Project Management

Benefits with Risk

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Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

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Hygiene working from home - Covid-19 - Hygiène du travail de la maison

The Right Time To Act - Le bon moment pour agir

One Century of Radio Broadcast

Unexpected events

Negotiation - Bidder | Négociation - Exécutant

Hygiene working from home - Covid-19 - Hygiène du travail de la maison

Pour🇫🇷

Many people are forced or encouraged to work from home without having planned it. Have you implemented work hygiene? Some things.Maintain the morning routine

Despite the context, maintain a routine: wake up, personal hygiene, lunch and clothing you would wear to go to work, do not stay in your pyjamas.

Establish rules

Make rules with the people you live with, so everyone can do their work. Whether it is a spouse, a child or a person with whom you share the space of the residence and in some cases, with young children. As requests for containment are required in several places, you will need to find a form of sharing with the other parent or another trusted person. Identify a place in the residence, or create a way to mark the space when it is your workspace.

Also, rules for you: working hours, answering calls and emails, as it was before teleworking. Don't let the work take up too much space while making sure you do as much as before.

Maintain breaks and meal periods

Take the time to take a break for a snack, chat with a colleague or to take a walk. It is not recommended to shorten your mealtime.

Go out

Treat yourself, take the time to go out occasionally for a meal. Take a walk to get it from a local business. In the context of confinement, eat on your balcony, order outside.

Staying in touch with colleagues

It is not possible to meet them in person, still confinement. Current technology allows virtual meetings in video conferences or simply voice. Yes, the same technologies used for conferences. 

Communicate even more

For remote work, many suggest more communication. This does not suggest writing an essay but may involve repeating yourself, informing about your schedule, completed tasks. Stay clear and positive in your communications, you don't meet people that often. Don't let others think differently or understand something else, be clear and optimistic.

Take advantage of the situation

You are at home, you have access to your kitchen, take part. You can have your favourite meal for meals. Have your homemade lasagna reheated in the oven. The rest of the pizza will stay crispy the way you like it. A sandwich with freshly toasted bread. Little or no dish reheated in the microwave.

Do not be more demanding than when you are at the office

You work from home, in your usual working hours you take the time to make an appointment with your doctor, dentist or other, do the same from home. The rules in force at your workplace with your employer remain the same. Consulting social networks or news was not acceptable, the rule did not change, if on the contrary, it was similar.

Establish a routine to finish the job

Mark the end of the working day with an event. Play your favourite song. Go take a walk. Send a message to your colleagues, you say good evening at the end of the day before leaving the office! 

Make a 5 to 7

No doubt you are doing happy hour with your fellow workers. With the same tools used for a virtual meeting, meet around your favourite drink. Everyone at home and all together virtually. You can also integrate people who work in other cities, other countries with this formula.

Enjoy the benefits, learn to live in this context for the moment

 

Hygiène du travail de la maison — Covid-19

Beaucoup de personnes se trouvent forcées ou encouragées de travailler de la maison sans pour autant l’avoir planifiée. Avez-vous mis en place une hygiène de travail ? Quelques trucs.

Maintenir la routine du matin

Malgré le contexte, maintenir une routine : réveille, hygiène personnelle, déjeuner et un habillement que vous porteriez pour aller travailler, ne pas rester en pyjama.

Établir des règles

Élaborez des règles avec les personnes avec qui vous habitez, pour permettre à tous de réaliser leur travail. Que ce soit un conjoint, un enfant ou une personne avec qui vous partagez l’espace de la résidence et dans certains cas, avec de jeunes enfants. Les demandes de confinement exigées à plusieurs endroits, vous devrez trouver une forme de partage avec l’autre parent ou une autre personne de confiance. Identifiez un endroit dans la résidence, ou créez une façon de marquer l’espace quand c’est votre espace de travail.

Aussi des règles pour vous : les heures de travail, réponse aux appels et courriels, comme c’était avant le télétravail. Ne pas laisser le travail prendre trop de place, tout en s’assurant d’en faire autant qu’avant.

Maintenir des pauses et les périodes de repas

Prenez le temps de faire une pause pour prendre une collation, pour discuter avec un collègue ou prendre une marche. Il n’est pas recommandé de réduire votre temps pour le repas.

Sorter

Faites-vous plaisir, prenez le temps de sortir à l’occasion pour un repas. Prenez une marche pour aller le chercher dans une entreprise locale. Dans le contexte d’un confinement, mangez sur votre balcon, commandez à l’extérieur. 

Rester en contact avec les collègues

Il n’est pas possible de les rencontrer en personne, encore le confinement. La technologie actuelle permet des rencontres virtuelles en conférence vidéo ou simplement la voix. Oui les mêmes technologies utilisées pour les conférences.

Communiquer encore plus

Pour le travail à distance plusieurs suggèrent de communiquer plus. Ceci ne suggère pas l’écriture d’un essai, mais peut impliquer de se répéter, informer de votre horaire, des tâches complétées. Restez clair et positif dans vos communications, vous ne rencontrez pas les personnes aussi souvent. Ne laissez pas les autres penser autrement ou comprendre autre chose, soyez clair et optimiste.

Tirer avantage de la situation

Vous êtes à la maison, vous avez accès à votre cuisine, prenez en partie. Vous pouvez avoir pour repas votre plat favori. Avoir votre lasagne maison réchauffée au four. Le reste de pizza restera croustillant comme vous l’aimez. Un sandwich avec du pain frais grillé. Pas ou peu de plat réchauffé aux micro-ondes.

Ne soyez pas plus exigeant que lorsque vous êtes au bureau

Vous travaillez de la maison, dans vos heures de travail habituelles vous preniez le temps de prendre un rendez-vous chez votre médecin, dentiste ou autre, faite de même de la maison. Les règles en vigueur sur votre lieu de travail chez votre employeur restent les mêmes. Consulter les réseaux sociaux ou les nouvelles n’était pas acceptable, la règle n’a pas changé, si au contraire ce l’était c’est similaire.

Établir une routine pour finir le travail

Marquez la fin de la journée de travail par un événement. Faites jouer votre chanson préférée. Allez prendre une marche. Envoyez un message à vos collègues, vous leur disiez bonsoir à la fin de la journée avant de quitter le bureau ! 

Faite un 5 à 7

Sans doute que vous faites des 5 à 7 avec vos confrères de travail. Avec les mêmes outils utilisés pour une réunion virtuelle, faites une rencontre autour de votre boisson préférée. Chacun chez soi et tous ensemble virtuellement. Vous pourrez aussi intégrer des personnes qui travaillent dans d’autres villes, d’autres pays avec cette formule.

Appréciez les avantages, apprenez à vivre dans ce contexte pour le moment

Posted on: March 23, 2020 07:49 AM | Permalink | Comments (7)

The Right Time To Act - Le bon moment pour agir

🇫🇷There is always a better time to act: too early may not have the desired impact and too late may look like a sword stroke.

COVID-19

When reading an&nbsarticle on March 10, 2020, concerning the progression of the Covid-19 virus, I found interesting documentation on risk mitigation. In project management, it would be impossible to have this type of information. However, I am convinced that for certain risks there is a good time to deal with it.

Recent history in the fight against viruses reveals many lessons learned. During the Spanish flu, in 1918 several cities implemented measures to stop or rather slow down the progression. The timing has had a big impact. Some cities had implemented mitigations at the right time, others belatedly, and still others implemented them and then stopped them to reimplement them. In the first case, the contagion curve was moderate, in the second the curve was exponential before falling, and in the third case, it was a camel curve with two bumps.

For the Covid-19 we already have clear information on the impact of implementing the measures at the right time. Obviously, for the Hubei region nobody could be prepared, the reaction time of the medical profession was effective, we know that it was the political world which was slow to admit the facts. China, however, imposed significant mitigations in the other regions, which kept contamination at a manageable level. Other countries then had indications that they were affected: South Korea, Iran and Italy. The delay in implementing the appropriate mitigations has allowed the virus to grow exponentially. The progression in other countries will be similar to China, except Hubei, or exponential we will know in the coming weeks. It is undoubtedly possible to put in place mitigations in most countries even if it is not possible to have the strict controls that China has used. Mitigations applied too early may not have the necessary effect due to the non-participation of the population.

In projects for risk management, there are also better times to set up mitigations. A few years ago, in a project to build a hospital center, to manage the risk of fungal contamination, we implemented a series of actions that enabled all of the stakeholders to be proactive. Training sessions were given by specialists in the field, daily measurements were made. Result the risk did not materialize. A similar project at the same time made the news with mould contamination. Our project team was satisfied that mitigations were in place.

Having implemented the mitigations a few months earlier would no doubt have discouraged stakeholders who would not have found the mitigations relevant. If we had waited, we might have made the pages of the newspapers.

Identifying the mitigations to take early is important, as is putting them in place at the right time.

 


Le bon moment pour agir

Il existe toujours un meilleur moment pour agir : trop tôt peut ne pas avoir l’impact désiré et trop tard s’apparenter à un coup d’épée dans l’eau.

COVID-19

Lors de la lecture d’un article du 10 mars 2020, concernant la progression du virus Covid-19, j’ai trouvé une documentation intéressante sur la mitigation d’un risque. Dans la gestion de projet, il serait impossible d’avoir ce type d’information. Cependant, je suis convaincu que pour certains risques il existe un bon moment pour y faire face.

L’histoire récente concernant la lutte contre les virus révèle beaucoup de leçons apprises. Lors de la grippe espagnole, en 1918 plusieurs villes ont mis en place des mesures pour arrêter ou plutôt ralentir la progression. Le moment choisi a eu un impact important. Certaines villes avaient implanté des mitigations au bon moment, d’autres tardivement, et d’autres encore les ont mise en place puis les ont arrêtées pour les remettre en place. Dans le premier cas, la courbe de contagion a été modérée, dans le second la courbe a été exponentielle avant de baisser, et dans le troisième cas ce fut une courbe en dos de chameau avec deux bosses.

Pour le Covid-19 nous avons déjà des informations claires de l’impact de mettre en place les mesures au bon moment. Évidemment pour la région de Hubei personne ne pouvait être préparé, le temps de réaction du corps médical a été efficace, nous savons que c’est le monde politique qui a tardé à reconnaître les faits. La Chine a cependant imposé des mitigations importantes dans les autres régions, ce qui a permis de maintenir la contamination à un niveau contrôlable. D’autres pays ont ensuite eu des indices qu’ils étaient atteints : la Corée du sud, l’Iran et l’Italie. Le délai dans la mise en place des mitigations appropriées a laissé le virus progresser de façons exponentielles. La progression dans les autres pays sera similaire à la Chine, mis à part Hubei, ou exponentiel nous le saurons dans les prochaines semaines. Il est sans doute possible de mettre en place des mitigations dans la plupart des pays même s’il n’est pas possible d’avoir des contrôles aussi stricts que la Chine a utilisés. Les mitigations appliquées trop tôt pourraient ne pas avoir l’effet nécessaire par la non-participation de la population.

En gestion des risques dans les projets, il y a aussi de meilleurs moments pour mettre en place des mitigations. Il y a quelques années dans un projet de construction d’un centre hospitalier, pour la gestion du risque de contamination fongique, nous avons mis en place une série d’actions qui a permis à l’ensemble des intervenants d’être proactifs. Des séances de formation ont été données par des spécialistes du domaine, des mesures journalières étaient faites. Résultat le risque ne ce n’est pas matérialisé. Un projet similaire au même moment a fait les journaux avec une contamination fongique. Notre équipe de projet a été satisfaite que des mitigations étaient en place.

Avoir mis en place les mitigations quelques mois plus tôt aurait sans doute découragé les intervenants qui n’auraient pas trouvé pertinentes les mitigations. Avoir attendu nous aurions peut-être fait les pages des journaux.

Identifier tôt les mitigations à prendre est important, les mettre en place au bon moment l’est tout autant. 

Posted on: March 15, 2020 06:14 PM | Permalink | Comments (4)

One Century of Radio Broadcast

We are in a period of significant technological innovation. We have been for a long time, each generation has had important innovations for over a century. Creativity is the source of most innovations. Whether by using existing technology in a different way or combined with other technology or in a very different context. Our imagination is the fuel of our creativity as well as innovations.

Radio waves have been part of our life for over a century now. The first radio station broadcast took place on May 20, 1920, in Montreal. It was Marconi's XWA station which stood for "eXperimental Wireless Apparatus". The station was then renamed CFCF, it has long been part of the English network of Radio-Canada.

The use of radio waves has evolved into television, cell phones, wifi and BlueTooth. We are now on the most recent version of cellular with 5G. None of these innovations has eliminated the previous one. We are still listening to the radio. It was a series of technological developments that generated many projects and was used by an incredible number of projects. Innovations that increased the efficiency of projects and opened up new possibilities. These innovations are now part of our lives and it is no longer possible in our projects not to use them. On the contrary, the projects benefit greatly: increased information, real-time updating, etc.

Radio waves have been part of the reality of projects for quite some time. Are they used in your projects?


Nous sommes dans une période d’innovation technologique importante. Nous le sommes depuis un bon moment, chaque génération a eu des innovations importantes depuis plus d’un siècle. La créativité est la source de la plupart des innovations. Que ce soit par l’utilisation de technologie existante d’une façons diffèrente ou combiné avec d’autre technologies ou dans un contexte très différent. Notre imagination est le carburant de notre créativité ainsi que de nos innovations.

Les ondes radio font partie de notre vie depuis maintenant plus un siècle. La première diffusion de station radio a eu lieu le 20 mai 1920, à Montréal. C’était la station XWA de Marconi qui signifiait « eXperimental Wireless Apparatus ». La station a ensuite été renommée CFCF, elle a longtemps fait partie du réseau anglais de Radio-Canada.

L’utilisation des ondes radio a évolué vers la télévision, les cellulaires, le wifi et bluetooth. Nous en sommes maintenant à la plus récente version du cellulaire avec le 5G. Aucune de ces innovations n’a pour autant éliminé la précédente. Nous écoutons toujours la radio. Ce fut une série d’évolutions technologiques qui a généré de nombreux projets et a été utilisée par un nombre incroyable de projets. Des innovations qui ont augmenté l’efficacité des projets et ont ouvert de nouvelles possibilités. Ces innovations font maintenant partie de nos vies et il n’est plus possible dans nos projets de ne pas les utiliser.  Au contraire, les projets en bénéficient grandement : augmentation de l’information, actualisation en temps réel, etc.

Les ondes radio font partie de la réalité des projets depuis déjà un bon moment. Sont-elles utilisées dans vos projets?

Posted on: February 28, 2020 02:00 PM | Permalink | Comments (1)

Unexpected events

Will the current context of the COVID-19 virus affect your project? Is this already the case?

Despite all the technology we have or because of it, the impact of viruses is enormous. A virus can go around the world in a few days, and even in a few hours.

For most projects, this will probably have little or no impact. If so, you're in luck! However, this is not the case for all projects.

Your project is supplied by products that contain components made in the region of the epicentre of contamination. How will a delay in receiving products affect your project? Will he have to undergo a minor or major delay? Does your contract consider this type of event as force majeure? It's time to look at what your options are.

The transport of goods is strongly impacted. A Canadian company supplies air handling systems that are used in hospitals for one of the Wuhan hospital projects. However, although the equipment is available, it is not possible to transport it to its destination, priority being given to medical supplies.

The impact could be longer than what could have been planned. What are the other solutions? Using a replacement product that is manufactured in a region not affected by COVID-19, possibly with different performance. In the current context, you still have to check with your client which variations in quality, cost or probable delay are the most acceptable. Similar products with a different superior or inferior performance and a similar impact on costs and deadlines potentially exist, it's up to you to offer them.

Will the increasing possibility of a pandemic affect your suppliers? An analysis of their sources of supply, their risks is undoubtedly desirable.

An opportunity could also arise. Indeed it seems more and more possible that the impact of a slowdown in the economy leads to a drop in interest rates, will allow a lower cost for the financing of your project.

A complete analysis of the situation of your project is necessary.


Le contexte actuel du virus COVID-19 affectera-t-il votre projet? Est-ce déjà le cas?

Malgré toute la technologie dont nous disposons ou à cause de celle-ci, l’impact des virus est énorme. Un virus peut faire le tour de la planète en quelques jours, et même en quelques heures.

Pour la plupart des projets, ce sera sans doute sans impact ou très peu. Si c’est votre cas, vous avez de la chance! Cependant, ce n’est pas le cas pour l’ensemble des projet

L’approvisionnement de votre projet est assuré par des produits qui comportent des composantes fabriquées dans la région de l’épicentre de la contamination. Comment un retard de réception des produits affectera votre projet ? Devra-t-il subir un retard mineur ou majeur? Votre contrat considère-t-il ce type d’événement comme force majeure? Il est temps de regarder quelles sont vos options.

Le transport des marchandises est fortement impacté. Une entreprise canadienne fournit des systèmes de traitement d’air qui sont utilisés dans les hôpitaux, pour un des projets d’hôpitaux de Wuhan. Cependant bien que les équipements soient disponibles, il n’est pas possible de les transporter à destination, la priorité étant donnée aux fournitures médicales.

L’impact pourrait être plus long que ce qui a pu être planifié. Quelles sont les autres solutions? L’utilisation d’un produit de remplacement qui n’est pas affecté par le COVID-19, peut-être avec une performance différente. Dans le contexte actuel, il vous reste à vérifier auprès de votre client lesquelles des variations de qualité, de coûts ou de délai probable sont les plus acceptables. Des produits similaires ayant une performance différente supérieure ou inférieure et un impact similaire sur les coûts et les délais existent potentiellement, à vous de les proposer.

 La possibilité croissante d’une pandémie, affectera-t-elle vos fournisseurs? Une analyse de leurs sources d’approvisionnement, de leurs risques est sans doute souhaitable.

Une opportunité pourrait aussi se présenter. En effet il semble de plus en plus possible que l’impact d’un ralentissement de l’économie entraine une baisse de taux d’intérêt, permettra un coût moindre pour le financement de votre projet.

Une analyse complète de la situation de votre projet est nécessaire.

Posted on: February 26, 2020 03:08 PM | Permalink | Comments (1)

Negotiation - Bidder | Négociation - Exécutant

Negotiation — Bidders

Your proposal has been chosen. Before signing the contract, it is often desirable to negotiate. You have no doubt denounced/qualified certain conditions of the request for tender and you have suggested modifications. You will have to assert each of your requests.

Each call for tenders often contains points that do not suit you, regardless of the field of business. Here are some examples that might make you think.

For example, your project is in engineering and/or construction. Soil conditions are identified as your responsibility. The reality is that the land on which the work will be carried out belongs to the client. Although some analyzes have been done, you are not sure what will be present during the excavation. You need to minimize the risks associated with this uncertainty. Several surprises can surface, soil contamination, the quality of soil lift are factors that can influence your work. For engineering, will the foundations have to be modified following the excavation? For construction, you may have to decontaminate or transport the soil to specialize and more expensive places, specify in the contract will absorb the increased costs. Have the engineering plans been modified to take into account the factors revealed during the excavation?

No doubt you had included an additional budget in your proposal. It is up to you to decide whether it is better to negotiate a minimized transfer of responsibility, eliminate this risk or simply accept it.

In information technology, other types of uncertainties exist. Do the data have to be transferred from an existing system for commissioning? There may be an exchange of information with other existing systems or will have to run on equipment already in place. Will you be responsible for the poor performance of the product of your project even if it is linked to your client’s installations?

It is important to identify who will be responsible for the execution, for example, the preparation of the data that will be transferred and when it is available.

 In all projects, the client will have to approve certain documents or information. Is the approval time indicated? Will the consequences of not respecting the deadline have consequences in your realization of the project? It is desirable to specify in the contract the impacts that this will cause you.

The stakeholder you negotiated with may not be the same throughout the project. You must ensure that everything is written in the contract. Remember that this will be your basis for negotiation or the legal reference which will be used in a complaint.


#NégociationNégociation — Exécutant

Votre proposition a été choisie. Avant de signer le contrat, il est souvent souhaitable de négocier. Vous avez sans doute dénoncé/qualifié certaines conditions de l’appel d’offres et vous avez suggéré des modifications. Il vous faudra faire valoir chacune de vos demandes.

Chaque appel d’offres contient souvent des points qui ne vous conviennent pas et ce peu importe le domaine d’affaires. Voici quelques exemples qui pourraient vous faire réfléchir. 

Par exemple votre projet est en ingénierie et/ou construction. Les conditions de sol sont identifiées comme étant de votre responsabilité. La réalité est que le terrain sur lequel les travaux seront réalisés appartiennent au client. Bien que certaines analyses aient été faites, vous n’avez pas la certitude de ce qui sera présent lors de l’excavation. Il vous faut minimiser les risques associés à cette incertitude. Plusieurs surprises peuvent faire surface, la contamination des sols, la qualité de portance du sol sont des facteurs qui pourront influencer vos travaux. Pour l’ingénierie les fondations devront-elles être modifiées suite à l’excavation ? Pour la construction, vous aurez peut-être à décontaminer ou à transporter les sols dans des endroits spécialisés et plus dispendieux, préciser au contrat absorbera l’augmentation des coûts. Les plans d’ingénierie auront-ils été modifiés pour tenir compte des facteurs révélés durant l’excavation ?

Vous aviez sans doute prévu un budget supplémentaire dans votre proposition. C’est à vous de voir s’il est préférable de négocier un transfert de responsabilité ainsi minimisée, éliminer ce risque ou simplement l’accepter.

En technologie de l’information, d’autres types d’incertitudes existent. Est-ce que pour la mise en service les données doivent être transférées d’un système existant ? Il y aura peut-être un échange d’informations avec les autres systèmes existants, ou devra fonctionner sur un équipement déjà en place. Serez-vous responsable de la mauvaise performance du produit de votre projet même si cela est lié aux installations de votre client ?

Il est important d’identifier qui sera responsable de l’exécution, par exemple la préparation des données qui seront transférées et le moment où celle-ci seront disponible.

Dans tous les projets, le client aura à approuver certains documents ou informations. Est-ce que le délai d’approbation est bien indiqué ? Les conséquences du non-respect du délai auront-elles des conséquences dans votre réalisation du projet ? Il est souhaitable de préciser au contrat les impacts que cela vous causera. 

L’intervenant avec qui vous négociez ne sera peut-être pas le même tout au long du projet. Vous devez vous assurer que tout est écrit au contrat. N’oubliez pas que ce sera votre base de négociation ou la référence légale qui servira dans une réclamation.

Posted on: January 01, 2020 10:10 PM | Permalink | Comments (3)
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"Sacred cows make the best hamburger."

- Mark Twain

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