera que, en el mejor de los casos, solamente una parte de las capacidades se incorporan y generalmente a un costo mayor, logrando una solución incompleta.

2.4.6. Evaluar las Capacidades Actuales de la Organización.

Según La Guía, una vez que las capacidades requeridas se identifican es necesario determinar las capacidades actuales. Los métodos que se enumeran para evaluar las capacidades actuales son:

  • Flujos de Proceso
  • Arquitecturas Empresariales y de Negocio
  • Frameworks

2.4.7. Identificar Diferencias (Gaps) en las Capacidades Organizacionales.

En este paso se establece la diferencia entre el estado actual (“as-is” o capacidades actuales) y lo que se requiere para alcanzar el estado  futuro (“to-be” o capacidades requeridas).

2.5. Acciones Recomendadas para Abordar las Necesidades de Negocio.

La Guía recomienda puntos a tener en cuenta para trabajar en conseguir y generar información respecto a la cobertura de las diferencias (gaps) encontradas en el análisis anterior. Aclara que el BA debería buscar ayuda de expertos en la materia para generar la información necesaria.

Dentro de las recomendaciones enumeradas se encuentran:

  • 2.5.1. Incluir un detalle de alto nivel de las capacidades que se agregan.
    • No es un plan de proyecto. Es una sugerencia del camino a seguir.
  • 2.5.2. Proveer varias alternativas para satisfacer la necesidad de negocio.
    • El BA no decide sobre cuál solución es la correcta pero debe generar toda la información necesaria como soporte a la decisión, sobre todo presentando varias alternativas de solución.
  • 2.5.3. Identificar restricciones, supuestos y riesgos de cada alternativa.
    • La Guía adhiere a la definición de restricción, supuesto y riesgo que se encuentra en Guía PMBOK® - Quinta Edición
    • Collaboration Point: según La Guía los roles de BA y PM son claves para la administración de riesgos. El BA debe apoyarse en la experiencia del PM respecto del planeamiento y administración de riesgos. El foco del PM es evaluar los riesgos del proyecto en su conjunto mientras que el foco del BA es evaluar los riesgos del producto.
  • 2.5.4. Evaluar la factibilidad y los impactos organizacionales de cada alternativa.
    • El BA debe liderar la evaluación de la factibilidad de cada alternativa y de esta forma descartar aquellas que no son factibles. Este trabajo no implica realizar un Caso de Negocio completo. Solamente comprende la evaluación de los siguientes factores:
      • Factibilidad Operacional.
      • Factibilidad Tecnológica/Sistémica.
      • Factibilidad Costo/Efectividad.
      • Factibilidad Temporal.
  • 2.5.5. Recomendar la opción más viable.
    • El BA examina la factibilidad y luego realiza la recomendación de la opción más viable.
  • 2.5.6. Realizar un análisis costo-beneficio para la opción recomendada.
    • Antes de presentar formalmente la recomendación el BA realiza un análisis costo-beneficio. Dependiendo de la cultura y estándares de la organización algunas de las técnicas que pueden utilizarse son:
      • 2.5.6.1. Período de repago (PBP)
      • 2.5.6.2. Retorno de inversión (ROI)
      • 2.5.6.3. Tasa interna de retorno (IRR)
      • 2.5.6.4. Valor presente neto (NPV)
    • Collaboration Point: La Guía expresa que en este punto el BA debe trabajar con el PM ya que este último tiene la experiencia necesaria para realizar estimaciones. El BA debería buscar ayuda de especialistas en la materia (finanzas por ejemplo) que lo ayudarán para aplicar los métodos de evaluación a cada alternativa.

2.6. Ensamblar el Caso de Negocio (Business Case).

La Guía reconoce que no todos los problemas u oportunidades requieren de un documento de Caso de Negocio formal. Los ejecutivos de una organización pueden aprobar programas o proyectos teniendo en cuenta presiones competitivas, imperativas del gobierno u otro tipo de iniciativas. En estos casos, el documento de Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) es suficiente para iniciar el programa o proyecto.

En el mayor de los casos el análisis que se vuelca en un documento de Caso de Negocio ayuda a las organizaciones a seleccionar los mejores programas y proyectos que se ajusten a sus necesidades de negocio. Según La Guía, el proceso de generar y evaluar el documento de Caso de Negocio permite tomar mejores decisiones en forma consistente.

Si bien cada organización puede tener su propio estándar de documento de Caso de Negocio, según La Guía, el documento debería incluir:

  • Descripción del Problema u Oportunidad.
    • Puede utilizarse la Declaración de la Situación que se genera en los pasos anteriores.
  • Análisis de la Situación.
    • Puede utilizarse todo lo generado en la Evaluación del Estado de Situación.
  • Recomendación.
    • Puede utilizarse todo lo generado durante el Análisis de Factibilidad.
  • Evaluación.
    • Incluir un plan para medir la obtención de beneficios, es decir, evaluar que la solución está alcanzando los beneficios esperados.  Se necesitará un trabajo adicional al proyecto para tomar las métricas y publicarlas. Nota del autor: en forma implícita este párrafo muestra que el BA continúa su trabajo luego que el proyecto finaliza.

La Guía explícitamente reconoce que el valor del documento de Caso de Negocio ya que es la entrada fundamental para realizar las actividades de Inicio del proyecto o programa al proveer al equipo del proyecto de la visión concreta y comprensiva de la necesidad de negocio. El documento de Caso de Negocio debe ser actualizado y referenciado a lo largo del trabajo del proyecto o programa y por lo tanto siempre debe ser revisado  y actualizado.

Cuando el documento de Caso de Negocio no existe el alcance del producto no está claro siendo esta una de las causas del “scope creep” ocasionando además retrabajo, costos fuera de control y retrasos en el proyecto. Además ayuda a encontrar posibles riesgos en la participación de los interesados y lo más importante es que permite mantener el gobierno del proyecto o programa para tomar las decisiones correctas en el momento oportuno cuando el resultado del proyecto o programa no alcanza los beneficios esperados.

  • Collaboration Point: el BA trabaja muy de cerca con el patrocinador (sponsor) para crear el documento de Caso de Negocio. Cuando el PM se identifica, el BA consulta al PM nombrado para lograr un documento de Caso de Negocio consistente. El PM debe entender la necesidad de negocio, la factibilidad, los riesgos y el documento de Caso de Negocio en general. Cuando el proyecto o el programa se aprueba el BA y el PM trabajan juntos durante el Inicio para asegurar que el documento de Caso de Negocio aprobado se traduce al documento de Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) o similar.

Conclusión.

En esta sección puede verse que el PMI® reconoce que el trabajo del Analista de Negocio (BA) comienza antes que el proyecto existe y continúa luego que el proyecto finaliza. Claro que esto dependerá del ciclo de vida del proyecto que cada organización utilice.

Esta sección de La Guía está en línea con el Área de Conocimiento 5, Análisis Empresarial, de la Guía BABOK® del IIBA®. El lector encontrará, en caso de comparar ambas guías, que esta última es mucho más consistente en puntos tales como las técnicas y métodos para encontrar las necesidades del negocio. Vale aclarar que el PMI® ha señalado que esta es la primera versión de La Guía y que sufrirá evoluciones.

En la próxima entrega trabajaremos sobre la sesión tres, “Business Analysis Planning”.

 

 

 


[1] Se puede ver que implícitamente se hace referencia a la necesidad de transformación de la organización desde un estado actual a un estado deseado. Cobra importancia el concepto de Arquitectura Empresarial.

 

[2] Se habla de ambiente desde el punto de vista de la Teoría General de los Sistemas (Bertalanffy Von, L. Teoría General de los Sistemas. Editorial Fondo de Cultura Económica. México. 1976) aplicada a las organizaciones.

[3] En este punto se muestra que las actividades de Análisis de Negocio pueden comenzar antes que el proyecto o programa exista.

[4] El lector puede revisar el glosario de términos del PMBOK®

[5] Recordar que este documento es la entrada a los procesos de Inicio en el PMBOK®

[6] Identificar es utilizado en este contexto también como reconocer la existencia.

[7] Término tomado de la jurisprudencia Inglesa que no tiene (en realidad no hay una que marque el espíritu real del término) traducción al Español. Es el nuevo término estándar “de facto” para hacer referencia al acto de “suscitar, provocar, obtener, hacer hablar, sacar a relucir algo latente o potencial”

[8] Son los apartados donde La Guía explica de que forma el Administrador de Proyectos (PM) y el Analista de Negocio (BA) trabajan juntos.

[9] Para el IIBA® la capacidad de aprendizaje es una de las competencias base que forman el Marco de Competencias Base del Análisis de Negocio

[10] Sistema no se utiliza como sinónimo de software u herramientas de tecnología.

[11] Comparación con un negocio de similares características dentro de la misma industria. También pueden compararse dos unidades de negocio internas.

[12] Otras dos competencias base según el BABOK® del IIBA®

[13] Para muchos autores de textos de negocio esto es exactamente al revés.

[14] Specfic / Meassurable / Achievable / Relevant / Time-Bound

Posted on: December 28, 2015 05:55 PM | Permalink | Comments (2)

IN SPANISH - Capitulo 1: Introduccion - Chapter 1:Introduction

Categories: Practice Guide

Practice Guide para el Análisis de Negocio del PMI.

¿Qué es el Análisis de Negocio?

Para el PMI® en Análisis de Negocio es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para:

  • Determinar problemas e identificar necesidades de negocio[1];
  • Identificar y recomendar soluciones viables para satisfacer las necesidades de negocio;
  • Elicitar[2], documentar y administrar los requerimientos de los interesados (stakeholders) para lograr satisfacer los objetivos del proyecto y de negocio;
  • Facilitar la implementación exitosa del producto, servicio o resultado final del programa o del proyecto.

La definición sugiere que el Análisis de Negocio involucra un esfuerzo en una gran variedad de dominios que abarcan desde identificar la necesidad de negocio hasta la implementación de la solución. Las tareas a realizar en cada dominio son el foco de la Guía Práctica del Análisis de Negocio. Vale recordar que la necesidad de negocio nace a partir de la necesidad de transformación conforme el ambiente en que el negocio actúa ha sufrido un cambio.

El PMI® reconoce que el Análisis de Negocio se realiza con la intención de actuar como apoyo de muchas iniciativas de negocio, incluyendo programas y proyectos, como así también actividades operacionales tales como monitoreo, modelado de arquitectura, prospección, etc. Es intención de la Guía Práctica del Análisis de Negocio poner en claro que muchas de las actividades descriptas pueden ser aplicadas  más allá de la utilización del Análisis de Negocio en el marco de un programa o un proyecto.

¿Quién desarrolla las actividades de Análisis de Negocio?

Según el PMI® el Análisis de Negocio puede ser desarrollado por cualquier individuo independientemente de su título o descripción de puesto organizacional. Para el propósito de la Guía Práctica del Análisis de Negocio toda persona(s) que desarrolla actividades de Análisis de Negocio en el contexto de programas o proyectos será referenciado como Analista de Negocio[3]. El término se utiliza en sentido amplio y representa todos los roles que son responsables de desarrollar las tareas de Análisis de Negocio dentro de su organización y específicamente en programas y proyectos.

El PMI® reconoce que una variedad de habilidades y competencias son necesarias para desarrollar las actividades de Análisis de Negocio en forma efectiva. También reconoce que varias de las habilidades interpersonales de un administrador de proyectos (Project manager) son fundamentales para desarrollar las actividades del Análisis de Negocio. Algunas de las que se enumeran son: habilidades analíticas, conocimiento del negocio y la industria, habilidades de comunicación especialmente fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal, administración de conflictos, pensamiento crítico y creativo, conocimiento de la cultura, facilitación, influencia, administración de problemas, habilidades de liderazgo, habilidades de negociación, conocimiento de la política, habilidades de presentación, resolución de problemas, pensamiento sistémico, conocimiento tecnológico, habilidad de trabajar en forma efectiva dentro de un equipo incluyendo equipos virtuales. (Nota del autor: recordemos que es un marco de competencias. Creo que solamente Superman o Superwoman podrían tenerlas todas de una vezJ).

Muy importante: la guía claramente dice que no es intención especificar la definición del rol de Analista de Negocio. La intención de la guía es presentar el trabajo (actividades) que deberían desarrollarse como parte del Análisis de Negocio.  Según el PMI® la razón de esto es que los roles se definen de diferente forma en cada organización y la definición del rol está influenciada por el tipo de industria, el tamaño de la organización, la madurez de la organización en términos de administración de programas y proyectos como así también de la práctica del Análisis de Negocio y el tipo del ciclo de vida de proyecto que se utiliza.

Relación entre los roles de Administrador de Proyecto, Analista de Negocio y Otros roles de la organización.

La guía hace mención a que el administrador de proyectos y el Analista de Negocio trabajando en conjunto hacen que las chances de éxito de un proyecto o programa se incrementen. Reconoce también que existe una confusión respecto a cómo deben interactuar y es por eso que a lo largo de la guía,  en cada actividad en que aplica, se utilizan los apartados denominados “puntos de colaboración” (collaboration points). Explícitamente se reconoce que cuando el administrador de proyectos y el Analista de Negocio no trabajan en sincronía comienzan a aparecer impactos tangibles e intangibles que afectan el éxito de los programas y proyectos. Por esta razón es crítico tomar acciones ya que de lo contrario el éxito de la organización se verá amenazado según el PMI®[4].

Requerimientos: definición, tipos y responsabilidades.

En este punto, se hace mención a la definición de requerimientos que se describe en la Guía PMBOK® - Quinta Edición[5]. Además se detalla que un requerimiento representa algo que pude ser cumplido por un producto o servicio para satisfacer una necesidad de un negocio, persona o grupo de personas. Un requerimiento debería ser independiente del diseño de la solución que lo cumple según el PMI®.

Según la guía la responsabilidad por definir requerimientos debería ser asignada a recursos que tienen la suficiente experiencia en la materia y la autoridad para tomar decisiones. El rol con responsabilidad de llevar a cabo el Análisis de Negocio puede depender del ciclo de vida del proyecto pero siempre debe ser asignado a personas con la suficiente experiencia y habilidades en Análisis de Negocio.

La guía expresa: el administrador de proyecto es quien rinde cuentas (accountable) por asegurar que todo el trabajo relativo a los requerimientos se incluye en el plan de administración del proyecto y que todas las actividades relacionadas con los requerimientos son desempeñadas en el tiempo planeado, dentro del presupuesto planeado y entregan valor.

En cuanto a los tipos de requerimientos, se hace mención a la clasificación que se describe en la Guía PMBOK® - Quinta Edición[6]. Se aclara que los tipos de requerimientos se agrupan en: requerimientos del producto, requerimientos del proyecto, requerimientos de calidad y requerimientos de interesados. El foco de la guía son los requerimientos de producto. También se hace mención a que los requerimientos de proyecto (“acciones, procesos u otras condiciones que el proyecto necesita cumplir”) y los requerimientos de calidad (“condición que debe validarse para auditar la conformidad y validar la aceptación del resultado”) están fuera del alcance del trabajo de Análisis de Negocio. Aclara también que no deben confundirse los requerimientos no funcionales, también llamados como requerimientos de calidad de servicio, con los requerimientos de calidad, señalando que los primeros se relacionan con el producto.

Conclusión.

La introducción de la Guía Práctica para el Análisis de Negocio deja abierta varias puertas que permiten establecer que el trabajo de Análisis de Negocio trasciende programas y proyectos, como ya se verá al momento en que las distintas secciones se detallen.

En la próxima entrega trabajaremos sobre la sesión dos, “Needs Assessment”.

 


[1] Es importante recordar que una organización puede participar de más de un negocio.

[2] Se puede ver aquí que el PMI abandona el uso de la palabra “recopilar” (collect). Esto es muy importante. El lector puede revisar el significado de la palabra inglesa “elicitation”.

[3] Se puede leer más adelante en la guía que el PMI® reconoce que la actividad de Análisis de Negocio comienza “antes de que el proyecto haya sido propuesto”

[4] Es razonable habida cuenta que el éxito de la organización depende de poner en marcha la estrategia a través de proyectos y programas.

[5] El lector puede revisar el glosario de términos del PMBOK®

[6] El lector puede revisar la página 112 del PMBOK®

 

Posted on: November 28, 2015 09:12 AM | Permalink | Comments (8)
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"Anyone can become angry - that is easy, but to be angry with the right person, to the right degree, at the right time, for the right purpose and in the right way - that is not easy."

- Aristotle

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