Project Management

Benefits with Risk

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Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

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One Century of Radio Broadcast

Unexpected events

Negotiation - Bidder | Négociation - Exécutant

The Missing Interview - Entrevue Manquante

Selection - Sélection

One Century of Radio Broadcast

We are in a period of significant technological innovation. We have been for a long time, each generation has had important innovations for over a century. Creativity is the source of most innovations. Whether by using existing technology in a different way or combined with other technology or in a very different context. Our imagination is the fuel of our creativity as well as innovations.

Radio waves have been part of our life for over a century now. The first radio station broadcast took place on May 20, 1920, in Montreal. It was Marconi's XWA station which stood for "eXperimental Wireless Apparatus". The station was then renamed CFCF, it has long been part of the English network of Radio-Canada.

The use of radio waves has evolved into television, cell phones, wifi and BlueTooth. We are now on the most recent version of cellular with 5G. None of these innovations has eliminated the previous one. We are still listening to the radio. It was a series of technological developments that generated many projects and was used by an incredible number of projects. Innovations that increased the efficiency of projects and opened up new possibilities. These innovations are now part of our lives and it is no longer possible in our projects not to use them. On the contrary, the projects benefit greatly: increased information, real-time updating, etc.

Radio waves have been part of the reality of projects for quite some time. Are they used in your projects?


Nous sommes dans une période d’innovation technologique importante. Nous le sommes depuis un bon moment, chaque génération a eu des innovations importantes depuis plus d’un siècle. La créativité est la source de la plupart des innovations. Que ce soit par l’utilisation de technologie existante d’une façons diffèrente ou combiné avec d’autre technologies ou dans un contexte très différent. Notre imagination est le carburant de notre créativité ainsi que de nos innovations.

Les ondes radio font partie de notre vie depuis maintenant plus un siècle. La première diffusion de station radio a eu lieu le 20 mai 1920, à Montréal. C’était la station XWA de Marconi qui signifiait « eXperimental Wireless Apparatus ». La station a ensuite été renommée CFCF, elle a longtemps fait partie du réseau anglais de Radio-Canada.

L’utilisation des ondes radio a évolué vers la télévision, les cellulaires, le wifi et bluetooth. Nous en sommes maintenant à la plus récente version du cellulaire avec le 5G. Aucune de ces innovations n’a pour autant éliminé la précédente. Nous écoutons toujours la radio. Ce fut une série d’évolutions technologiques qui a généré de nombreux projets et a été utilisée par un nombre incroyable de projets. Des innovations qui ont augmenté l’efficacité des projets et ont ouvert de nouvelles possibilités. Ces innovations font maintenant partie de nos vies et il n’est plus possible dans nos projets de ne pas les utiliser.  Au contraire, les projets en bénéficient grandement : augmentation de l’information, actualisation en temps réel, etc.

Les ondes radio font partie de la réalité des projets depuis déjà un bon moment. Sont-elles utilisées dans vos projets?

Posted on: February 28, 2020 02:00 PM | Permalink | Comments (0)

Unexpected events

Will the current context of the COVID-19 virus affect your project? Is this already the case?

Despite all the technology we have or because of it, the impact of viruses is enormous. A virus can go around the world in a few days, and even in a few hours.

For most projects, this will probably have little or no impact. If so, you're in luck! However, this is not the case for all projects.

Your project is supplied by products that contain components made in the region of the epicentre of contamination. How will a delay in receiving products affect your project? Will he have to undergo a minor or major delay? Does your contract consider this type of event as force majeure? It's time to look at what your options are.

The transport of goods is strongly impacted. A Canadian company supplies air handling systems that are used in hospitals for one of the Wuhan hospital projects. However, although the equipment is available, it is not possible to transport it to its destination, priority being given to medical supplies.

The impact could be longer than what could have been planned. What are the other solutions? Using a replacement product that is manufactured in a region not affected by COVID-19, possibly with different performance. In the current context, you still have to check with your client which variations in quality, cost or probable delay are the most acceptable. Similar products with a different superior or inferior performance and a similar impact on costs and deadlines potentially exist, it's up to you to offer them.

Will the increasing possibility of a pandemic affect your suppliers? An analysis of their sources of supply, their risks is undoubtedly desirable.

An opportunity could also arise. Indeed it seems more and more possible that the impact of a slowdown in the economy leads to a drop in interest rates, will allow a lower cost for the financing of your project.

A complete analysis of the situation of your project is necessary.


Le contexte actuel du virus COVID-19 affectera-t-il votre projet? Est-ce déjà le cas?

Malgré toute la technologie dont nous disposons ou à cause de celle-ci, l’impact des virus est énorme. Un virus peut faire le tour de la planète en quelques jours, et même en quelques heures.

Pour la plupart des projets, ce sera sans doute sans impact ou très peu. Si c’est votre cas, vous avez de la chance! Cependant, ce n’est pas le cas pour l’ensemble des projet

L’approvisionnement de votre projet est assuré par des produits qui comportent des composantes fabriquées dans la région de l’épicentre de la contamination. Comment un retard de réception des produits affectera votre projet ? Devra-t-il subir un retard mineur ou majeur? Votre contrat considère-t-il ce type d’événement comme force majeure? Il est temps de regarder quelles sont vos options.

Le transport des marchandises est fortement impacté. Une entreprise canadienne fournit des systèmes de traitement d’air qui sont utilisés dans les hôpitaux, pour un des projets d’hôpitaux de Wuhan. Cependant bien que les équipements soient disponibles, il n’est pas possible de les transporter à destination, la priorité étant donnée aux fournitures médicales.

L’impact pourrait être plus long que ce qui a pu être planifié. Quelles sont les autres solutions? L’utilisation d’un produit de remplacement qui n’est pas affecté par le COVID-19, peut-être avec une performance différente. Dans le contexte actuel, il vous reste à vérifier auprès de votre client lesquelles des variations de qualité, de coûts ou de délai probable sont les plus acceptables. Des produits similaires ayant une performance différente supérieure ou inférieure et un impact similaire sur les coûts et les délais existent potentiellement, à vous de les proposer.

 La possibilité croissante d’une pandémie, affectera-t-elle vos fournisseurs? Une analyse de leurs sources d’approvisionnement, de leurs risques est sans doute souhaitable.

Une opportunité pourrait aussi se présenter. En effet il semble de plus en plus possible que l’impact d’un ralentissement de l’économie entraine une baisse de taux d’intérêt, permettra un coût moindre pour le financement de votre projet.

Une analyse complète de la situation de votre projet est nécessaire.

Posted on: February 26, 2020 03:08 PM | Permalink | Comments (0)

Negotiation - Bidder | Négociation - Exécutant

Negotiation — Bidders

Your proposal has been chosen. Before signing the contract, it is often desirable to negotiate. You have no doubt denounced/qualified certain conditions of the request for tender and you have suggested modifications. You will have to assert each of your requests.

Each call for tenders often contains points that do not suit you, regardless of the field of business. Here are some examples that might make you think.

For example, your project is in engineering and/or construction. Soil conditions are identified as your responsibility. The reality is that the land on which the work will be carried out belongs to the client. Although some analyzes have been done, you are not sure what will be present during the excavation. You need to minimize the risks associated with this uncertainty. Several surprises can surface, soil contamination, the quality of soil lift are factors that can influence your work. For engineering, will the foundations have to be modified following the excavation? For construction, you may have to decontaminate or transport the soil to specialize and more expensive places, specify in the contract will absorb the increased costs. Have the engineering plans been modified to take into account the factors revealed during the excavation?

No doubt you had included an additional budget in your proposal. It is up to you to decide whether it is better to negotiate a minimized transfer of responsibility, eliminate this risk or simply accept it.

In information technology, other types of uncertainties exist. Do the data have to be transferred from an existing system for commissioning? There may be an exchange of information with other existing systems or will have to run on equipment already in place. Will you be responsible for the poor performance of the product of your project even if it is linked to your client’s installations?

It is important to identify who will be responsible for the execution, for example, the preparation of the data that will be transferred and when it is available.

 In all projects, the client will have to approve certain documents or information. Is the approval time indicated? Will the consequences of not respecting the deadline have consequences in your realization of the project? It is desirable to specify in the contract the impacts that this will cause you.

The stakeholder you negotiated with may not be the same throughout the project. You must ensure that everything is written in the contract. Remember that this will be your basis for negotiation or the legal reference which will be used in a complaint.


#NégociationNégociation — Exécutant

Votre proposition a été choisie. Avant de signer le contrat, il est souvent souhaitable de négocier. Vous avez sans doute dénoncé/qualifié certaines conditions de l’appel d’offres et vous avez suggéré des modifications. Il vous faudra faire valoir chacune de vos demandes.

Chaque appel d’offres contient souvent des points qui ne vous conviennent pas et ce peu importe le domaine d’affaires. Voici quelques exemples qui pourraient vous faire réfléchir. 

Par exemple votre projet est en ingénierie et/ou construction. Les conditions de sol sont identifiées comme étant de votre responsabilité. La réalité est que le terrain sur lequel les travaux seront réalisés appartiennent au client. Bien que certaines analyses aient été faites, vous n’avez pas la certitude de ce qui sera présent lors de l’excavation. Il vous faut minimiser les risques associés à cette incertitude. Plusieurs surprises peuvent faire surface, la contamination des sols, la qualité de portance du sol sont des facteurs qui pourront influencer vos travaux. Pour l’ingénierie les fondations devront-elles être modifiées suite à l’excavation ? Pour la construction, vous aurez peut-être à décontaminer ou à transporter les sols dans des endroits spécialisés et plus dispendieux, préciser au contrat absorbera l’augmentation des coûts. Les plans d’ingénierie auront-ils été modifiés pour tenir compte des facteurs révélés durant l’excavation ?

Vous aviez sans doute prévu un budget supplémentaire dans votre proposition. C’est à vous de voir s’il est préférable de négocier un transfert de responsabilité ainsi minimisée, éliminer ce risque ou simplement l’accepter.

En technologie de l’information, d’autres types d’incertitudes existent. Est-ce que pour la mise en service les données doivent être transférées d’un système existant ? Il y aura peut-être un échange d’informations avec les autres systèmes existants, ou devra fonctionner sur un équipement déjà en place. Serez-vous responsable de la mauvaise performance du produit de votre projet même si cela est lié aux installations de votre client ?

Il est important d’identifier qui sera responsable de l’exécution, par exemple la préparation des données qui seront transférées et le moment où celle-ci seront disponible.

Dans tous les projets, le client aura à approuver certains documents ou informations. Est-ce que le délai d’approbation est bien indiqué ? Les conséquences du non-respect du délai auront-elles des conséquences dans votre réalisation du projet ? Il est souhaitable de préciser au contrat les impacts que cela vous causera. 

L’intervenant avec qui vous négociez ne sera peut-être pas le même tout au long du projet. Vous devez vous assurer que tout est écrit au contrat. N’oubliez pas que ce sera votre base de négociation ou la référence légale qui servira dans une réclamation.

Posted on: January 01, 2020 10:10 PM | Permalink | Comments (3)

The Missing Interview - Entrevue Manquante

En francais🇫🇷
🇬🇧English Here🇺🇸

We all have to go through an interview. We all had an interview for a position, mostly many, sometimes for the same job. You may have also participated in another type of interview for a departure, either by choice or for decreases of work.

We do interviews before hiring a new person to find out more about the individual, their skills and abilities. We are looking for certain skills, a link with the organization, complementarity with the team.

At a departure often an interview will be conducted. We are looking for feedback on the organization. It seems that this type of interview gives positive comments. Many people prefer not to close doors in case of a return to the organization.

Between the two moments, you will probably have evaluation meetings also called performance interviews. This meeting will be used to assess whether you have fulfilled the objectives assigned to you.

During my recent readings, I encountered another type of interview. Each author, in a different context, presents a similar concept of interview with a more or less similar name. All spoke of interviewing of satisfaction, motivation or interest. During this interview, we seek to understand what is the motivation of the individual. It will be necessary to decode the points of satisfaction and non-satisfaction. It will be possible to discover his strengths. But this is absolutely not a moment for evaluation considerations.

The goal is clearly far from an evaluation, it is rather to see what will keep them in the organization, maintain or increase satisfaction, involvement and motivation. It might even be an opportunity to understand how to help get the most out of everyone. In the current context, people are the most important resource in the company or project.

It is a special time to identify what motivates each individual and what can be improved by the project or organization. This kind of meeting will tell you how to invest well in the motivation of your team.

• Want to get the full potential of each person on your team?

• What is the tolerance to lose people in your team?

 

References

Be a Project Motivator : Unlock the Secrets of Strengths-Based Project Management, by Ruth Pearce

Staying Power : Why Your Employees Leave and How to Keep Them Longer, by Cara Silletto

Drive : The Surprising Truth About What Motivates Us by Daniel H. Pink


🇫🇷

Nous devons tous passer des entrevues. Nous avons tous eu une entrevue pour un poste, pour la plupart plusieurs, parfois pour le même poste. Vous aurez peut-être aussi participé un autre type entrevu celle d’un départ, que ce soit par choix ou pour des diminutions de travail. 

Nous faisons des entrevues avant d’engager une nouvelle personne, pour en savoir plus sur l’individu, ses compétences et aptitudes. Nous recherchons certaines compétences, un lienavec l’organisation, la complémentarité avec l’équipe.

Lors d’un départ souvent une entrevue sera réalisée. On recherche des retours d’informations sur l’organisation. Il semble que ce type d’entrevue donne plutôt des commentaires positifs. Beaucoup de personnes préfèrent ne pas fermer de porte, en cas d’un retour dans l’organisation.

Entre les deux moments, vous aurez sans doute des rencontres d’évaluations aussi appelées entrevues de performance. Cette rencontre servira à évaluer si vous avez bien rempli les objectifs qui vous ont été attribués.

Lors de mes lectures récentes, j’ai rencontré un autre type d’entrevue. Chacun des auteurs, dans un contexte différent, présente une entrevue de concept similaire ayant un nom plus ou moins similaire. Tous parlaient de faire des entrevues de satisfaction, de motivation ou d’intérêts. Lors de cette entrevue, on cherche à comprendre ce qui est la source de motivation de l’individu. Il faudra décoder les points de satisfactions et de non-satisfactions. Il sera possible de découvrir ses forces. Mais ceci n’est absolument pas un moment pour des considérations d’évaluation. 

L’objectif est clairement loin d’une évaluation, c’est plutôt de voir ce qui permettra les conserver dans l’organisation, de maintenir ou augmenter la satisfaction, l’implication et la motivation. Ce pourrait même être une occasion de comprendre comment contribuer à obtenir un maximum de chacun. Dans le contexte actuel, les personnes sont la ressource la plus importante dans l’entreprise ou dans le projet. 

C’est un moment privilégié pour identifier ce qui motive chaque individu et ce qui peut-être amélioré par le projet ou l’organisation. Ce genre de rencontre permettra de bien investir dans la motivation de votre équipe.

 

·      Souhaité vous obtenir le plein potentiel de chacune des personnes de votre équipe?

·      Quelle est la tolérance à perdre des personnes dans votre équipe?

 

Références

Be a Project Motivator : Unlock the Secrets of Strengths-Based Project Management, by Ruth Pear

Staying Power : Why Your Employees Leave and How to Keep Them Longer, by Cara Silletto

Drive : The Surprising Truth About What Motivates Us, by Daniel H. Pink

 

 

Posted on: September 10, 2019 07:33 AM | Permalink | Comments (4)

Selection - Sélection

To view in French🇫🇷We launched a call for tenders and at the end of the bidding period, we received several proposals. We come to the important stage of selecting the best proposal.

During the call for tenders, we identified points on which the bidders would be evaluated, but not only on the price. Here is an overview of an approach for evaluating the bids received.

We will have to make an evaluation grid of the different proposals. During the call for tenders, the different criteria were identified and weighting was indicated for each.

Our table or evaluation grid will have one line for each criteria and weighting for each. The table will also have one column per submission received.

Criteria

Weighting

Bidder 1

...

Bidder X

concept

30

 

 

 

Project Manager

 

 

 

 

...

 

 

 

 

Total

100

 

 

 

Our grid will have as many lines as we had evaluation criteria indicated during the call for tenders.

We will make a total of points for each bidder.

During the call for tenders, you indicated the weighting of the criteria and its impact on the evaluation of the bid. It is up to you to establish this weighting, before the call for tenders, and to indicate it in the RFP. Do you have a bonus for the most interesting bid before considering the price?

Our table will have a line for the amount submitted by each bidder. Each amount will be recalculated, influenced by the score on criteria. I encountered different methods of weighting the amount submitted. Some regions may by regulation impose a method. In this calculation, we integrate the respect of the criteria with the submitted price. For example, for the best bidder according to the criteria, the price is not changed. For other bidders, their prices are increased according to the difference with the best score. A 10% lower score would increase the bidder's price by 10%.

Criteria

Weighting

Bidder 1

...

Bidder X

concept

30

 

 

 

Project Manager

 

 

 

 

...

 

 

 

 

Total

100

100

 

80

Price

 

100 $

 

100 $

Adjusted Price

 

100 $

 

120 $

The last line of the table will represent the revised value of the proposed price for each of the bidders. If you want to select the lowest bidder, it will be based on this adjusted price.

Other criteria may also exist. Some streams of ideas advise eliminating bids that have not reached a point threshold, or have a deviation deemed too high, for example, 20% compared to other bids. Several laws and regulations may limit what can be done in the weighting, at the local level, of the country or world trade if the country making the call for tenders adheres to certain agreements or is a member of an organization such as WTO (World Trade Organisation).


Version en Francais🇫🇷

Nous avons lancé un appel d’offres à la fin de la période de soumission et nous avons reçu plusieurs propositions. Nous arrivons à l’étape importante de la sélection de la meilleure proposition.

Nous avons, lors de l’appel d’offres, identifié des points sur lesquels les soumissionnaires seraient évalués, mais pas seulement sur le prix. Voici un survol d’une approche d’évaluation des soumissions reçues.

Nous aurons donc à faire une grille d’évaluation des différentes propositions. Lors de l’appel d’offres, les différents critères ont été identifiés et une pondération a été indiquée pour chacun.

Notre tableau ou grille d’évaluation aura une ligne pour chacun des critères et une pondération pour chacun. Le tableau aura aussi une colonne par soumission reçue.

Critères

Pondération

Soumissionnaire 1

Soumissionnaire X

Concept

30

 

 

 

Gestionnaire du projet

5

 

 

 

 

 

 

 

Total

100

 

 

 

Notre grille aura autant de lignes que nous avions de critères d’évaluation indiqués lors de l’appel d’offres.

Nous ajouterons un total des points pour chaque soumissionnaire.

Lors de l’appel d’offres, vous avez indiqué la pondération des critères et son impact sur l’évaluation de la soumission. C’est à vous d’établir cette pondération, avant l’appel d’offres, et de l’indiquer dans celui-ci. Avez-vous un bonus pour la soumission la plus intéressante avant de considérer le prix?

Notre tableau aura une ligne pour le montant soumis par chaque soumissionnaire. Chaque montant sera soumis à un recalcul, influencé par le pointage. J’ai rencontré différentes approches de pondération du montant soumis. Certaines régions peuvent par réglementations imposer une approche. Dans ce calcul, on intègre le respect des critères avec le prix soumis. Par exemple, pour le meilleur soumissionnaire selon les critères, le prix n’est pas modifié. Pour les autres soumissionnaires, leurs prix sont majorés en fonction de l’écart avec le meilleur pointage. Un pointage de 10 % plus bas augmenterait de 10 % le prix de ce soumissionnaire.  

Critères

Pondération

Soumissionnaire 1

Soumissionnaire X

Concept

30

 

 

 

Gestionnaire du projet

5

 

 

 

 

 

 

 

Total

100

100

 

80

Prix

 

100 $

 

100 $

Prix ajusté

 

100 $

 

120 $

La dernière ligne du tableau représentera la valeur révisée du prix proposé pour chacun des soumissionnaires. Si l’on souhaite sélectionner le plus bas soumissionnaire, ce sera en fonction de ce prix ajusté. 

D’autres critères peuvent aussi exister. Certains courants conseillent d’éliminer les soumissions qui n’ont pas atteint un seuil de points, ou qui ont un écart jugé trop important, par exemple, 20 % par rapport aux autres soumissions. Plusieurs lois et règlements peuvent limiter ce qu’il est possible de fairedans la pondération, autant au niveau local, du pays ou du commerce mondial si le pays qui réalise l’appel d’offres adhère à certaines ententes ou est membre d’organisme tel OMC (Organisation Mondiale du Commerce).

Posted on: August 23, 2019 12:00 AM | Permalink | Comments (0)
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"Be Yourself" is about the worst advice you can give to people.

- Mark Twain

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