El Malabarista

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Si es director de proyectos, tiene experiencia dirigiendo equipos de trabajo, sabe lo que significa un deadline apretado y aún así no comprende la analogía de "el malabarista", este blog no es para usted. En caso contrario, lo invito a disfrutar de la lectura y a dejar sus comentarios con el fin de enriquecer la discusión.

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¿Qué significa ser Agile Coach?

¿Cuándo y por qué necesitas un gerente de proyectos?

Si Eres Ágil, No Necesitas Directores de Proyecto

Agilidad a Escala

Agilidad para Todos

Si Eres Ágil, No Necesitas Directores de Proyecto

https://pixabay.com/photo-2356021/Si el título de este artículo capturó su atención, sabe a que me refiero. Con el auge desmesurado de "la agilidad", es fácil encontrar todo tipo de implementaciones aberrantes y exageradas, que solo demuestran el poco conocimiento de la dinámica organizacional, y una visión de empresa más allá de los procesos de desarrollo de software de unos pocos. No en vano alguien dijo hace poco que el 80% de las implementaciones de uno de los métodos ágiles más populares (Scrum) eran basura.

No obstante, que ocurran este tipo de aberraciones nos obliga a pensar críticamente y preguntarnos ¿qué puede estar pasando?

¿Dirección de Proyectos = Burocracia? 

La agilidad, es una mentalidad, un "nuevo" paradigma que privilegia al individuo para permitirle interactuar y aportar el valor de su conocimiento, experiencia y habilidad.

La dirección de proyectos "tradicional" no está en contraposición, ni es detractor de la colaboración. En un principio, hace 50 años, la dirección de proyectos se apoyó en el paradigma vigente - de la planificación anticipada - y de allí surgió lo que para muchos desentendidos es la Dirección Moderna de Proyectos, pero eso ha cambiado sustancialmente con los años.

Al igual que la Agilidad no es necesariamente Caos y Anarquía, la Dirección de Proyectos no es por defecto Burocracia e Ineficiencia.

¿Cuándo se Directores de Proyecto?

Durante una discusión muy agradable con mi amiga Elena, surge el comentario burlón sobre uno de esos casos donde una empresa decide por la razón equivocada despedir a todos o casi todos sus directores de proyecto con el pretexto de "somos ágiles y no necesitamos directores de proyecto".

Más allá de las risas y los comentarios anecdóticos que llevaron a dicha empresa a tomar esa decisión y posteriormente recular (como la mayoría), es prudente compartir algunas consideraciones importantes sobre lo que puede estar sucediendo.

Proceso Productivo: Naturaleza

Lo primero y lo más importante, el director del proyecto trabaja en proyectos adaptativos complejos, o en proyectos en mayor medida predecibles. El consejo es responder la pregunta con base en la realidad y no en el "deseo". Muchas veces deseamos poder predecir el resultado de un proyecto y tener un plan infalible, pero imagine que usted es director de campaña de un candidato a la Presidencia de su país. ¿Qué tan predecible puede ser el plan de campaña? ¿Qué tanto puede predecir como va a responder su competencia? ¿Qué tópicos pudieran surgir durante el camino? ¿Podría predecir un desastre natural que pudiera modificar el discurso de su candidato? ¿Podría de alguna manera predecir como va a responder los votantes frente a un tema u otro?

Algunas veces el deseo y la realidad son muy distintos. Si desea entender un poco más sobre la naturaleza de los procesos productivos, lo invito a investigar un poco sobre el Modelo de Complejidad de Ralph Stacey y el Marco Cynefin de Dave Snowden.

Proceso Productivo: Escala

El otro factor a considerar es la escala. No importa cuanto quiera evitar la intermediación, a veces es más que necesaria. Imagine un Presidente de una gran corporación sin Vicepresidentes o Directores. ¿Hace sentido? ¿Acaso una Junta Directiva (BoD) no es una célula o equipo potencialmente ágil? ¿Acaso una BoD no es autónoma y autoorganizada?

La mayoría de los métodos ágiles, incluido el maravilloso Scrum, sufre ante la escala. E inevitablemente requiere intermediación y el fortalecimiento de las comunicaciones horizontales, verticales y transversales.

La pregunta importante es ¿si elimina a los directores de proyecto de la ecuación, quién asumirá las labores de coordinación, comunicación y control hacia el gobierno corporativo? ¿Va a eliminar los controles? ¿Qué sucede con la interacción entre los proveedores de servicios y productos y los equipos que no son 100% autónomos y dependen de terceros? ¿Qué sucede con la interacción entre la operación y los proyectos?

Talento

Este es un tema delicado, y muchas veces debemos evaluar a consciencia si dentro de nuestros equipos de trabajo tenemos personas con la madurez profesional para autogestionarse. Creo fielmente que todo individuo tiene la capacidad de autogestionarse, como todo ser humano tiene la capacidad de ser bueno y honesto, pero desafortunadamente no siempre sucede así. A eso lo llamamos: libre albedrío. 

A veces, para lograr que el talento esté "en modo auto" - autogestionado, autoorganizado, autoregulado - se debe liderar una transformación organizacional y cultural profunda. Soluciones Big-Bang, como despedir a toda una unidad o un grupo importante de colaboradores, es en últimas profundamente costoso para la moral, y la transformación.

Indiferente al paradigma "predictivo o adaptativo" el talento siempre requiere de una evaluación (assessment) y un plan para alcanzar el alto desempeño (performing).

Conclusión

Eliminar un cargo de una organización es posible, siempre y cuando haya sido debidamente evaluado y sustentado. No puedo negar que al igual que existen terribles implementaciones de "agile" también existen muchas PMO que se han limitado a crear procesos y plantillas (muchas veces inservibles) que solo refuerzan la falta de confianza y la incapacidad de trabajar en equipo.

El punto es evaluar siempre es la naturaleza del proceso de producción inherente a los proyectos para determinar la estrategia de gestión ideal, y la madurez de los individuos para crear equipos de alto desempeño.

Posted on: November 24, 2017 07:51 AM | Permalink | Comments (6)

El rol de la PMO en un mundo Ágil

Categories: agile, coach, methodolgy, pmo

Muchas Oficinas de Dirección de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés) sufren hoy un proceso de transformación y evolución para apropiar de forma adecuada un conjunto de proyectos ágiles, pocos, muchos o algunas veces todos.

Este artículo que tenía en borrador hace algún tiempo, hoy sale al público con el firme propósito de generar discusión. Por ello, los invito a dejar sus comentarios y compartir abiertamente su opinión sobre el tema.

¿Cuál es el rol de una Oficina de Dirección de Proyectos?

La PMO es una estructura organizacional que puede estar centralizada o distribuida en diferentes áreas cuyo dominio son los proyectos. Para efectos del artículo voy a evaluar el objetivo de la PMO desde dos perspectivas prioritarias: a) el objetivo de una PMO para la organización, y b) el objetivo de una PMO para los directores de proyecto que gestionan estos proyectos.

Las PMO existen en las organizaciones para ayudar a orquestar, coordinar y en muchos casos dirigir los proyectos dentro de la organización o dentro de un área de negocio o de apoyo específica (muchas veces tecnología). Su propósito es brindar estructura y orden en el ciclo de vida, y ofrecer visibilidad clara sobre el estado (salud) de los proyectos, programas y/o portafolios.

En algunos organizaciones con altos niveles de madurez en temas de proyectos, la PMO juega un papel estratégico y se ubica como un elemento clave en la toma decisiones a C-Level (Presidencia y Vicepresidencias). Estas PMO se conocen como Enterprise PMO o EPMO. Allí los proyectos son evaluados diariamente como inversiones (y lo son), y consolidan la práctica que hoy llamamos Gestión de Beneficios.

La PMO y el líder del proyecto

Desde la perspectiva del Líder del Proyecto (que incluye desde luego a los Directores / Gerentes / Administradores / Coordinadores de proyecto, o cualquier que sea el nombre del cargo), el servicio primario que ofrece una PMO es consejo, experiencia y conocimiento.

En mi opinión, las PMO de definir procesos y formatos estrictos son obsoletas. Muchas de ellas parecen diseñadas para convertir a los líderes en "autómatas y generadores de reportes" - nota al lector, antes de perder el rumbo del artículo por culpa de este tema, lo vamos a dejar en "pausa" para otro artículo del Blog.

Si un director de proyecto tiene como meta ideal: completar el proyecto asignado de acuerdo a sus objetivos tácticos (restricciones), cumpliendo con las expectativas y presentando resultados positivos, el rol de una PMO no es otro que facilitar la labor del director de proyecto, apoyándolo para cumplir su meta.

La transformación ágil

Con el florecer de la agilidad en las organizaciones, la variación del objetivo de la PMO desde la perspectiva organizacional es mínimo, no obstante desde la perspectiva de los líderes, la PMO debe volver a lo básico, y es ser un apoyo al líder.

Esto implica:

  • Desarrollar las competencias y habilidades de los líderes a través de programas de entrenamiento y capacitación - que hoy en día pueden ser en línea, remotos y asincrónicos.
  • Ofrecer apoyo y coaching a los líderes. Ayudar a los líderes a desarrollarse como coaches de sus propios equipos.
  • Establecer las métricas y asistir a los líderes en las mediciones de desempeño. Trabajar conjuntamente con ellos identificando los resultados y fortaleciendo el proceso de mejora continua.
  • Evaluar y ajustar los procesos de acuerdo a las necesidades de los proyectos - favorecer y fortalecer los procesos de tailoring por encima del compliance 100% al proceso.
  • Apoyar el agilismo a escala y la coordinación entre equipos.

La PMO tiene el conocimiento y experiencia que no tienen en muchas organizaciones otras estructuras más jóvenes - aquellas que nacen paralelas adoptando el agilismo desde su concepción por ejemplo. Y por eso, más allá de una posición controladora o antagónica, la PMO ofrece madurez a los procesos ágiles.

 

Posted on: July 09, 2017 05:44 PM | Permalink | Comments (2)
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A mind once stretched by a new idea never regains its original dimensions.

- Anonymous

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