Project Management

Benefits with Risk

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Risks are all over your project, from the birth of the idea to completion. Maximize benefits with true risk management of your project. In this blog, I bring ideas, some basic level of knowledge on key project subjects. I try to have everything identical in English and French.

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Hygiene working from home - Covid-19 - Hygiène du travail de la maison

The Right Time To Act - Le bon moment pour agir

One Century of Radio Broadcast

Unexpected events

Negotiation - Bidder | Négociation - Exécutant

Hygiene working from home - Covid-19 - Hygiène du travail de la maison

Pour🇫🇷

Many people are forced or encouraged to work from home without having planned it. Have you implemented work hygiene? Some things.Maintain the morning routine

Despite the context, maintain a routine: wake up, personal hygiene, lunch and clothing you would wear to go to work, do not stay in your pyjamas.

Establish rules

Make rules with the people you live with, so everyone can do their work. Whether it is a spouse, a child or a person with whom you share the space of the residence and in some cases, with young children. As requests for containment are required in several places, you will need to find a form of sharing with the other parent or another trusted person. Identify a place in the residence, or create a way to mark the space when it is your workspace.

Also, rules for you: working hours, answering calls and emails, as it was before teleworking. Don't let the work take up too much space while making sure you do as much as before.

Maintain breaks and meal periods

Take the time to take a break for a snack, chat with a colleague or to take a walk. It is not recommended to shorten your mealtime.

Go out

Treat yourself, take the time to go out occasionally for a meal. Take a walk to get it from a local business. In the context of confinement, eat on your balcony, order outside.

Staying in touch with colleagues

It is not possible to meet them in person, still confinement. Current technology allows virtual meetings in video conferences or simply voice. Yes, the same technologies used for conferences. 

Communicate even more

For remote work, many suggest more communication. This does not suggest writing an essay but may involve repeating yourself, informing about your schedule, completed tasks. Stay clear and positive in your communications, you don't meet people that often. Don't let others think differently or understand something else, be clear and optimistic.

Take advantage of the situation

You are at home, you have access to your kitchen, take part. You can have your favourite meal for meals. Have your homemade lasagna reheated in the oven. The rest of the pizza will stay crispy the way you like it. A sandwich with freshly toasted bread. Little or no dish reheated in the microwave.

Do not be more demanding than when you are at the office

You work from home, in your usual working hours you take the time to make an appointment with your doctor, dentist or other, do the same from home. The rules in force at your workplace with your employer remain the same. Consulting social networks or news was not acceptable, the rule did not change, if on the contrary, it was similar.

Establish a routine to finish the job

Mark the end of the working day with an event. Play your favourite song. Go take a walk. Send a message to your colleagues, you say good evening at the end of the day before leaving the office! 

Make a 5 to 7

No doubt you are doing happy hour with your fellow workers. With the same tools used for a virtual meeting, meet around your favourite drink. Everyone at home and all together virtually. You can also integrate people who work in other cities, other countries with this formula.

Enjoy the benefits, learn to live in this context for the moment

 

Hygiène du travail de la maison — Covid-19

Beaucoup de personnes se trouvent forcées ou encouragées de travailler de la maison sans pour autant l’avoir planifiée. Avez-vous mis en place une hygiène de travail ? Quelques trucs.

Maintenir la routine du matin

Malgré le contexte, maintenir une routine : réveille, hygiène personnelle, déjeuner et un habillement que vous porteriez pour aller travailler, ne pas rester en pyjama.

Établir des règles

Élaborez des règles avec les personnes avec qui vous habitez, pour permettre à tous de réaliser leur travail. Que ce soit un conjoint, un enfant ou une personne avec qui vous partagez l’espace de la résidence et dans certains cas, avec de jeunes enfants. Les demandes de confinement exigées à plusieurs endroits, vous devrez trouver une forme de partage avec l’autre parent ou une autre personne de confiance. Identifiez un endroit dans la résidence, ou créez une façon de marquer l’espace quand c’est votre espace de travail.

Aussi des règles pour vous : les heures de travail, réponse aux appels et courriels, comme c’était avant le télétravail. Ne pas laisser le travail prendre trop de place, tout en s’assurant d’en faire autant qu’avant.

Maintenir des pauses et les périodes de repas

Prenez le temps de faire une pause pour prendre une collation, pour discuter avec un collègue ou prendre une marche. Il n’est pas recommandé de réduire votre temps pour le repas.

Sorter

Faites-vous plaisir, prenez le temps de sortir à l’occasion pour un repas. Prenez une marche pour aller le chercher dans une entreprise locale. Dans le contexte d’un confinement, mangez sur votre balcon, commandez à l’extérieur. 

Rester en contact avec les collègues

Il n’est pas possible de les rencontrer en personne, encore le confinement. La technologie actuelle permet des rencontres virtuelles en conférence vidéo ou simplement la voix. Oui les mêmes technologies utilisées pour les conférences.

Communiquer encore plus

Pour le travail à distance plusieurs suggèrent de communiquer plus. Ceci ne suggère pas l’écriture d’un essai, mais peut impliquer de se répéter, informer de votre horaire, des tâches complétées. Restez clair et positif dans vos communications, vous ne rencontrez pas les personnes aussi souvent. Ne laissez pas les autres penser autrement ou comprendre autre chose, soyez clair et optimiste.

Tirer avantage de la situation

Vous êtes à la maison, vous avez accès à votre cuisine, prenez en partie. Vous pouvez avoir pour repas votre plat favori. Avoir votre lasagne maison réchauffée au four. Le reste de pizza restera croustillant comme vous l’aimez. Un sandwich avec du pain frais grillé. Pas ou peu de plat réchauffé aux micro-ondes.

Ne soyez pas plus exigeant que lorsque vous êtes au bureau

Vous travaillez de la maison, dans vos heures de travail habituelles vous preniez le temps de prendre un rendez-vous chez votre médecin, dentiste ou autre, faite de même de la maison. Les règles en vigueur sur votre lieu de travail chez votre employeur restent les mêmes. Consulter les réseaux sociaux ou les nouvelles n’était pas acceptable, la règle n’a pas changé, si au contraire ce l’était c’est similaire.

Établir une routine pour finir le travail

Marquez la fin de la journée de travail par un événement. Faites jouer votre chanson préférée. Allez prendre une marche. Envoyez un message à vos collègues, vous leur disiez bonsoir à la fin de la journée avant de quitter le bureau ! 

Faite un 5 à 7

Sans doute que vous faites des 5 à 7 avec vos confrères de travail. Avec les mêmes outils utilisés pour une réunion virtuelle, faites une rencontre autour de votre boisson préférée. Chacun chez soi et tous ensemble virtuellement. Vous pourrez aussi intégrer des personnes qui travaillent dans d’autres villes, d’autres pays avec cette formule.

Appréciez les avantages, apprenez à vivre dans ce contexte pour le moment

Posted on: March 23, 2020 07:49 AM | Permalink | Comments (7)

The Right Time To Act - Le bon moment pour agir

🇫🇷There is always a better time to act: too early may not have the desired impact and too late may look like a sword stroke.

COVID-19

When reading an&nbsarticle on March 10, 2020, concerning the progression of the Covid-19 virus, I found interesting documentation on risk mitigation. In project management, it would be impossible to have this type of information. However, I am convinced that for certain risks there is a good time to deal with it.

Recent history in the fight against viruses reveals many lessons learned. During the Spanish flu, in 1918 several cities implemented measures to stop or rather slow down the progression. The timing has had a big impact. Some cities had implemented mitigations at the right time, others belatedly, and still others implemented them and then stopped them to reimplement them. In the first case, the contagion curve was moderate, in the second the curve was exponential before falling, and in the third case, it was a camel curve with two bumps.

For the Covid-19 we already have clear information on the impact of implementing the measures at the right time. Obviously, for the Hubei region nobody could be prepared, the reaction time of the medical profession was effective, we know that it was the political world which was slow to admit the facts. China, however, imposed significant mitigations in the other regions, which kept contamination at a manageable level. Other countries then had indications that they were affected: South Korea, Iran and Italy. The delay in implementing the appropriate mitigations has allowed the virus to grow exponentially. The progression in other countries will be similar to China, except Hubei, or exponential we will know in the coming weeks. It is undoubtedly possible to put in place mitigations in most countries even if it is not possible to have the strict controls that China has used. Mitigations applied too early may not have the necessary effect due to the non-participation of the population.

In projects for risk management, there are also better times to set up mitigations. A few years ago, in a project to build a hospital center, to manage the risk of fungal contamination, we implemented a series of actions that enabled all of the stakeholders to be proactive. Training sessions were given by specialists in the field, daily measurements were made. Result the risk did not materialize. A similar project at the same time made the news with mould contamination. Our project team was satisfied that mitigations were in place.

Having implemented the mitigations a few months earlier would no doubt have discouraged stakeholders who would not have found the mitigations relevant. If we had waited, we might have made the pages of the newspapers.

Identifying the mitigations to take early is important, as is putting them in place at the right time.

 


Le bon moment pour agir

Il existe toujours un meilleur moment pour agir : trop tôt peut ne pas avoir l’impact désiré et trop tard s’apparenter à un coup d’épée dans l’eau.

COVID-19

Lors de la lecture d’un article du 10 mars 2020, concernant la progression du virus Covid-19, j’ai trouvé une documentation intéressante sur la mitigation d’un risque. Dans la gestion de projet, il serait impossible d’avoir ce type d’information. Cependant, je suis convaincu que pour certains risques il existe un bon moment pour y faire face.

L’histoire récente concernant la lutte contre les virus révèle beaucoup de leçons apprises. Lors de la grippe espagnole, en 1918 plusieurs villes ont mis en place des mesures pour arrêter ou plutôt ralentir la progression. Le moment choisi a eu un impact important. Certaines villes avaient implanté des mitigations au bon moment, d’autres tardivement, et d’autres encore les ont mise en place puis les ont arrêtées pour les remettre en place. Dans le premier cas, la courbe de contagion a été modérée, dans le second la courbe a été exponentielle avant de baisser, et dans le troisième cas ce fut une courbe en dos de chameau avec deux bosses.

Pour le Covid-19 nous avons déjà des informations claires de l’impact de mettre en place les mesures au bon moment. Évidemment pour la région de Hubei personne ne pouvait être préparé, le temps de réaction du corps médical a été efficace, nous savons que c’est le monde politique qui a tardé à reconnaître les faits. La Chine a cependant imposé des mitigations importantes dans les autres régions, ce qui a permis de maintenir la contamination à un niveau contrôlable. D’autres pays ont ensuite eu des indices qu’ils étaient atteints : la Corée du sud, l’Iran et l’Italie. Le délai dans la mise en place des mitigations appropriées a laissé le virus progresser de façons exponentielles. La progression dans les autres pays sera similaire à la Chine, mis à part Hubei, ou exponentiel nous le saurons dans les prochaines semaines. Il est sans doute possible de mettre en place des mitigations dans la plupart des pays même s’il n’est pas possible d’avoir des contrôles aussi stricts que la Chine a utilisés. Les mitigations appliquées trop tôt pourraient ne pas avoir l’effet nécessaire par la non-participation de la population.

En gestion des risques dans les projets, il y a aussi de meilleurs moments pour mettre en place des mitigations. Il y a quelques années dans un projet de construction d’un centre hospitalier, pour la gestion du risque de contamination fongique, nous avons mis en place une série d’actions qui a permis à l’ensemble des intervenants d’être proactifs. Des séances de formation ont été données par des spécialistes du domaine, des mesures journalières étaient faites. Résultat le risque ne ce n’est pas matérialisé. Un projet similaire au même moment a fait les journaux avec une contamination fongique. Notre équipe de projet a été satisfaite que des mitigations étaient en place.

Avoir mis en place les mitigations quelques mois plus tôt aurait sans doute découragé les intervenants qui n’auraient pas trouvé pertinentes les mitigations. Avoir attendu nous aurions peut-être fait les pages des journaux.

Identifier tôt les mitigations à prendre est important, les mettre en place au bon moment l’est tout autant. 

Posted on: March 15, 2020 06:14 PM | Permalink | Comments (4)

Unexpected events

Will the current context of the COVID-19 virus affect your project? Is this already the case?

Despite all the technology we have or because of it, the impact of viruses is enormous. A virus can go around the world in a few days, and even in a few hours.

For most projects, this will probably have little or no impact. If so, you're in luck! However, this is not the case for all projects.

Your project is supplied by products that contain components made in the region of the epicentre of contamination. How will a delay in receiving products affect your project? Will he have to undergo a minor or major delay? Does your contract consider this type of event as force majeure? It's time to look at what your options are.

The transport of goods is strongly impacted. A Canadian company supplies air handling systems that are used in hospitals for one of the Wuhan hospital projects. However, although the equipment is available, it is not possible to transport it to its destination, priority being given to medical supplies.

The impact could be longer than what could have been planned. What are the other solutions? Using a replacement product that is manufactured in a region not affected by COVID-19, possibly with different performance. In the current context, you still have to check with your client which variations in quality, cost or probable delay are the most acceptable. Similar products with a different superior or inferior performance and a similar impact on costs and deadlines potentially exist, it's up to you to offer them.

Will the increasing possibility of a pandemic affect your suppliers? An analysis of their sources of supply, their risks is undoubtedly desirable.

An opportunity could also arise. Indeed it seems more and more possible that the impact of a slowdown in the economy leads to a drop in interest rates, will allow a lower cost for the financing of your project.

A complete analysis of the situation of your project is necessary.


Le contexte actuel du virus COVID-19 affectera-t-il votre projet? Est-ce déjà le cas?

Malgré toute la technologie dont nous disposons ou à cause de celle-ci, l’impact des virus est énorme. Un virus peut faire le tour de la planète en quelques jours, et même en quelques heures.

Pour la plupart des projets, ce sera sans doute sans impact ou très peu. Si c’est votre cas, vous avez de la chance! Cependant, ce n’est pas le cas pour l’ensemble des projet

L’approvisionnement de votre projet est assuré par des produits qui comportent des composantes fabriquées dans la région de l’épicentre de la contamination. Comment un retard de réception des produits affectera votre projet ? Devra-t-il subir un retard mineur ou majeur? Votre contrat considère-t-il ce type d’événement comme force majeure? Il est temps de regarder quelles sont vos options.

Le transport des marchandises est fortement impacté. Une entreprise canadienne fournit des systèmes de traitement d’air qui sont utilisés dans les hôpitaux, pour un des projets d’hôpitaux de Wuhan. Cependant bien que les équipements soient disponibles, il n’est pas possible de les transporter à destination, la priorité étant donnée aux fournitures médicales.

L’impact pourrait être plus long que ce qui a pu être planifié. Quelles sont les autres solutions? L’utilisation d’un produit de remplacement qui n’est pas affecté par le COVID-19, peut-être avec une performance différente. Dans le contexte actuel, il vous reste à vérifier auprès de votre client lesquelles des variations de qualité, de coûts ou de délai probable sont les plus acceptables. Des produits similaires ayant une performance différente supérieure ou inférieure et un impact similaire sur les coûts et les délais existent potentiellement, à vous de les proposer.

 La possibilité croissante d’une pandémie, affectera-t-elle vos fournisseurs? Une analyse de leurs sources d’approvisionnement, de leurs risques est sans doute souhaitable.

Une opportunité pourrait aussi se présenter. En effet il semble de plus en plus possible que l’impact d’un ralentissement de l’économie entraine une baisse de taux d’intérêt, permettra un coût moindre pour le financement de votre projet.

Une analyse complète de la situation de votre projet est nécessaire.

Posted on: February 26, 2020 03:08 PM | Permalink | Comments (1)

The Missing Interview - Entrevue Manquante

En francais🇫🇷
🇬🇧English Here🇺🇸

We all have to go through an interview. We all had an interview for a position, mostly many, sometimes for the same job. You may have also participated in another type of interview for a departure, either by choice or for decreases of work.

We do interviews before hiring a new person to find out more about the individual, their skills and abilities. We are looking for certain skills, a link with the organization, complementarity with the team.

At a departure often an interview will be conducted. We are looking for feedback on the organization. It seems that this type of interview gives positive comments. Many people prefer not to close doors in case of a return to the organization.

Between the two moments, you will probably have evaluation meetings also called performance interviews. This meeting will be used to assess whether you have fulfilled the objectives assigned to you.

During my recent readings, I encountered another type of interview. Each author, in a different context, presents a similar concept of interview with a more or less similar name. All spoke of interviewing of satisfaction, motivation or interest. During this interview, we seek to understand what is the motivation of the individual. It will be necessary to decode the points of satisfaction and non-satisfaction. It will be possible to discover his strengths. But this is absolutely not a moment for evaluation considerations.

The goal is clearly far from an evaluation, it is rather to see what will keep them in the organization, maintain or increase satisfaction, involvement and motivation. It might even be an opportunity to understand how to help get the most out of everyone. In the current context, people are the most important resource in the company or project.

It is a special time to identify what motivates each individual and what can be improved by the project or organization. This kind of meeting will tell you how to invest well in the motivation of your team.

• Want to get the full potential of each person on your team?

• What is the tolerance to lose people in your team?

 

References

Be a Project Motivator : Unlock the Secrets of Strengths-Based Project Management, by Ruth Pearce

Staying Power : Why Your Employees Leave and How to Keep Them Longer, by Cara Silletto

Drive : The Surprising Truth About What Motivates Us by Daniel H. Pink


🇫🇷

Nous devons tous passer des entrevues. Nous avons tous eu une entrevue pour un poste, pour la plupart plusieurs, parfois pour le même poste. Vous aurez peut-être aussi participé un autre type entrevu celle d’un départ, que ce soit par choix ou pour des diminutions de travail. 

Nous faisons des entrevues avant d’engager une nouvelle personne, pour en savoir plus sur l’individu, ses compétences et aptitudes. Nous recherchons certaines compétences, un lienavec l’organisation, la complémentarité avec l’équipe.

Lors d’un départ souvent une entrevue sera réalisée. On recherche des retours d’informations sur l’organisation. Il semble que ce type d’entrevue donne plutôt des commentaires positifs. Beaucoup de personnes préfèrent ne pas fermer de porte, en cas d’un retour dans l’organisation.

Entre les deux moments, vous aurez sans doute des rencontres d’évaluations aussi appelées entrevues de performance. Cette rencontre servira à évaluer si vous avez bien rempli les objectifs qui vous ont été attribués.

Lors de mes lectures récentes, j’ai rencontré un autre type d’entrevue. Chacun des auteurs, dans un contexte différent, présente une entrevue de concept similaire ayant un nom plus ou moins similaire. Tous parlaient de faire des entrevues de satisfaction, de motivation ou d’intérêts. Lors de cette entrevue, on cherche à comprendre ce qui est la source de motivation de l’individu. Il faudra décoder les points de satisfactions et de non-satisfactions. Il sera possible de découvrir ses forces. Mais ceci n’est absolument pas un moment pour des considérations d’évaluation. 

L’objectif est clairement loin d’une évaluation, c’est plutôt de voir ce qui permettra les conserver dans l’organisation, de maintenir ou augmenter la satisfaction, l’implication et la motivation. Ce pourrait même être une occasion de comprendre comment contribuer à obtenir un maximum de chacun. Dans le contexte actuel, les personnes sont la ressource la plus importante dans l’entreprise ou dans le projet. 

C’est un moment privilégié pour identifier ce qui motive chaque individu et ce qui peut-être amélioré par le projet ou l’organisation. Ce genre de rencontre permettra de bien investir dans la motivation de votre équipe.

 

·      Souhaité vous obtenir le plein potentiel de chacune des personnes de votre équipe?

·      Quelle est la tolérance à perdre des personnes dans votre équipe?

 

Références

Be a Project Motivator : Unlock the Secrets of Strengths-Based Project Management, by Ruth Pear

Staying Power : Why Your Employees Leave and How to Keep Them Longer, by Cara Silletto

Drive : The Surprising Truth About What Motivates Us, by Daniel H. Pink

 

 

Posted on: September 10, 2019 07:33 AM | Permalink | Comments (4)

Proposal - 2 - Proposition

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Your proposal, service offer has progressed, you have assessed the situation regarding the client. We clarified, concerning the customer, the payment delay, requests for change, types of collaboration, etc. Already we have started an estimate of costs and time. The potential impact of the seasons has been considered and the client will be informed in our proposal.

With the information available, we can begin to establish financial cashflows. This will allow us to better evaluate and specify the billing structure. Yes, in a project, we want to minimize the costs of financing. It will also be necessary to ensure that these costs will be considered in the project.

Do not forget to involve lawyers or other advisers who will take a critical look at the terms that the tender suggest. If necessary, suggestions for improvements and some clauses that you will insist on changing.

You have a local, national or international project. The implications are different. In the case of a local or national project, the implications are usually simple, we already know them. The laws may be different if the project goes beyond the local environment. A national project may be subject to laws, regulations or standards different from your current location. For a project in Canada for example, do you have different requirements if the project is not in your home province? The answer is yes, in case of different which court will be able to hear the case. In an infrastructure or real estate project, building codes differ from one region to another. It's up to you to check.

If the project is in another country or several other countries, what will be the legal system used? Yours, the one from the country that launched the tender or another. The stability of the political system may need to be considered. Can social currents have an impact on the project?

Beyond the legal considerations, you will have to consider the exchange rate on the different currencies that will be used for the realization of the project. A risk that can be partially covered by financial tools.

Will we have to meet the requirements for minimal local content or local hiring?

Do you have to transport equipment in the country? Import constraints are to be studied. How will the material be transported: boat, truck or plane? The costs and times are of course different.

With this level of progress, it would be necessary to review your risk analysis. No doubt new risks will have been identified. In previously identified risks, some may have been eliminated by actions while preparing your proposal or clarifying with the client.

In short, I suggested an overview of some considerations that should be part of the preparation of a service offer.


Version Française

Votre proposition, offre de services avance, vous avez évalué la situation concernant le client. Nous avons clarifié, face au client, les délais de paiement, demandes de changement, types de collaboration, etc. Déjà nous avons débuté une estimation des coûts et du temps. L’impact potentiel des saisons a été considéré et le client en sera informé dans notre proposition.

Avec les informations disponibles,nous pourrons commencer à établir les flux financiers. Ceci nous permettra de mieux évaluer et préciser la structure de facturation. Oui, dans un projet, on souhaite minimiser les coûts liés au financement. Il faudra aussi s’assurer que ces frais seront considérés dans le projet.

Ne pas oubliezd’impliquer des avocats, ou d’autres conseillers qui auront un regard critique sur les termes que l’appel d’offre suggèrent. Au besoin, des suggestions d’améliorations et des clauses que vous insisterez pour modifier.

Vous avez un projet local, national ouinternational. Les implications sont différentes. Dans le cas d’un projet local ou national, les implications sont généralement simples, nous les connaissons déjà. Les lois peuvent être différentes si le projet dépasse l’environnement local. Un projet d’envergure national, peut être soumis à des lois,règlements ou normes différentes de votre lieux actuel.  Pour un projet au Canada par exemple, êtes-vous soumis à des exigences différentes si le projet n’est pas dans votre province d’origine? La réponse est oui, en cas de différent quel tribunal sera habileté à entendre la cause. Dans un projet d’infrastructure ou immobilier,les codes de construction diffèrent d’une région à l’autre.  Àvous de vérifier. 

Si le projet est dans un autre pays ou plusieurs autres pays,quel sera le système légal utilisé? Le vôtre, celui du pays qui a lancé l’appel d’offres ouun autre. La stabilité du système politique pourrait être à considérer. Les courants sociaux peuvent-ils avoir un impact sur le projet?

Au delà des considérations légales, il vous faudra considérer le taux de change sur les différentes devises qui seront utilisées pour la réalisation du projet. Un risque qui peut partiellement être couvert par des outils financiers.

Aurons-nous à respecterdes exigences concernant un minimum de contenu local ou d’embauche local?

Devrez-vous transporter du matériel dans le pays? Les contraintes d’importation sont à étudier. De quel façon le matériel sera transporté : bateau, camion ou avion? Les couts et les temps sont bien sûr différent.

Avec ce niveau d’avancement, il serait nécessaire de revoir votre analyse des risques. Sans doute de nouveaux risques auront été identifiés. Dans les risques précédemment identifiés, certains ont peut-être été éliminés par des actions de la préparation de votre proposition oudes clarification du client.

En bref, je vous ai suggéré un aperçu de quelques considérationsqui doivent faire partie de la préparation d’une offre de service.

Posted on: August 15, 2019 03:40 PM | Permalink | Comments (3)
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"We are ashamed of everything that is real about us; ashamed of ourselves, of our relatives, of our incomes, of our accents, of our opinions, of our experience, just as we are ashamed of our naked skins."

- George Bernard Shaw

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