Project Management

Benefits with Risk

by
Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

About this Blog

RSS

Recent Posts

Negotiation - Bidder | Négociation - Exécutant

The Missing Interview - Entrevue Manquante

Selection - Sélection

Proposal - 2 - Proposition

The proposal - La proposition

Selection - Sélection

To view in French🇫🇷We launched a call for tenders and at the end of the bidding period, we received several proposals. We come to the important stage of selecting the best proposal.

During the call for tenders, we identified points on which the bidders would be evaluated, but not only on the price. Here is an overview of an approach for evaluating the bids received.

We will have to make an evaluation grid of the different proposals. During the call for tenders, the different criteria were identified and weighting was indicated for each.

Our table or evaluation grid will have one line for each criteria and weighting for each. The table will also have one column per submission received.

Criteria

Weighting

Bidder 1

...

Bidder X

concept

30

 

 

 

Project Manager

 

 

 

 

...

 

 

 

 

Total

100

 

 

 

Our grid will have as many lines as we had evaluation criteria indicated during the call for tenders.

We will make a total of points for each bidder.

During the call for tenders, you indicated the weighting of the criteria and its impact on the evaluation of the bid. It is up to you to establish this weighting, before the call for tenders, and to indicate it in the RFP. Do you have a bonus for the most interesting bid before considering the price?

Our table will have a line for the amount submitted by each bidder. Each amount will be recalculated, influenced by the score on criteria. I encountered different methods of weighting the amount submitted. Some regions may by regulation impose a method. In this calculation, we integrate the respect of the criteria with the submitted price. For example, for the best bidder according to the criteria, the price is not changed. For other bidders, their prices are increased according to the difference with the best score. A 10% lower score would increase the bidder's price by 10%.

Criteria

Weighting

Bidder 1

...

Bidder X

concept

30

 

 

 

Project Manager

 

 

 

 

...

 

 

 

 

Total

100

100

 

80

Price

 

100 $

 

100 $

Adjusted Price

 

100 $

 

120 $

The last line of the table will represent the revised value of the proposed price for each of the bidders. If you want to select the lowest bidder, it will be based on this adjusted price.

Other criteria may also exist. Some streams of ideas advise eliminating bids that have not reached a point threshold, or have a deviation deemed too high, for example, 20% compared to other bids. Several laws and regulations may limit what can be done in the weighting, at the local level, of the country or world trade if the country making the call for tenders adheres to certain agreements or is a member of an organization such as WTO (World Trade Organisation).


Version en Francais🇫🇷

Nous avons lancé un appel d’offres à la fin de la période de soumission et nous avons reçu plusieurs propositions. Nous arrivons à l’étape importante de la sélection de la meilleure proposition.

Nous avons, lors de l’appel d’offres, identifié des points sur lesquels les soumissionnaires seraient évalués, mais pas seulement sur le prix. Voici un survol d’une approche d’évaluation des soumissions reçues.

Nous aurons donc à faire une grille d’évaluation des différentes propositions. Lors de l’appel d’offres, les différents critères ont été identifiés et une pondération a été indiquée pour chacun.

Notre tableau ou grille d’évaluation aura une ligne pour chacun des critères et une pondération pour chacun. Le tableau aura aussi une colonne par soumission reçue.

Critères

Pondération

Soumissionnaire 1

Soumissionnaire X

Concept

30

 

 

 

Gestionnaire du projet

5

 

 

 

 

 

 

 

Total

100

 

 

 

Notre grille aura autant de lignes que nous avions de critères d’évaluation indiqués lors de l’appel d’offres.

Nous ajouterons un total des points pour chaque soumissionnaire.

Lors de l’appel d’offres, vous avez indiqué la pondération des critères et son impact sur l’évaluation de la soumission. C’est à vous d’établir cette pondération, avant l’appel d’offres, et de l’indiquer dans celui-ci. Avez-vous un bonus pour la soumission la plus intéressante avant de considérer le prix?

Notre tableau aura une ligne pour le montant soumis par chaque soumissionnaire. Chaque montant sera soumis à un recalcul, influencé par le pointage. J’ai rencontré différentes approches de pondération du montant soumis. Certaines régions peuvent par réglementations imposer une approche. Dans ce calcul, on intègre le respect des critères avec le prix soumis. Par exemple, pour le meilleur soumissionnaire selon les critères, le prix n’est pas modifié. Pour les autres soumissionnaires, leurs prix sont majorés en fonction de l’écart avec le meilleur pointage. Un pointage de 10 % plus bas augmenterait de 10 % le prix de ce soumissionnaire.  

Critères

Pondération

Soumissionnaire 1

Soumissionnaire X

Concept

30

 

 

 

Gestionnaire du projet

5

 

 

 

 

 

 

 

Total

100

100

 

80

Prix

 

100 $

 

100 $

Prix ajusté

 

100 $

 

120 $

La dernière ligne du tableau représentera la valeur révisée du prix proposé pour chacun des soumissionnaires. Si l’on souhaite sélectionner le plus bas soumissionnaire, ce sera en fonction de ce prix ajusté. 

D’autres critères peuvent aussi exister. Certains courants conseillent d’éliminer les soumissions qui n’ont pas atteint un seuil de points, ou qui ont un écart jugé trop important, par exemple, 20 % par rapport aux autres soumissions. Plusieurs lois et règlements peuvent limiter ce qu’il est possible de fairedans la pondération, autant au niveau local, du pays ou du commerce mondial si le pays qui réalise l’appel d’offres adhère à certaines ententes ou est membre d’organisme tel OMC (Organisation Mondiale du Commerce).

Posted on: August 23, 2019 12:00 AM | Permalink | Comments (0)

Proposal - 2 - Proposition

Goto French🇫🇷 p> p>

Your proposal, service offer has progressed, you have assessed the situation regarding the client. We clarified, concerning the customer, the payment delay, requests for change, types of collaboration, etc. Already we have started an estimate of costs and time. The potential impact of the seasons has been considered and the client will be informed in our proposal.

With the information available, we can begin to establish financial cashflows. This will allow us to better evaluate and specify the billing structure. Yes, in a project, we want to minimize the costs of financing. It will also be necessary to ensure that these costs will be considered in the project.

Do not forget to involve lawyers or other advisers who will take a critical look at the terms that the tender suggest. If necessary, suggestions for improvements and some clauses that you will insist on changing.

You have a local, national or international project. The implications are different. In the case of a local or national project, the implications are usually simple, we already know them. The laws may be different if the project goes beyond the local environment. A national project may be subject to laws, regulations or standards different from your current location. For a project in Canada for example, do you have different requirements if the project is not in your home province? The answer is yes, in case of different which court will be able to hear the case. In an infrastructure or real estate project, building codes differ from one region to another. It's up to you to check.

If the project is in another country or several other countries, what will be the legal system used? Yours, the one from the country that launched the tender or another. The stability of the political system may need to be considered. Can social currents have an impact on the project?

Beyond the legal considerations, you will have to consider the exchange rate on the different currencies that will be used for the realization of the project. A risk that can be partially covered by financial tools.

Will we have to meet the requirements for minimal local content or local hiring?

Do you have to transport equipment in the country? Import constraints are to be studied. How will the material be transported: boat, truck or plane? The costs and times are of course different.

With this level of progress, it would be necessary to review your risk analysis. No doubt new risks will have been identified. In previously identified risks, some may have been eliminated by actions while preparing your proposal or clarifying with the client.

In short, I suggested an overview of some considerations that should be part of the preparation of a service offer.


Version Française

Votre proposition, offre de services avance, vous avez évalué la situation concernant le client. Nous avons clarifié, face au client, les délais de paiement, demandes de changement, types de collaboration, etc. Déjà nous avons débuté une estimation des coûts et du temps. L’impact potentiel des saisons a été considéré et le client en sera informé dans notre proposition.

Avec les informations disponibles,nous pourrons commencer à établir les flux financiers. Ceci nous permettra de mieux évaluer et préciser la structure de facturation. Oui, dans un projet, on souhaite minimiser les coûts liés au financement. Il faudra aussi s’assurer que ces frais seront considérés dans le projet.

Ne pas oubliezd’impliquer des avocats, ou d’autres conseillers qui auront un regard critique sur les termes que l’appel d’offre suggèrent. Au besoin, des suggestions d’améliorations et des clauses que vous insisterez pour modifier.

Vous avez un projet local, national ouinternational. Les implications sont différentes. Dans le cas d’un projet local ou national, les implications sont généralement simples, nous les connaissons déjà. Les lois peuvent être différentes si le projet dépasse l’environnement local. Un projet d’envergure national, peut être soumis à des lois,règlements ou normes différentes de votre lieux actuel.  Pour un projet au Canada par exemple, êtes-vous soumis à des exigences différentes si le projet n’est pas dans votre province d’origine? La réponse est oui, en cas de différent quel tribunal sera habileté à entendre la cause. Dans un projet d’infrastructure ou immobilier,les codes de construction diffèrent d’une région à l’autre.  Àvous de vérifier. 

Si le projet est dans un autre pays ou plusieurs autres pays,quel sera le système légal utilisé? Le vôtre, celui du pays qui a lancé l’appel d’offres ouun autre. La stabilité du système politique pourrait être à considérer. Les courants sociaux peuvent-ils avoir un impact sur le projet?

Au delà des considérations légales, il vous faudra considérer le taux de change sur les différentes devises qui seront utilisées pour la réalisation du projet. Un risque qui peut partiellement être couvert par des outils financiers.

Aurons-nous à respecterdes exigences concernant un minimum de contenu local ou d’embauche local?

Devrez-vous transporter du matériel dans le pays? Les contraintes d’importation sont à étudier. De quel façon le matériel sera transporté : bateau, camion ou avion? Les couts et les temps sont bien sûr différent.

Avec ce niveau d’avancement, il serait nécessaire de revoir votre analyse des risques. Sans doute de nouveaux risques auront été identifiés. Dans les risques précédemment identifiés, certains ont peut-être été éliminés par des actions de la préparation de votre proposition oudes clarification du client.

En bref, je vous ai suggéré un aperçu de quelques considérationsqui doivent faire partie de la préparation d’une offre de service.

Posted on: August 15, 2019 03:40 PM | Permalink | Comments (3)

Go/NoGo

Pour la  version en Francais🇫🇷

The proposal usually prepared following a call for tenders. An important step for many companies must be done with great care.

 Many companies will already have a pre-analysis process, a Go / NoGo. In this process, we will determine if we want to move forward. Different criteria specific to the company will be used to decide.

 It is in this part of the process, an evaluation of the alignment of the proposed project with the strategy of the company will be evaluated. This preliminary analysis will make a choice. Remember that it is expensive to bid and that the human resources of the company are not unlimited.

 The elements to be evaluated are numerous, many criteria can be specific to the company. They will be influenced by the area of business, the size of the company, growth objectives, risk tolerance for example.

 A number of reviews analyzes are often performed. I provide you with some ideas that could align you.

 • In the case of a project in a foreign country, one will want to evaluate the political and economic stability, especially for a first project in the country.

• The call for tenders is made by a current customer or a new customer for the company. The risks are different, as well as the potential benefits.

• What will be the language of the communications, if not ours, do we have people internally or will we have to hire new people.

• The scope of the project, do we have the experience.

• What are the benefits of doing this project for the company, developing a new market segment in line with the strategic plan?

 We will probably want to have a preliminary assessment of the chances of winning the call for tenders. The other main bidders, who are they?

Following this analysis, we will decide on a Go / NoGo to bid.

 


🇫🇷

La proposition, généralement préparée suite à un appel d’offres. Une démarche importante pour beaucoup d’entreprises doit être faite avec beaucoup de soins.

De nombreuses entreprises auront déjà en place un processus de préanalyse, un Go/NoGo. Dans cette démarche, on établira si l’on souhaite aller de l’avant. Différents critères propres à l’entreprise serviront à décider. 

C’est dans cette portion de la démarche, une évaluation de l’enlignement du projet proposé avec la stratégie de l’entreprise sera réalisée. Cette analyse préliminaire permettra de faire un choix. Rappelons qu’il est couteux de soumissionner, et que les ressources humaines de l’entreprise ne sont pas illimitées. 

Les éléments à évaluer sont nombreux, beaucoup de critères peuvent être spécifiques à l’entreprise. Ils seront influencés par le domaine d’affaires, la taille de l’entreprise, les objectifs de croissances, la tolérance au risque par exemple.

Un certain nombre d’analyses sommaires sont souvent effectuées. Je vous fournis quelques idées qui pourraient vous aligner.

·      Dans le cas d’un projet dans un pays étranger, on voudra évaluer la stabilité politique et économique, surtout pour un premier projet dans le pays.

·      L’appel d’offres est fait par un client actuel ou un nouveau client pour l’entreprise. Les risques sont différents, ainsi que les bénéfices potentiels.

·      Quelle sera la langue des communications, si ce n’est pas la nôtre, avons-nous des personnes à l’interne ou devrons-nous engager de nouvelles personnes.

·      L’envergure du projet, en avons-nous l’expérience. 

·      Quels sont les bénéfices de faire ce projet pour l’entreprise, développer un nouveau segment de marché en lien avec le plan stratégique ?

On voudra surement avoir une évaluation préliminaire des chances de gagner l’appel d’offres. Les principaux autres soumissionnaires, qui sont-ils ?

Suite à cette analyse, on décidera d’un Go/NoGo pour soumissionner.

Posted on: July 29, 2019 12:00 PM | Permalink | Comments (8)

Did you , consider other risk like new technologies

Categories: Transparency

Always interested in new technologies, I'm also interested in an evaluation of risk. In this case, it might not have a direct relation to project management. Personally, I find that we tend to not evaluate risk from a supplier or other parties involve in our project.

In this case, Cryptocurrency is involved or the organization governance. What is the risk of doing business with the corporation xyz? Do you really evaluate it?

Look at this article "QuadrigaCX: How To Lose $140 Million In An Instant"

What would append to your project if it depended in an organization that seems to have just one key resource?

Posted on: February 05, 2019 07:32 PM | Permalink | Comments (6)

Skin deep technologies

New technologies always closer to us. It is not the first time I see about those microchips implant. Just got me thinking, how fast would it be widespread.

Could we see those kinds of implant used to track people on a large construction site?

Could high-security site make that mandatory? 

It can check your health, so could tell your employer on drug, alcohol or other info!

How would you see that use in your context?

Many things need to be considered. Are there legislation that protects/limit usage of this new technologies! What is the governance? 

 

Article: Thousands Of Swedes Are Inserting Microchips Under Their Skin 

Posted on: October 23, 2018 08:48 AM | Permalink | Comments (9)
ADVERTISEMENTS

"A closed mind is like a closed book; just a block of wood."

- Chinese Proverb

ADVERTISEMENT

Sponsors