Project Management

Benefits with Risk

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Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

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Proposal - 2 - Proposition

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Your proposal, service offer has progressed, you have assessed the situation regarding the client. We clarified, concerning the customer, the payment delay, requests for change, types of collaboration, etc. Already we have started an estimate of costs and time. The potential impact of the seasons has been considered and the client will be informed in our proposal.

With the information available, we can begin to establish financial cashflows. This will allow us to better evaluate and specify the billing structure. Yes, in a project, we want to minimize the costs of financing. It will also be necessary to ensure that these costs will be considered in the project.

Do not forget to involve lawyers or other advisers who will take a critical look at the terms that the tender suggest. If necessary, suggestions for improvements and some clauses that you will insist on changing.

You have a local, national or international project. The implications are different. In the case of a local or national project, the implications are usually simple, we already know them. The laws may be different if the project goes beyond the local environment. A national project may be subject to laws, regulations or standards different from your current location. For a project in Canada for example, do you have different requirements if the project is not in your home province? The answer is yes, in case of different which court will be able to hear the case. In an infrastructure or real estate project, building codes differ from one region to another. It's up to you to check.

If the project is in another country or several other countries, what will be the legal system used? Yours, the one from the country that launched the tender or another. The stability of the political system may need to be considered. Can social currents have an impact on the project?

Beyond the legal considerations, you will have to consider the exchange rate on the different currencies that will be used for the realization of the project. A risk that can be partially covered by financial tools.

Will we have to meet the requirements for minimal local content or local hiring?

Do you have to transport equipment in the country? Import constraints are to be studied. How will the material be transported: boat, truck or plane? The costs and times are of course different.

With this level of progress, it would be necessary to review your risk analysis. No doubt new risks will have been identified. In previously identified risks, some may have been eliminated by actions while preparing your proposal or clarifying with the client.

In short, I suggested an overview of some considerations that should be part of the preparation of a service offer.


Version Française

Votre proposition, offre de services avance, vous avez évalué la situation concernant le client. Nous avons clarifié, face au client, les délais de paiement, demandes de changement, types de collaboration, etc. Déjà nous avons débuté une estimation des coûts et du temps. L’impact potentiel des saisons a été considéré et le client en sera informé dans notre proposition.

Avec les informations disponibles,nous pourrons commencer à établir les flux financiers. Ceci nous permettra de mieux évaluer et préciser la structure de facturation. Oui, dans un projet, on souhaite minimiser les coûts liés au financement. Il faudra aussi s’assurer que ces frais seront considérés dans le projet.

Ne pas oubliezd’impliquer des avocats, ou d’autres conseillers qui auront un regard critique sur les termes que l’appel d’offre suggèrent. Au besoin, des suggestions d’améliorations et des clauses que vous insisterez pour modifier.

Vous avez un projet local, national ouinternational. Les implications sont différentes. Dans le cas d’un projet local ou national, les implications sont généralement simples, nous les connaissons déjà. Les lois peuvent être différentes si le projet dépasse l’environnement local. Un projet d’envergure national, peut être soumis à des lois,règlements ou normes différentes de votre lieux actuel.  Pour un projet au Canada par exemple, êtes-vous soumis à des exigences différentes si le projet n’est pas dans votre province d’origine? La réponse est oui, en cas de différent quel tribunal sera habileté à entendre la cause. Dans un projet d’infrastructure ou immobilier,les codes de construction diffèrent d’une région à l’autre.  Àvous de vérifier. 

Si le projet est dans un autre pays ou plusieurs autres pays,quel sera le système légal utilisé? Le vôtre, celui du pays qui a lancé l’appel d’offres ouun autre. La stabilité du système politique pourrait être à considérer. Les courants sociaux peuvent-ils avoir un impact sur le projet?

Au delà des considérations légales, il vous faudra considérer le taux de change sur les différentes devises qui seront utilisées pour la réalisation du projet. Un risque qui peut partiellement être couvert par des outils financiers.

Aurons-nous à respecterdes exigences concernant un minimum de contenu local ou d’embauche local?

Devrez-vous transporter du matériel dans le pays? Les contraintes d’importation sont à étudier. De quel façon le matériel sera transporté : bateau, camion ou avion? Les couts et les temps sont bien sûr différent.

Avec ce niveau d’avancement, il serait nécessaire de revoir votre analyse des risques. Sans doute de nouveaux risques auront été identifiés. Dans les risques précédemment identifiés, certains ont peut-être été éliminés par des actions de la préparation de votre proposition oudes clarification du client.

En bref, je vous ai suggéré un aperçu de quelques considérationsqui doivent faire partie de la préparation d’une offre de service.

Posted on: August 15, 2019 03:40 PM | Permalink | Comments (3)

Stakeholders - Parties Prenantes

Congratulation, you have just been appointed to lead a new project. Lots of work is waiting for you. 

You will have to identify the various stakeholders. Your project will have a major impact on the population in an area of your community. The project could be a public place construction, a new web access point for residents, the construction or upgrade to local commerce.

Who are those stakeholders to the project?

We can rapidly think of the client, but who is the client? The person that request you to take the project, you superior in the company. The organization that has mandated your company to realize the project.I fact all those answers are true.

Other stakeholders should be considered? Yes, of course.

We should think of the user of the product of the project obviously. They are often more important then we think. Each type of project would have a couple of distinct user groups. In a construction project, we can think of pedestrian, cyclists. Who else? Did you consider the different age groups that would live in the space or people with some handicap? Other specific user groups could be added according to the project. The close neighbour hod like stores that would be impacted during the project and after.

For a web or IT, the project will have a similar range of stakeholders. The users of the system will be of all ages, some may have a visual handicap. 

Other stakeholders will need to be identified according to the project, autorités for example.

For each of those stakeholders, you should identify their positive and negative views on the project.

Would each of those stakeholders expect the same kind of benefits from the project? Absolutely not.

If we just take a look at benefits from your superior and the organization they are likely different. And what about the organization that did give your company the mandate. Take the time to identify in detail what are the benefits expected and their relative importance.

When you will be negotiating some adjustments. This kind of understanding will make a difference and will help justify choices.

You could be lucky, and receive a business analysis that supplies this information. That the required time to make your own analysis, you might have some addition to make.

Make a project success.


[French version]

Félicitation, vous venez d’êtres nommé à la direction d’un nouveau projet. Beaucoup de travail vous attend. 

Vous aurez à identifier les différentes parties prenantes. Votre projet aura un impact majeur sur la population d’un secteur de votre communauté. Le projet pourrait être de la construction de place publique, un nouveau point d’accès Web pour les résidents, la construction ou le réaménagement d’une succursale d’un commerce.

Qui sont donc les parties prenantes au projet?

On pense rapidement au client, mais qui est le client? La personne qui vous demande de réaliser le projet, votre supérieur dans l’organisation. L’organisation qui a confié le mandat à votre entreprise. En fait, toutes ces réponses sont bonnes. 

D’autres parties prenantes devraient être considérées? Bien sûr.

On pensera évidemment aux utilisateurs du produit du projet. Ils sont souvent plus importants qu’on ne le pense. Chaque type de projet aura quelques groupes d’utilisateur distincts. Dans les cas de construction, on pourrait penser aux piétons, aux cyclistes. Qui d’autre? Avez-vous considéré les différents groupes d’âge qui utiliseront l’endroit, les personnes souffrant d’un handicap? D’autres pourraient surement s’ajouter selon le projet. Le voisinage immédiat tels les commerces qui seront affectés par les travaux et après les travaux.

Un projet informatique (WEB) aura une gamme similaire de parties prenantes. Les utilisateurs seront de tout âge, certains auront des handicaps visuels. 

D’autres parties existeront selon le projet, les autorités par exemple.

Pour chacun des groupes identifiés, les avantages et inconvénients du projet sont à déterminer.

Est-ce que chacun des groupes attend le même type de bénéfices du projet? Absolument pas.

Si l’on considère les clients seulement les bénéfices pour votre supérieur et l’organisation ne sont pas les mêmes entre eux. De plus généralement pas les mêmes que ceux attendus par le client. Prenez le temps de bien identifier pour chacun d’entre eux les bénéfices attendus et leur importance relative. 

Lorsque vous aurez à négocier les ajustements. Cette compréhension complète de la situation vous permettra de bien justifier les choix.

Si vous êtes chanceux, vous aurez une analyse d’affaire du projet qui vous fournira cette information. Prenez le temps d’en faire l’analyse vous-même vous aurez peut-être des ajouts. 

Bon projet.

 

Posted on: July 02, 2019 11:58 AM | Permalink | Comments (4)
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Don't ever take a fence down until you know why it was put up.

- Robert Frost

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