Benefits with Risk

by
Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

About this Blog

RSS

Recent Posts

The Missing Interview - Entrevue Manquante

Selection - Sélection

Proposal - 2 - Proposition

The proposal - La proposition

Go/NoGo

The Missing Interview - Entrevue Manquante

En francais🇫🇷
🇬🇧English Here🇺🇸

We all have to go through an interview. We all had an interview for a position, mostly many, sometimes for the same job. You may have also participated in another type of interview for a departure, either by choice or for decreases of work.

We do interviews before hiring a new person to find out more about the individual, their skills and abilities. We are looking for certain skills, a link with the organization, complementarity with the team.

At a departure often an interview will be conducted. We are looking for feedback on the organization. It seems that this type of interview gives positive comments. Many people prefer not to close doors in case of a return to the organization.

Between the two moments, you will probably have evaluation meetings also called performance interviews. This meeting will be used to assess whether you have fulfilled the objectives assigned to you.

During my recent readings, I encountered another type of interview. Each author, in a different context, presents a similar concept of interview with a more or less similar name. All spoke of interviewing of satisfaction, motivation or interest. During this interview, we seek to understand what is the motivation of the individual. It will be necessary to decode the points of satisfaction and non-satisfaction. It will be possible to discover his strengths. But this is absolutely not a moment for evaluation considerations.

The goal is clearly far from an evaluation, it is rather to see what will keep them in the organization, maintain or increase satisfaction, involvement and motivation. It might even be an opportunity to understand how to help get the most out of everyone. In the current context, people are the most important resource in the company or project.

It is a special time to identify what motivates each individual and what can be improved by the project or organization. This kind of meeting will tell you how to invest well in the motivation of your team.

• Want to get the full potential of each person on your team?

• What is the tolerance to lose people in your team?

 

References

Be a Project Motivator : Unlock the Secrets of Strengths-Based Project Management, by Ruth Pearce

Staying Power : Why Your Employees Leave and How to Keep Them Longer, by Cara Silletto

Drive : The Surprising Truth About What Motivates Us by Daniel H. Pink


🇫🇷

Nous devons tous passer des entrevues. Nous avons tous eu une entrevue pour un poste, pour la plupart plusieurs, parfois pour le même poste. Vous aurez peut-être aussi participé un autre type entrevu celle d’un départ, que ce soit par choix ou pour des diminutions de travail. 

Nous faisons des entrevues avant d’engager une nouvelle personne, pour en savoir plus sur l’individu, ses compétences et aptitudes. Nous recherchons certaines compétences, un lienavec l’organisation, la complémentarité avec l’équipe.

Lors d’un départ souvent une entrevue sera réalisée. On recherche des retours d’informations sur l’organisation. Il semble que ce type d’entrevue donne plutôt des commentaires positifs. Beaucoup de personnes préfèrent ne pas fermer de porte, en cas d’un retour dans l’organisation.

Entre les deux moments, vous aurez sans doute des rencontres d’évaluations aussi appelées entrevues de performance. Cette rencontre servira à évaluer si vous avez bien rempli les objectifs qui vous ont été attribués.

Lors de mes lectures récentes, j’ai rencontré un autre type d’entrevue. Chacun des auteurs, dans un contexte différent, présente une entrevue de concept similaire ayant un nom plus ou moins similaire. Tous parlaient de faire des entrevues de satisfaction, de motivation ou d’intérêts. Lors de cette entrevue, on cherche à comprendre ce qui est la source de motivation de l’individu. Il faudra décoder les points de satisfactions et de non-satisfactions. Il sera possible de découvrir ses forces. Mais ceci n’est absolument pas un moment pour des considérations d’évaluation. 

L’objectif est clairement loin d’une évaluation, c’est plutôt de voir ce qui permettra les conserver dans l’organisation, de maintenir ou augmenter la satisfaction, l’implication et la motivation. Ce pourrait même être une occasion de comprendre comment contribuer à obtenir un maximum de chacun. Dans le contexte actuel, les personnes sont la ressource la plus importante dans l’entreprise ou dans le projet. 

C’est un moment privilégié pour identifier ce qui motive chaque individu et ce qui peut-être amélioré par le projet ou l’organisation. Ce genre de rencontre permettra de bien investir dans la motivation de votre équipe.

 

·      Souhaité vous obtenir le plein potentiel de chacune des personnes de votre équipe?

·      Quelle est la tolérance à perdre des personnes dans votre équipe?

 

Références

Be a Project Motivator : Unlock the Secrets of Strengths-Based Project Management, by Ruth Pear

Staying Power : Why Your Employees Leave and How to Keep Them Longer, by Cara Silletto

Drive : The Surprising Truth About What Motivates Us, by Daniel H. Pink

 

 

Posted on: September 10, 2019 07:33 AM | Permalink | Comments (4)

Selection - Sélection

To view in French🇫🇷We launched a call for tenders and at the end of the bidding period, we received several proposals. We come to the important stage of selecting the best proposal.

During the call for tenders, we identified points on which the bidders would be evaluated, but not only on the price. Here is an overview of an approach for evaluating the bids received.

We will have to make an evaluation grid of the different proposals. During the call for tenders, the different criteria were identified and weighting was indicated for each.

Our table or evaluation grid will have one line for each criteria and weighting for each. The table will also have one column per submission received.

Criteria

Weighting

Bidder 1

...

Bidder X

concept

30

 

 

 

Project Manager

 

 

 

 

...

 

 

 

 

Total

100

 

 

 

Our grid will have as many lines as we had evaluation criteria indicated during the call for tenders.

We will make a total of points for each bidder.

During the call for tenders, you indicated the weighting of the criteria and its impact on the evaluation of the bid. It is up to you to establish this weighting, before the call for tenders, and to indicate it in the RFP. Do you have a bonus for the most interesting bid before considering the price?

Our table will have a line for the amount submitted by each bidder. Each amount will be recalculated, influenced by the score on criteria. I encountered different methods of weighting the amount submitted. Some regions may by regulation impose a method. In this calculation, we integrate the respect of the criteria with the submitted price. For example, for the best bidder according to the criteria, the price is not changed. For other bidders, their prices are increased according to the difference with the best score. A 10% lower score would increase the bidder's price by 10%.

Criteria

Weighting

Bidder 1

...

Bidder X

concept

30

 

 

 

Project Manager

 

 

 

 

...

 

 

 

 

Total

100

100

 

80

Price

 

100 $

 

100 $

Adjusted Price

 

100 $

 

120 $

The last line of the table will represent the revised value of the proposed price for each of the bidders. If you want to select the lowest bidder, it will be based on this adjusted price.

Other criteria may also exist. Some streams of ideas advise eliminating bids that have not reached a point threshold, or have a deviation deemed too high, for example, 20% compared to other bids. Several laws and regulations may limit what can be done in the weighting, at the local level, of the country or world trade if the country making the call for tenders adheres to certain agreements or is a member of an organization such as WTO (World Trade Organisation).


Version en Francais🇫🇷

Nous avons lancé un appel d’offres à la fin de la période de soumission et nous avons reçu plusieurs propositions. Nous arrivons à l’étape importante de la sélection de la meilleure proposition.

Nous avons, lors de l’appel d’offres, identifié des points sur lesquels les soumissionnaires seraient évalués, mais pas seulement sur le prix. Voici un survol d’une approche d’évaluation des soumissions reçues.

Nous aurons donc à faire une grille d’évaluation des différentes propositions. Lors de l’appel d’offres, les différents critères ont été identifiés et une pondération a été indiquée pour chacun.

Notre tableau ou grille d’évaluation aura une ligne pour chacun des critères et une pondération pour chacun. Le tableau aura aussi une colonne par soumission reçue.

Critères

Pondération

Soumissionnaire 1

Soumissionnaire X

Concept

30

 

 

 

Gestionnaire du projet

5

 

 

 

 

 

 

 

Total

100

 

 

 

Notre grille aura autant de lignes que nous avions de critères d’évaluation indiqués lors de l’appel d’offres.

Nous ajouterons un total des points pour chaque soumissionnaire.

Lors de l’appel d’offres, vous avez indiqué la pondération des critères et son impact sur l’évaluation de la soumission. C’est à vous d’établir cette pondération, avant l’appel d’offres, et de l’indiquer dans celui-ci. Avez-vous un bonus pour la soumission la plus intéressante avant de considérer le prix?

Notre tableau aura une ligne pour le montant soumis par chaque soumissionnaire. Chaque montant sera soumis à un recalcul, influencé par le pointage. J’ai rencontré différentes approches de pondération du montant soumis. Certaines régions peuvent par réglementations imposer une approche. Dans ce calcul, on intègre le respect des critères avec le prix soumis. Par exemple, pour le meilleur soumissionnaire selon les critères, le prix n’est pas modifié. Pour les autres soumissionnaires, leurs prix sont majorés en fonction de l’écart avec le meilleur pointage. Un pointage de 10 % plus bas augmenterait de 10 % le prix de ce soumissionnaire.  

Critères

Pondération

Soumissionnaire 1

Soumissionnaire X

Concept

30

 

 

 

Gestionnaire du projet

5

 

 

 

 

 

 

 

Total

100

100

 

80

Prix

 

100 $

 

100 $

Prix ajusté

 

100 $

 

120 $

La dernière ligne du tableau représentera la valeur révisée du prix proposé pour chacun des soumissionnaires. Si l’on souhaite sélectionner le plus bas soumissionnaire, ce sera en fonction de ce prix ajusté. 

D’autres critères peuvent aussi exister. Certains courants conseillent d’éliminer les soumissions qui n’ont pas atteint un seuil de points, ou qui ont un écart jugé trop important, par exemple, 20 % par rapport aux autres soumissions. Plusieurs lois et règlements peuvent limiter ce qu’il est possible de fairedans la pondération, autant au niveau local, du pays ou du commerce mondial si le pays qui réalise l’appel d’offres adhère à certaines ententes ou est membre d’organisme tel OMC (Organisation Mondiale du Commerce).

Posted on: August 23, 2019 12:00 AM | Permalink | Comments (0)

Proposal - 2 - Proposition

Goto French🇫🇷 p> p>

Your proposal, service offer has progressed, you have assessed the situation regarding the client. We clarified, concerning the customer, the payment delay, requests for change, types of collaboration, etc. Already we have started an estimate of costs and time. The potential impact of the seasons has been considered and the client will be informed in our proposal.

With the information available, we can begin to establish financial cashflows. This will allow us to better evaluate and specify the billing structure. Yes, in a project, we want to minimize the costs of financing. It will also be necessary to ensure that these costs will be considered in the project.

Do not forget to involve lawyers or other advisers who will take a critical look at the terms that the tender suggest. If necessary, suggestions for improvements and some clauses that you will insist on changing.

You have a local, national or international project. The implications are different. In the case of a local or national project, the implications are usually simple, we already know them. The laws may be different if the project goes beyond the local environment. A national project may be subject to laws, regulations or standards different from your current location. For a project in Canada for example, do you have different requirements if the project is not in your home province? The answer is yes, in case of different which court will be able to hear the case. In an infrastructure or real estate project, building codes differ from one region to another. It's up to you to check.

If the project is in another country or several other countries, what will be the legal system used? Yours, the one from the country that launched the tender or another. The stability of the political system may need to be considered. Can social currents have an impact on the project?

Beyond the legal considerations, you will have to consider the exchange rate on the different currencies that will be used for the realization of the project. A risk that can be partially covered by financial tools.

Will we have to meet the requirements for minimal local content or local hiring?

Do you have to transport equipment in the country? Import constraints are to be studied. How will the material be transported: boat, truck or plane? The costs and times are of course different.

With this level of progress, it would be necessary to review your risk analysis. No doubt new risks will have been identified. In previously identified risks, some may have been eliminated by actions while preparing your proposal or clarifying with the client.

In short, I suggested an overview of some considerations that should be part of the preparation of a service offer.


Version Française

Votre proposition, offre de services avance, vous avez évalué la situation concernant le client. Nous avons clarifié, face au client, les délais de paiement, demandes de changement, types de collaboration, etc. Déjà nous avons débuté une estimation des coûts et du temps. L’impact potentiel des saisons a été considéré et le client en sera informé dans notre proposition.

Avec les informations disponibles,nous pourrons commencer à établir les flux financiers. Ceci nous permettra de mieux évaluer et préciser la structure de facturation. Oui, dans un projet, on souhaite minimiser les coûts liés au financement. Il faudra aussi s’assurer que ces frais seront considérés dans le projet.

Ne pas oubliezd’impliquer des avocats, ou d’autres conseillers qui auront un regard critique sur les termes que l’appel d’offre suggèrent. Au besoin, des suggestions d’améliorations et des clauses que vous insisterez pour modifier.

Vous avez un projet local, national ouinternational. Les implications sont différentes. Dans le cas d’un projet local ou national, les implications sont généralement simples, nous les connaissons déjà. Les lois peuvent être différentes si le projet dépasse l’environnement local. Un projet d’envergure national, peut être soumis à des lois,règlements ou normes différentes de votre lieux actuel.  Pour un projet au Canada par exemple, êtes-vous soumis à des exigences différentes si le projet n’est pas dans votre province d’origine? La réponse est oui, en cas de différent quel tribunal sera habileté à entendre la cause. Dans un projet d’infrastructure ou immobilier,les codes de construction diffèrent d’une région à l’autre.  Àvous de vérifier. 

Si le projet est dans un autre pays ou plusieurs autres pays,quel sera le système légal utilisé? Le vôtre, celui du pays qui a lancé l’appel d’offres ouun autre. La stabilité du système politique pourrait être à considérer. Les courants sociaux peuvent-ils avoir un impact sur le projet?

Au delà des considérations légales, il vous faudra considérer le taux de change sur les différentes devises qui seront utilisées pour la réalisation du projet. Un risque qui peut partiellement être couvert par des outils financiers.

Aurons-nous à respecterdes exigences concernant un minimum de contenu local ou d’embauche local?

Devrez-vous transporter du matériel dans le pays? Les contraintes d’importation sont à étudier. De quel façon le matériel sera transporté : bateau, camion ou avion? Les couts et les temps sont bien sûr différent.

Avec ce niveau d’avancement, il serait nécessaire de revoir votre analyse des risques. Sans doute de nouveaux risques auront été identifiés. Dans les risques précédemment identifiés, certains ont peut-être été éliminés par des actions de la préparation de votre proposition oudes clarification du client.

En bref, je vous ai suggéré un aperçu de quelques considérationsqui doivent faire partie de la préparation d’une offre de service.

Posted on: August 15, 2019 03:40 PM | Permalink | Comments (3)

The proposal - La proposition

Also in French🇫🇷

Following the decision to go ahead of the Go / NoGo. The proposal requires a serious analysis of the risks and opportunities for the company to complete the project and the expected benefits.

A deeper analysis concerns the customer, several questions imply it. One of the first should validate our past experience with this client or lack of experience in each case the associated risks. If we have already completed projects for this client, do we have a record of these projects and information about payment deadlines, change requests? Information that will be used during the preparation of the proposal. Your organization potentially has a registry documenting some key criteria for your customers. Other information may exist from credit agencies.

A call for tenders is never perfect. You may be able to ask for clarifications, which is usually the case. Eventually, you will have to make some assumptions to prepare your response to the tender. Assumptions will create risks, start documenting them.

It will be necessary to produce an estimate of the time of completion and all the associated costs. Depending on the size of the project, teams from several company groups may be involved. Each of the sub-units will be tempted to keep a certain margin, the maturity of your organization can influence this practice. You do not want to have hidden safety margins in each level of your proposal without knowing it. You may not be competitive anymore.

Depending on the type of project, you will have the equipment and/or subcontractors to be used. They will make their proposals. This evaluation must be done in parallel with yours, you do not want to have as sole information that of your subcontractors or suppliers.

Depending on the nature of your project, you will be involved with the seasons. This is important information, make sure that it is well indicated in your proposal. Some portions that can't or should be done during a frozen period, for example. Be clear. 

(To be continued)


🇫🇷

Suite à la décision d’aller de l’avant du Go/NoGo. La proposition requiert une analyse sérieuse des risques et des opportunités pour l’entreprise de réaliser le projet et des bénéfices prévus.

Une analyse plus approfondie concerne le client, plusieurs questions l’impliquent. Une des premières, devrait valider notre expérience passée avec ce client ou l’absence d’expérience dans chacun des cas les risques associés. Si nous avons déjà réalisé des projets pour ce client, possédons-nous un registre de ces projets et des informations concernant les délais de paiement, les demandes de changement ? Des informations qui nous serviront lors de la préparation de la proposition. Votre organisation dispose potentiellement un registre documentant certains critères clefs de vos clients. D’autres informations existent peut-être par des agences de crédit.

Un appel d’offres n’est jamais parfait. Vous pouvez peut-être demander des clarifications, c’est généralement le cas. Éventuellement, vous aurez à faire certaines hypothèses, pour bien préparer votre réponse à l’appel d’offres. Les hypothèses créeront des risques, commencez à les documenter.

Il faudra produire une estimation du temps de réalisation et de l’ensemble des coûts associés. Selon l’envergure du projet, des équipes de plusieurs groupes de l’entreprise pourraient être impliquées. Chacune des sous-unités sera tentée de se garder une certaine marge, la maturité de votre organisation peut influencer cette pratique. Vous ne souhaitez pas avoir des marges de sécurité cachées dans chacun des niveaux de votre proposition sans le savoir. Vous risquez de ne plus être compétitif.

Selon le type de projet, vous aurez du matériel et/ou des sous-traitants qui seront utilisés. Ils vous feront leurs propositions. Cette évaluation doit être faite en parallèle avec la vôtre, vous ne voulez pas avoir comme seule information celle de vos sous-traitants ou fournisseurs.

Selon la nature de votre projet, vous serez impliqué par les saisons. C’est une information importante, assurez-vous que c’est bien indiqué dans votre proposition. Certaines portions qui ne peuvent pas ou doivent être effectuées en période de gel, par exemple. Soyez clair.

(À suivre)

Posted on: August 07, 2019 07:30 AM | Permalink | Comments (3)

Go/NoGo

Pour la  version en Francais🇫🇷

The proposal usually prepared following a call for tenders. An important step for many companies must be done with great care.

 Many companies will already have a pre-analysis process, a Go / NoGo. In this process, we will determine if we want to move forward. Different criteria specific to the company will be used to decide.

 It is in this part of the process, an evaluation of the alignment of the proposed project with the strategy of the company will be evaluated. This preliminary analysis will make a choice. Remember that it is expensive to bid and that the human resources of the company are not unlimited.

 The elements to be evaluated are numerous, many criteria can be specific to the company. They will be influenced by the area of business, the size of the company, growth objectives, risk tolerance for example.

 A number of reviews analyzes are often performed. I provide you with some ideas that could align you.

 • In the case of a project in a foreign country, one will want to evaluate the political and economic stability, especially for a first project in the country.

• The call for tenders is made by a current customer or a new customer for the company. The risks are different, as well as the potential benefits.

• What will be the language of the communications, if not ours, do we have people internally or will we have to hire new people.

• The scope of the project, do we have the experience.

• What are the benefits of doing this project for the company, developing a new market segment in line with the strategic plan?

 We will probably want to have a preliminary assessment of the chances of winning the call for tenders. The other main bidders, who are they?

Following this analysis, we will decide on a Go / NoGo to bid.

 


🇫🇷

La proposition, généralement préparée suite à un appel d’offres. Une démarche importante pour beaucoup d’entreprises doit être faite avec beaucoup de soins.

De nombreuses entreprises auront déjà en place un processus de préanalyse, un Go/NoGo. Dans cette démarche, on établira si l’on souhaite aller de l’avant. Différents critères propres à l’entreprise serviront à décider. 

C’est dans cette portion de la démarche, une évaluation de l’enlignement du projet proposé avec la stratégie de l’entreprise sera réalisée. Cette analyse préliminaire permettra de faire un choix. Rappelons qu’il est couteux de soumissionner, et que les ressources humaines de l’entreprise ne sont pas illimitées. 

Les éléments à évaluer sont nombreux, beaucoup de critères peuvent être spécifiques à l’entreprise. Ils seront influencés par le domaine d’affaires, la taille de l’entreprise, les objectifs de croissances, la tolérance au risque par exemple.

Un certain nombre d’analyses sommaires sont souvent effectuées. Je vous fournis quelques idées qui pourraient vous aligner.

·      Dans le cas d’un projet dans un pays étranger, on voudra évaluer la stabilité politique et économique, surtout pour un premier projet dans le pays.

·      L’appel d’offres est fait par un client actuel ou un nouveau client pour l’entreprise. Les risques sont différents, ainsi que les bénéfices potentiels.

·      Quelle sera la langue des communications, si ce n’est pas la nôtre, avons-nous des personnes à l’interne ou devrons-nous engager de nouvelles personnes.

·      L’envergure du projet, en avons-nous l’expérience. 

·      Quels sont les bénéfices de faire ce projet pour l’entreprise, développer un nouveau segment de marché en lien avec le plan stratégique ?

On voudra surement avoir une évaluation préliminaire des chances de gagner l’appel d’offres. Les principaux autres soumissionnaires, qui sont-ils ?

Suite à cette analyse, on décidera d’un Go/NoGo pour soumissionner.

Posted on: July 29, 2019 12:00 PM | Permalink | Comments (8)
ADVERTISEMENTS

We are ready for any unforeseen event that may or may not occur.

- Dan Quayle

ADVERTISEMENT

Sponsors

Vendor Events

See all Vendor Events