Project Management

Benefits with Risk

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Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

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The Right Time To Act - Le bon moment pour agir

🇫🇷There is always a better time to act: too early may not have the desired impact and too late may look like a sword stroke.

COVID-19

When reading an&nbsarticle on March 10, 2020, concerning the progression of the Covid-19 virus, I found interesting documentation on risk mitigation. In project management, it would be impossible to have this type of information. However, I am convinced that for certain risks there is a good time to deal with it.

Recent history in the fight against viruses reveals many lessons learned. During the Spanish flu, in 1918 several cities implemented measures to stop or rather slow down the progression. The timing has had a big impact. Some cities had implemented mitigations at the right time, others belatedly, and still others implemented them and then stopped them to reimplement them. In the first case, the contagion curve was moderate, in the second the curve was exponential before falling, and in the third case, it was a camel curve with two bumps.

For the Covid-19 we already have clear information on the impact of implementing the measures at the right time. Obviously, for the Hubei region nobody could be prepared, the reaction time of the medical profession was effective, we know that it was the political world which was slow to admit the facts. China, however, imposed significant mitigations in the other regions, which kept contamination at a manageable level. Other countries then had indications that they were affected: South Korea, Iran and Italy. The delay in implementing the appropriate mitigations has allowed the virus to grow exponentially. The progression in other countries will be similar to China, except Hubei, or exponential we will know in the coming weeks. It is undoubtedly possible to put in place mitigations in most countries even if it is not possible to have the strict controls that China has used. Mitigations applied too early may not have the necessary effect due to the non-participation of the population.

In projects for risk management, there are also better times to set up mitigations. A few years ago, in a project to build a hospital center, to manage the risk of fungal contamination, we implemented a series of actions that enabled all of the stakeholders to be proactive. Training sessions were given by specialists in the field, daily measurements were made. Result the risk did not materialize. A similar project at the same time made the news with mould contamination. Our project team was satisfied that mitigations were in place.

Having implemented the mitigations a few months earlier would no doubt have discouraged stakeholders who would not have found the mitigations relevant. If we had waited, we might have made the pages of the newspapers.

Identifying the mitigations to take early is important, as is putting them in place at the right time.

 


Le bon moment pour agir

Il existe toujours un meilleur moment pour agir : trop tôt peut ne pas avoir l’impact désiré et trop tard s’apparenter à un coup d’épée dans l’eau.

COVID-19

Lors de la lecture d’un article du 10 mars 2020, concernant la progression du virus Covid-19, j’ai trouvé une documentation intéressante sur la mitigation d’un risque. Dans la gestion de projet, il serait impossible d’avoir ce type d’information. Cependant, je suis convaincu que pour certains risques il existe un bon moment pour y faire face.

L’histoire récente concernant la lutte contre les virus révèle beaucoup de leçons apprises. Lors de la grippe espagnole, en 1918 plusieurs villes ont mis en place des mesures pour arrêter ou plutôt ralentir la progression. Le moment choisi a eu un impact important. Certaines villes avaient implanté des mitigations au bon moment, d’autres tardivement, et d’autres encore les ont mise en place puis les ont arrêtées pour les remettre en place. Dans le premier cas, la courbe de contagion a été modérée, dans le second la courbe a été exponentielle avant de baisser, et dans le troisième cas ce fut une courbe en dos de chameau avec deux bosses.

Pour le Covid-19 nous avons déjà des informations claires de l’impact de mettre en place les mesures au bon moment. Évidemment pour la région de Hubei personne ne pouvait être préparé, le temps de réaction du corps médical a été efficace, nous savons que c’est le monde politique qui a tardé à reconnaître les faits. La Chine a cependant imposé des mitigations importantes dans les autres régions, ce qui a permis de maintenir la contamination à un niveau contrôlable. D’autres pays ont ensuite eu des indices qu’ils étaient atteints : la Corée du sud, l’Iran et l’Italie. Le délai dans la mise en place des mitigations appropriées a laissé le virus progresser de façons exponentielles. La progression dans les autres pays sera similaire à la Chine, mis à part Hubei, ou exponentiel nous le saurons dans les prochaines semaines. Il est sans doute possible de mettre en place des mitigations dans la plupart des pays même s’il n’est pas possible d’avoir des contrôles aussi stricts que la Chine a utilisés. Les mitigations appliquées trop tôt pourraient ne pas avoir l’effet nécessaire par la non-participation de la population.

En gestion des risques dans les projets, il y a aussi de meilleurs moments pour mettre en place des mitigations. Il y a quelques années dans un projet de construction d’un centre hospitalier, pour la gestion du risque de contamination fongique, nous avons mis en place une série d’actions qui a permis à l’ensemble des intervenants d’être proactifs. Des séances de formation ont été données par des spécialistes du domaine, des mesures journalières étaient faites. Résultat le risque ne ce n’est pas matérialisé. Un projet similaire au même moment a fait les journaux avec une contamination fongique. Notre équipe de projet a été satisfaite que des mitigations étaient en place.

Avoir mis en place les mitigations quelques mois plus tôt aurait sans doute découragé les intervenants qui n’auraient pas trouvé pertinentes les mitigations. Avoir attendu nous aurions peut-être fait les pages des journaux.

Identifier tôt les mitigations à prendre est important, les mettre en place au bon moment l’est tout autant. 

Posted on: March 15, 2020 06:14 PM | Permalink | Comments (4)

Unexpected events

Will the current context of the COVID-19 virus affect your project? Is this already the case?

Despite all the technology we have or because of it, the impact of viruses is enormous. A virus can go around the world in a few days, and even in a few hours.

For most projects, this will probably have little or no impact. If so, you're in luck! However, this is not the case for all projects.

Your project is supplied by products that contain components made in the region of the epicentre of contamination. How will a delay in receiving products affect your project? Will he have to undergo a minor or major delay? Does your contract consider this type of event as force majeure? It's time to look at what your options are.

The transport of goods is strongly impacted. A Canadian company supplies air handling systems that are used in hospitals for one of the Wuhan hospital projects. However, although the equipment is available, it is not possible to transport it to its destination, priority being given to medical supplies.

The impact could be longer than what could have been planned. What are the other solutions? Using a replacement product that is manufactured in a region not affected by COVID-19, possibly with different performance. In the current context, you still have to check with your client which variations in quality, cost or probable delay are the most acceptable. Similar products with a different superior or inferior performance and a similar impact on costs and deadlines potentially exist, it's up to you to offer them.

Will the increasing possibility of a pandemic affect your suppliers? An analysis of their sources of supply, their risks is undoubtedly desirable.

An opportunity could also arise. Indeed it seems more and more possible that the impact of a slowdown in the economy leads to a drop in interest rates, will allow a lower cost for the financing of your project.

A complete analysis of the situation of your project is necessary.


Le contexte actuel du virus COVID-19 affectera-t-il votre projet? Est-ce déjà le cas?

Malgré toute la technologie dont nous disposons ou à cause de celle-ci, l’impact des virus est énorme. Un virus peut faire le tour de la planète en quelques jours, et même en quelques heures.

Pour la plupart des projets, ce sera sans doute sans impact ou très peu. Si c’est votre cas, vous avez de la chance! Cependant, ce n’est pas le cas pour l’ensemble des projet

L’approvisionnement de votre projet est assuré par des produits qui comportent des composantes fabriquées dans la région de l’épicentre de la contamination. Comment un retard de réception des produits affectera votre projet ? Devra-t-il subir un retard mineur ou majeur? Votre contrat considère-t-il ce type d’événement comme force majeure? Il est temps de regarder quelles sont vos options.

Le transport des marchandises est fortement impacté. Une entreprise canadienne fournit des systèmes de traitement d’air qui sont utilisés dans les hôpitaux, pour un des projets d’hôpitaux de Wuhan. Cependant bien que les équipements soient disponibles, il n’est pas possible de les transporter à destination, la priorité étant donnée aux fournitures médicales.

L’impact pourrait être plus long que ce qui a pu être planifié. Quelles sont les autres solutions? L’utilisation d’un produit de remplacement qui n’est pas affecté par le COVID-19, peut-être avec une performance différente. Dans le contexte actuel, il vous reste à vérifier auprès de votre client lesquelles des variations de qualité, de coûts ou de délai probable sont les plus acceptables. Des produits similaires ayant une performance différente supérieure ou inférieure et un impact similaire sur les coûts et les délais existent potentiellement, à vous de les proposer.

 La possibilité croissante d’une pandémie, affectera-t-elle vos fournisseurs? Une analyse de leurs sources d’approvisionnement, de leurs risques est sans doute souhaitable.

Une opportunité pourrait aussi se présenter. En effet il semble de plus en plus possible que l’impact d’un ralentissement de l’économie entraine une baisse de taux d’intérêt, permettra un coût moindre pour le financement de votre projet.

Une analyse complète de la situation de votre projet est nécessaire.

Posted on: February 26, 2020 03:08 PM | Permalink | Comments (1)

Selection - Sélection

To view in French🇫🇷We launched a call for tenders and at the end of the bidding period, we received several proposals. We come to the important stage of selecting the best proposal.

During the call for tenders, we identified points on which the bidders would be evaluated, but not only on the price. Here is an overview of an approach for evaluating the bids received.

We will have to make an evaluation grid of the different proposals. During the call for tenders, the different criteria were identified and weighting was indicated for each.

Our table or evaluation grid will have one line for each criteria and weighting for each. The table will also have one column per submission received.

Criteria

Weighting

Bidder 1

...

Bidder X

concept

30

 

 

 

Project Manager

 

 

 

 

...

 

 

 

 

Total

100

 

 

 

Our grid will have as many lines as we had evaluation criteria indicated during the call for tenders.

We will make a total of points for each bidder.

During the call for tenders, you indicated the weighting of the criteria and its impact on the evaluation of the bid. It is up to you to establish this weighting, before the call for tenders, and to indicate it in the RFP. Do you have a bonus for the most interesting bid before considering the price?

Our table will have a line for the amount submitted by each bidder. Each amount will be recalculated, influenced by the score on criteria. I encountered different methods of weighting the amount submitted. Some regions may by regulation impose a method. In this calculation, we integrate the respect of the criteria with the submitted price. For example, for the best bidder according to the criteria, the price is not changed. For other bidders, their prices are increased according to the difference with the best score. A 10% lower score would increase the bidder's price by 10%.

Criteria

Weighting

Bidder 1

...

Bidder X

concept

30

 

 

 

Project Manager

 

 

 

 

...

 

 

 

 

Total

100

100

 

80

Price

 

100 $

 

100 $

Adjusted Price

 

100 $

 

120 $

The last line of the table will represent the revised value of the proposed price for each of the bidders. If you want to select the lowest bidder, it will be based on this adjusted price.

Other criteria may also exist. Some streams of ideas advise eliminating bids that have not reached a point threshold, or have a deviation deemed too high, for example, 20% compared to other bids. Several laws and regulations may limit what can be done in the weighting, at the local level, of the country or world trade if the country making the call for tenders adheres to certain agreements or is a member of an organization such as WTO (World Trade Organisation).


Version en Francais🇫🇷

Nous avons lancé un appel d’offres à la fin de la période de soumission et nous avons reçu plusieurs propositions. Nous arrivons à l’étape importante de la sélection de la meilleure proposition.

Nous avons, lors de l’appel d’offres, identifié des points sur lesquels les soumissionnaires seraient évalués, mais pas seulement sur le prix. Voici un survol d’une approche d’évaluation des soumissions reçues.

Nous aurons donc à faire une grille d’évaluation des différentes propositions. Lors de l’appel d’offres, les différents critères ont été identifiés et une pondération a été indiquée pour chacun.

Notre tableau ou grille d’évaluation aura une ligne pour chacun des critères et une pondération pour chacun. Le tableau aura aussi une colonne par soumission reçue.

Critères

Pondération

Soumissionnaire 1

Soumissionnaire X

Concept

30

 

 

 

Gestionnaire du projet

5

 

 

 

 

 

 

 

Total

100

 

 

 

Notre grille aura autant de lignes que nous avions de critères d’évaluation indiqués lors de l’appel d’offres.

Nous ajouterons un total des points pour chaque soumissionnaire.

Lors de l’appel d’offres, vous avez indiqué la pondération des critères et son impact sur l’évaluation de la soumission. C’est à vous d’établir cette pondération, avant l’appel d’offres, et de l’indiquer dans celui-ci. Avez-vous un bonus pour la soumission la plus intéressante avant de considérer le prix?

Notre tableau aura une ligne pour le montant soumis par chaque soumissionnaire. Chaque montant sera soumis à un recalcul, influencé par le pointage. J’ai rencontré différentes approches de pondération du montant soumis. Certaines régions peuvent par réglementations imposer une approche. Dans ce calcul, on intègre le respect des critères avec le prix soumis. Par exemple, pour le meilleur soumissionnaire selon les critères, le prix n’est pas modifié. Pour les autres soumissionnaires, leurs prix sont majorés en fonction de l’écart avec le meilleur pointage. Un pointage de 10 % plus bas augmenterait de 10 % le prix de ce soumissionnaire.  

Critères

Pondération

Soumissionnaire 1

Soumissionnaire X

Concept

30

 

 

 

Gestionnaire du projet

5

 

 

 

 

 

 

 

Total

100

100

 

80

Prix

 

100 $

 

100 $

Prix ajusté

 

100 $

 

120 $

La dernière ligne du tableau représentera la valeur révisée du prix proposé pour chacun des soumissionnaires. Si l’on souhaite sélectionner le plus bas soumissionnaire, ce sera en fonction de ce prix ajusté. 

D’autres critères peuvent aussi exister. Certains courants conseillent d’éliminer les soumissions qui n’ont pas atteint un seuil de points, ou qui ont un écart jugé trop important, par exemple, 20 % par rapport aux autres soumissions. Plusieurs lois et règlements peuvent limiter ce qu’il est possible de fairedans la pondération, autant au niveau local, du pays ou du commerce mondial si le pays qui réalise l’appel d’offres adhère à certaines ententes ou est membre d’organisme tel OMC (Organisation Mondiale du Commerce).

Posted on: August 23, 2019 12:00 AM | Permalink | Comments (0)

Proposal - 2 - Proposition

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Your proposal, service offer has progressed, you have assessed the situation regarding the client. We clarified, concerning the customer, the payment delay, requests for change, types of collaboration, etc. Already we have started an estimate of costs and time. The potential impact of the seasons has been considered and the client will be informed in our proposal.

With the information available, we can begin to establish financial cashflows. This will allow us to better evaluate and specify the billing structure. Yes, in a project, we want to minimize the costs of financing. It will also be necessary to ensure that these costs will be considered in the project.

Do not forget to involve lawyers or other advisers who will take a critical look at the terms that the tender suggest. If necessary, suggestions for improvements and some clauses that you will insist on changing.

You have a local, national or international project. The implications are different. In the case of a local or national project, the implications are usually simple, we already know them. The laws may be different if the project goes beyond the local environment. A national project may be subject to laws, regulations or standards different from your current location. For a project in Canada for example, do you have different requirements if the project is not in your home province? The answer is yes, in case of different which court will be able to hear the case. In an infrastructure or real estate project, building codes differ from one region to another. It's up to you to check.

If the project is in another country or several other countries, what will be the legal system used? Yours, the one from the country that launched the tender or another. The stability of the political system may need to be considered. Can social currents have an impact on the project?

Beyond the legal considerations, you will have to consider the exchange rate on the different currencies that will be used for the realization of the project. A risk that can be partially covered by financial tools.

Will we have to meet the requirements for minimal local content or local hiring?

Do you have to transport equipment in the country? Import constraints are to be studied. How will the material be transported: boat, truck or plane? The costs and times are of course different.

With this level of progress, it would be necessary to review your risk analysis. No doubt new risks will have been identified. In previously identified risks, some may have been eliminated by actions while preparing your proposal or clarifying with the client.

In short, I suggested an overview of some considerations that should be part of the preparation of a service offer.


Version Française

Votre proposition, offre de services avance, vous avez évalué la situation concernant le client. Nous avons clarifié, face au client, les délais de paiement, demandes de changement, types de collaboration, etc. Déjà nous avons débuté une estimation des coûts et du temps. L’impact potentiel des saisons a été considéré et le client en sera informé dans notre proposition.

Avec les informations disponibles,nous pourrons commencer à établir les flux financiers. Ceci nous permettra de mieux évaluer et préciser la structure de facturation. Oui, dans un projet, on souhaite minimiser les coûts liés au financement. Il faudra aussi s’assurer que ces frais seront considérés dans le projet.

Ne pas oubliezd’impliquer des avocats, ou d’autres conseillers qui auront un regard critique sur les termes que l’appel d’offre suggèrent. Au besoin, des suggestions d’améliorations et des clauses que vous insisterez pour modifier.

Vous avez un projet local, national ouinternational. Les implications sont différentes. Dans le cas d’un projet local ou national, les implications sont généralement simples, nous les connaissons déjà. Les lois peuvent être différentes si le projet dépasse l’environnement local. Un projet d’envergure national, peut être soumis à des lois,règlements ou normes différentes de votre lieux actuel.  Pour un projet au Canada par exemple, êtes-vous soumis à des exigences différentes si le projet n’est pas dans votre province d’origine? La réponse est oui, en cas de différent quel tribunal sera habileté à entendre la cause. Dans un projet d’infrastructure ou immobilier,les codes de construction diffèrent d’une région à l’autre.  Àvous de vérifier. 

Si le projet est dans un autre pays ou plusieurs autres pays,quel sera le système légal utilisé? Le vôtre, celui du pays qui a lancé l’appel d’offres ouun autre. La stabilité du système politique pourrait être à considérer. Les courants sociaux peuvent-ils avoir un impact sur le projet?

Au delà des considérations légales, il vous faudra considérer le taux de change sur les différentes devises qui seront utilisées pour la réalisation du projet. Un risque qui peut partiellement être couvert par des outils financiers.

Aurons-nous à respecterdes exigences concernant un minimum de contenu local ou d’embauche local?

Devrez-vous transporter du matériel dans le pays? Les contraintes d’importation sont à étudier. De quel façon le matériel sera transporté : bateau, camion ou avion? Les couts et les temps sont bien sûr différent.

Avec ce niveau d’avancement, il serait nécessaire de revoir votre analyse des risques. Sans doute de nouveaux risques auront été identifiés. Dans les risques précédemment identifiés, certains ont peut-être été éliminés par des actions de la préparation de votre proposition oudes clarification du client.

En bref, je vous ai suggéré un aperçu de quelques considérationsqui doivent faire partie de la préparation d’une offre de service.

Posted on: August 15, 2019 03:40 PM | Permalink | Comments (3)

Automation, AI - How could they affect you?

In a recent study "Automation and Artificial Intelligence: How machines are affecting people and places". Some interesting information is available. 

The jobs that seem to have more potential for automation are the one that doesn't require a Bachelor's degree.  Not that surprising.

Project management does not specifically name, some close relatives will be "Management" and "Business" with a relatively low level of automation. 

Some jobs in project management will be affected, more specifically "Administration" that doesn't require a bachelor degree.

Other jobs that are identified will be more specific by industry.

Some interesting information.

The study was made for the USA only, love to see WW study

 

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Study available - https://www.brookings.edu/research/automation-and-artificial-intelligence-how-machines-affect-people-and-places/

related in HBR May-June 2019 paper issue, p26 there is an interesting graph about the study.

Posted on: April 18, 2019 08:29 AM | Permalink | Comments (7)
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"If you can't convince them, confuse them."

- Harry S. Truman

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