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Proposal - 2 - Proposition

The proposal - La proposition

Go/NoGo

Call for Tenders -2 - Appel d'offres

Call for tenders - Appel d'offres

Proposal - 2 - Proposition

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Your proposal, service offer has progressed, you have assessed the situation regarding the client. We clarified, concerning the customer, the payment delay, requests for change, types of collaboration, etc. Already we have started an estimate of costs and time. The potential impact of the seasons has been considered and the client will be informed in our proposal.

With the information available, we can begin to establish financial cashflows. This will allow us to better evaluate and specify the billing structure. Yes, in a project, we want to minimize the costs of financing. It will also be necessary to ensure that these costs will be considered in the project.

Do not forget to involve lawyers or other advisers who will take a critical look at the terms that the tender suggest. If necessary, suggestions for improvements and some clauses that you will insist on changing.

You have a local, national or international project. The implications are different. In the case of a local or national project, the implications are usually simple, we already know them. The laws may be different if the project goes beyond the local environment. A national project may be subject to laws, regulations or standards different from your current location. For a project in Canada for example, do you have different requirements if the project is not in your home province? The answer is yes, in case of different which court will be able to hear the case. In an infrastructure or real estate project, building codes differ from one region to another. It's up to you to check.

If the project is in another country or several other countries, what will be the legal system used? Yours, the one from the country that launched the tender or another. The stability of the political system may need to be considered. Can social currents have an impact on the project?

Beyond the legal considerations, you will have to consider the exchange rate on the different currencies that will be used for the realization of the project. A risk that can be partially covered by financial tools.

Will we have to meet the requirements for minimal local content or local hiring?

Do you have to transport equipment in the country? Import constraints are to be studied. How will the material be transported: boat, truck or plane? The costs and times are of course different.

With this level of progress, it would be necessary to review your risk analysis. No doubt new risks will have been identified. In previously identified risks, some may have been eliminated by actions while preparing your proposal or clarifying with the client.

In short, I suggested an overview of some considerations that should be part of the preparation of a service offer.


Version Française

Votre proposition, offre de services avance, vous avez évalué la situation concernant le client. Nous avons clarifié, face au client, les délais de paiement, demandes de changement, types de collaboration, etc. Déjà nous avons débuté une estimation des coûts et du temps. L’impact potentiel des saisons a été considéré et le client en sera informé dans notre proposition.

Avec les informations disponibles,nous pourrons commencer à établir les flux financiers. Ceci nous permettra de mieux évaluer et préciser la structure de facturation. Oui, dans un projet, on souhaite minimiser les coûts liés au financement. Il faudra aussi s’assurer que ces frais seront considérés dans le projet.

Ne pas oubliezd’impliquer des avocats, ou d’autres conseillers qui auront un regard critique sur les termes que l’appel d’offre suggèrent. Au besoin, des suggestions d’améliorations et des clauses que vous insisterez pour modifier.

Vous avez un projet local, national ouinternational. Les implications sont différentes. Dans le cas d’un projet local ou national, les implications sont généralement simples, nous les connaissons déjà. Les lois peuvent être différentes si le projet dépasse l’environnement local. Un projet d’envergure national, peut être soumis à des lois,règlements ou normes différentes de votre lieux actuel.  Pour un projet au Canada par exemple, êtes-vous soumis à des exigences différentes si le projet n’est pas dans votre province d’origine? La réponse est oui, en cas de différent quel tribunal sera habileté à entendre la cause. Dans un projet d’infrastructure ou immobilier,les codes de construction diffèrent d’une région à l’autre.  Àvous de vérifier. 

Si le projet est dans un autre pays ou plusieurs autres pays,quel sera le système légal utilisé? Le vôtre, celui du pays qui a lancé l’appel d’offres ouun autre. La stabilité du système politique pourrait être à considérer. Les courants sociaux peuvent-ils avoir un impact sur le projet?

Au delà des considérations légales, il vous faudra considérer le taux de change sur les différentes devises qui seront utilisées pour la réalisation du projet. Un risque qui peut partiellement être couvert par des outils financiers.

Aurons-nous à respecterdes exigences concernant un minimum de contenu local ou d’embauche local?

Devrez-vous transporter du matériel dans le pays? Les contraintes d’importation sont à étudier. De quel façon le matériel sera transporté : bateau, camion ou avion? Les couts et les temps sont bien sûr différent.

Avec ce niveau d’avancement, il serait nécessaire de revoir votre analyse des risques. Sans doute de nouveaux risques auront été identifiés. Dans les risques précédemment identifiés, certains ont peut-être été éliminés par des actions de la préparation de votre proposition oudes clarification du client.

En bref, je vous ai suggéré un aperçu de quelques considérationsqui doivent faire partie de la préparation d’une offre de service.

Posted on: August 15, 2019 03:40 PM | Permalink | Comments (2)

The proposal - La proposition

Also in French🇫🇷

Following the decision to go ahead of the Go / NoGo. The proposal requires a serious analysis of the risks and opportunities for the company to complete the project and the expected benefits.

A deeper analysis concerns the customer, several questions imply it. One of the first should validate our past experience with this client or lack of experience in each case the associated risks. If we have already completed projects for this client, do we have a record of these projects and information about payment deadlines, change requests? Information that will be used during the preparation of the proposal. Your organization potentially has a registry documenting some key criteria for your customers. Other information may exist from credit agencies.

A call for tenders is never perfect. You may be able to ask for clarifications, which is usually the case. Eventually, you will have to make some assumptions to prepare your response to the tender. Assumptions will create risks, start documenting them.

It will be necessary to produce an estimate of the time of completion and all the associated costs. Depending on the size of the project, teams from several company groups may be involved. Each of the sub-units will be tempted to keep a certain margin, the maturity of your organization can influence this practice. You do not want to have hidden safety margins in each level of your proposal without knowing it. You may not be competitive anymore.

Depending on the type of project, you will have the equipment and/or subcontractors to be used. They will make their proposals. This evaluation must be done in parallel with yours, you do not want to have as sole information that of your subcontractors or suppliers.

Depending on the nature of your project, you will be involved with the seasons. This is important information, make sure that it is well indicated in your proposal. Some portions that can't or should be done during a frozen period, for example. Be clear. 

(To be continued)


🇫🇷

Suite à la décision d’aller de l’avant du Go/NoGo. La proposition requiert une analyse sérieuse des risques et des opportunités pour l’entreprise de réaliser le projet et des bénéfices prévus.

Une analyse plus approfondie concerne le client, plusieurs questions l’impliquent. Une des premières, devrait valider notre expérience passée avec ce client ou l’absence d’expérience dans chacun des cas les risques associés. Si nous avons déjà réalisé des projets pour ce client, possédons-nous un registre de ces projets et des informations concernant les délais de paiement, les demandes de changement ? Des informations qui nous serviront lors de la préparation de la proposition. Votre organisation dispose potentiellement un registre documentant certains critères clefs de vos clients. D’autres informations existent peut-être par des agences de crédit.

Un appel d’offres n’est jamais parfait. Vous pouvez peut-être demander des clarifications, c’est généralement le cas. Éventuellement, vous aurez à faire certaines hypothèses, pour bien préparer votre réponse à l’appel d’offres. Les hypothèses créeront des risques, commencez à les documenter.

Il faudra produire une estimation du temps de réalisation et de l’ensemble des coûts associés. Selon l’envergure du projet, des équipes de plusieurs groupes de l’entreprise pourraient être impliquées. Chacune des sous-unités sera tentée de se garder une certaine marge, la maturité de votre organisation peut influencer cette pratique. Vous ne souhaitez pas avoir des marges de sécurité cachées dans chacun des niveaux de votre proposition sans le savoir. Vous risquez de ne plus être compétitif.

Selon le type de projet, vous aurez du matériel et/ou des sous-traitants qui seront utilisés. Ils vous feront leurs propositions. Cette évaluation doit être faite en parallèle avec la vôtre, vous ne voulez pas avoir comme seule information celle de vos sous-traitants ou fournisseurs.

Selon la nature de votre projet, vous serez impliqué par les saisons. C’est une information importante, assurez-vous que c’est bien indiqué dans votre proposition. Certaines portions qui ne peuvent pas ou doivent être effectuées en période de gel, par exemple. Soyez clair.

(À suivre)

Posted on: August 07, 2019 07:30 AM | Permalink | Comments (3)

Go/NoGo

Pour la  version en Francais🇫🇷

The proposal usually prepared following a call for tenders. An important step for many companies must be done with great care.

 Many companies will already have a pre-analysis process, a Go / NoGo. In this process, we will determine if we want to move forward. Different criteria specific to the company will be used to decide.

 It is in this part of the process, an evaluation of the alignment of the proposed project with the strategy of the company will be evaluated. This preliminary analysis will make a choice. Remember that it is expensive to bid and that the human resources of the company are not unlimited.

 The elements to be evaluated are numerous, many criteria can be specific to the company. They will be influenced by the area of business, the size of the company, growth objectives, risk tolerance for example.

 A number of reviews analyzes are often performed. I provide you with some ideas that could align you.

 • In the case of a project in a foreign country, one will want to evaluate the political and economic stability, especially for a first project in the country.

• The call for tenders is made by a current customer or a new customer for the company. The risks are different, as well as the potential benefits.

• What will be the language of the communications, if not ours, do we have people internally or will we have to hire new people.

• The scope of the project, do we have the experience.

• What are the benefits of doing this project for the company, developing a new market segment in line with the strategic plan?

 We will probably want to have a preliminary assessment of the chances of winning the call for tenders. The other main bidders, who are they?

Following this analysis, we will decide on a Go / NoGo to bid.

 


🇫🇷

La proposition, généralement préparée suite à un appel d’offres. Une démarche importante pour beaucoup d’entreprises doit être faite avec beaucoup de soins.

De nombreuses entreprises auront déjà en place un processus de préanalyse, un Go/NoGo. Dans cette démarche, on établira si l’on souhaite aller de l’avant. Différents critères propres à l’entreprise serviront à décider. 

C’est dans cette portion de la démarche, une évaluation de l’enlignement du projet proposé avec la stratégie de l’entreprise sera réalisée. Cette analyse préliminaire permettra de faire un choix. Rappelons qu’il est couteux de soumissionner, et que les ressources humaines de l’entreprise ne sont pas illimitées. 

Les éléments à évaluer sont nombreux, beaucoup de critères peuvent être spécifiques à l’entreprise. Ils seront influencés par le domaine d’affaires, la taille de l’entreprise, les objectifs de croissances, la tolérance au risque par exemple.

Un certain nombre d’analyses sommaires sont souvent effectuées. Je vous fournis quelques idées qui pourraient vous aligner.

·      Dans le cas d’un projet dans un pays étranger, on voudra évaluer la stabilité politique et économique, surtout pour un premier projet dans le pays.

·      L’appel d’offres est fait par un client actuel ou un nouveau client pour l’entreprise. Les risques sont différents, ainsi que les bénéfices potentiels.

·      Quelle sera la langue des communications, si ce n’est pas la nôtre, avons-nous des personnes à l’interne ou devrons-nous engager de nouvelles personnes.

·      L’envergure du projet, en avons-nous l’expérience. 

·      Quels sont les bénéfices de faire ce projet pour l’entreprise, développer un nouveau segment de marché en lien avec le plan stratégique ?

On voudra surement avoir une évaluation préliminaire des chances de gagner l’appel d’offres. Les principaux autres soumissionnaires, qui sont-ils ?

Suite à cette analyse, on décidera d’un Go/NoGo pour soumissionner.

Posted on: July 29, 2019 12:00 PM | Permalink | Comments (8)

Call for Tenders -2 - Appel d'offres

Version en francais🇫🇷

In a previous “post”, I started with this statement.

“It is known in bidding, you always have to award the contract to the lowest bidder. This explains the poor quality of the work.

In fact, the poor quality of work is rather explicable by two factors controlled by the organization that makes the call for tenders and not the winning bidder.”

I was on the legal side. In the tender documents, it is important not only to mention which laws apply, among others, those of your country or region. In some cases, the laws of a third country are used. It is desirable to clearly specify all the processes surrounding cases of bad agreement. Do you want to use an arbitration mode, so who will choose the referee? And when? The arbitration will be final or there will be the possibility to challenge in court and in which court? Local or international.

Do you wish to have some form of security as to the complete fulfillment of the mandate? If so, in what forms: insurance, bail, etc.

The key members of the achievement team, you can require the proposal to have the CVs of these people. A penalty can also be associated with their unavailability.

Obviously, the winner of the tender will be paid. Many methods exist, I will not go around here. How will the payments be made? Again, there is no one approach. Is a sufficient amount kept until the contract is completed to the satisfaction of your company? This amount will be returned on final delivery or after commissioning.

Will the product of the call for tenders have a guarantee of durability or performance? A simple and common example, think about the reasonable life of roads or markings on the roads. Is it normal to have to repair or redo them before their first birthday? You must specify it, your bidders will be indebted to it, it would even be possible for you to retain the last amount until this period.

Before ending this overview of the tenders. Two often underutilized tools are bonuses and penalties. Each is a powerful tool to meet the dates of commissioning.

Some very public examples exist. For the bonus, I’m thinking of rebuilding a highway in California, the contractor had gotten millions of dollars for delivering more than a week in advance. You may have cases to share.


En francais 🇫🇷

Dans un précédent « post », j’ai commencé avec cette affirmation.

« C’est connu lors des appels d’offres on doit toujours accorder le contrat au plus bas soumissionnaire. C’est ce qui explique la pauvre qualité des travaux.

En fait, la pauvre qualité des travaux est plutôt explicable par deux facteurs contrôlés par l’organisation qui fait l’appel d’offres et non pas le soumissionnaire gagnant. »

J’en étais au volet légal. Dans les documents d’appel d’offres, il est important non seulement de mentionner quelles sont les lois applicables, entre autres, celles de votre pays ou de votre région. Dans certains cas, on utilise les lois d’un pays tiers. Il est souhaitable de bien préciser l’ensemble des processus entourant les cas de mauvaise entente. Désirez-vous utiliser un mode d’arbitrage, alors qui choisira l’arbitre ? Et quand ? L’arbitrage sera final ou il y aura la possibilité de contester en cour et dans quelle cour ? Locale ou internationale.

Souhaitez-vous avoir une forme de sécurité quant à la bonne réalisation complète du mandat ? Si oui, sous quelles formes : des assurances, une caution, etc.

Les membres clefs de l’équipe de réalisation, vous pouvez exiger dans la proposition de présenter les CV de ces personnes. Une pénalité peut aussi être associée à leurs non-disponibilités.  

Évidemment, le gagnant de l’appel d’offres sera rémunéré. Bien des méthodes existent, je n’en ferai pas le tour ici. Comment seront établis les paiements ? Là encore, il n’y a pas qu’une seule approche. Est-ce qu’un montant suffisant est gardé jusqu’à ce que le contrat soit complété à la satisfaction de votre entreprise ? Ce montant sera remis à la livraison finale ou après une mise en service.

Par la suite, le produit de l’appel d’offres aura-t-il une garantie de durabilité ou de performance ? Un exemple simple et fréquent, pensez à la durée de vie raisonnable des routes ou des marquages sur les routes. Est-ce normal de devoir les réparer ou les refaire avant leur premier anniversaire ? Vous devez le spécifier, vos soumissionnaires en seront redevables, il vous serait même possible de retenir un dernier montant jusqu’à cette période.

Avant de terminer ce survol des appels d’offres. Deux outils souvent sous-utilisés soient : les bonus et les pénalités. Chacun est un outil puissant pour respecter les dates de mise en service. 

Quelques exemples très publics existent. Pour le bonus, je pense à la reconstruction d’une autoroute en Californie, l’entrepreneur avait obtenu des millions $ pour avoir livré plus d’une semaine d’avance. Vous avez peut-être des cas à partager.

 

Posted on: July 23, 2019 01:31 PM | Permalink | Comments (0)

Call for tenders - Appel d'offres

[go to a French version]🇫🇷

It is known during tenders the contract is always awarded to the lowest bidder. This explains the poor quality of the work.

In fact, the poor quality of work is rather explicable by two factors controlled by the organization that makes the tenders and not the winning bidder.

The call for tenders is the time to clearly define what is required. In a call for tenders, some elements that constitute the call for tenders are clear. Other elements are forgotten or neglected.

First of all, are there requirements to be able to bid? It is possible to ask the bidders to qualify. It is up to you to determine the criteria of the call for tenders. For example, you can request financial statements, which is often not appreciated by bidders. It is information that will allow you to confirm that the bidders have the means to carry out your project. It is often requested to demonstrate the realization of similar project and customer references that you will be able to contact. You must take the necessary time.

Maybe your organization has a record of satisfaction of subcontractors and past projects. According to the information in this register, you could require a level of satisfaction, a history of work done. Analyze compliance with the contractual deadline. Obviously, some bidders may not have completed a mandate for your organization. Here you probably do not want to exclude them, make sure you have a reasonable number of bidders, open the door to new ones perhaps smaller.

Technical documents must be clear and complete. Regardless of the type of construction, IT or another type, this is what will be used to evaluate the proposal. It is also what will be used to evaluate the quality of what is provided to you.

Standards and laws must be respected, it is important to identify them. Your organization requires the respect or respect of certain procedures, you need to identify them well.

You have a planning of the execution needs, add it. In the case of a construction project, for example, is it desirable for the work to begin at a specific time? This is engineering, which will serve you for a subsequent call for tenders, take into account your internal deadlines. For works on public roads, how long will be acceptable between the start of work and the reopening of infrastructure, we all hate to see open roads with no works for days, weeks or more.

The legal and financial aspects must be identified. (To be continued)


🇫🇷

C’est connu, lors des appels d’offres, on doit toujours accorder le contrat au plus bas soumissionnaire. C’est ce qui explique la pauvre qualité des travaux.

En fait, la pauvre qualité des travaux est plutôt explicable par deux facteurs contrôlés par l’organisation qui fait l’appel d’offres et non pas le soumissionnaire gagnant.

L’appel d’offres, c’est le moment de bien définir ce qui est requis. Dans un appel d’offres, certains éléments qui constituent l’appel d’offres sont clairs. D’autres éléments sont oubliés ou négligés.

Tout d’abord y a-t-il des exigences pour pouvoir soumissionner? Il est possible de demander aux soumissionnaires de se qualifier. C’est à vous de bien déterminer les critères de l’appel d’offres. Par exemple, vous pouvez demander les états financiers, ça ne plaît souvent pas aux soumissionnaires. C’est une information qui pourra vous permettre de confirmer que les soumissionnaires ont les moyens de réaliser votre projet. Il est souvent demandé de démontrer la réalisation de projet similaire et des références de clients que vous pourrez contacter. Il faut prendre le temps nécessaire.

Peut-être que votre organisation a un registre de satisfaction des sous-traitants et des projets passés. Selon l’information de ce registre, vous pourriez exiger un niveau de satisfaction, un historique des travaux réalisés. Analysez le respect du délai et autre élément contractuel. Évidemment, certains soumissionnaires pourraient ne pas avoir réalisé de mandat pour votre organisation. Ici, vous ne voulez sans doute pas les exclurent, assurez-vous d’avoir un nombre de soumissionnaires raisonnable, ouvrez la porte à de nouveaux peut-être plus petits.

Les documents techniques doivent être clairs et complets. Peu importe le type de projets construction, TI ou autre, c’est ce qui vous servira à évaluer la proposition. C’est aussi ce qui servira à évaluer la qualité de ce qui vous est fourni.

Des normes et des lois doivent être respectées, il est important de les identifier. Votre organisation exige le respect ou le respect de certaines procédures, il faut bien les identifier.

Vous avez une planification de votre besoin de réalisation, ajoutez-la. Dans le cas d’un projet de construction par exemple, est-il souhaitable que les travaux commencent à un moment précis? C’est de l’ingénierie, qui vous servira pour un appel d’offres subséquent, tenu compte de vos délais internes. Ce sont des travaux sur la voie publique, combien de temps sera acceptable entre le début des travaux et la réouverture des infrastructures, nous détestons tous de voir une route éventrée sans travaux pendant des jours, des semaines.

Les volets légal et financier doivent être identifiés. (À suivre)

 

 

Posted on: July 16, 2019 11:53 AM | Permalink | Comments (1)
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"Thus the metric system did not really catch on in the States, unless you count the increasing popularity of the nine-millimeter bullet."

- Dave Barry

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