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Topics: Organizational Project Management, PMO, Using PMI Standards
PMO attenting Project Board meetings
Hi, please, kindly let me know your advise on this:

Our organization runs IT projects and we are part of the PMO, we have proposed to attend Project Board/Steering Comitee meetings as PMO capacity to be aware of on-going discussions, have an overall idea of project status and when needed provide advice from the PMO perspective.

The proposal has not been well received and the reason is because the fact of PMO attending Project Board/Steering Comitee meetings is not part of any Project Management standard.

I am a bit confused, as one of the jobs the PMO perform is to help and provide guidance and assurance on the Project Management process so letting the PMO to attend these meetings would be beneficial for all parties.

What do you think? Should the PMO not be part of Project Board meetings for any particular reason?

Thanks in advance!
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Not sure if the role of the PMO is definitely fixed in any standard and as such if that argument is valid or even relevant.

Having a steerco for a project, mostly led by the sponsor, they mostly do not like third parties watching or even ask questions. In my last engagement, I could position the PMO on the portfolio board (weekly), reporting on portfolio health but then fighting with the management about this. The CEO liked it and it was a good check and balance.

But even then I did not succeed in positioning the PMO in the steerco's of the individual projects. Politics.

If the sponsor and PM have a good relationship (as it should be) why would they let outsiders watch, as they want to deal among themselves? If they do not have a good relationship, both do not want to make this public.

I see the only way to bring the PMO into steerco's if there is a company policy doing so. Or if the PMO does project health checks and asks to present them to the sponsor.

I once did a healthcheck on request of a COO and was forced not to present the results.
...
1 reply by Ximo Serrano
May 05, 2020 3:53 PM
Ximo Serrano
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Thanks Thomas!
Ximo -

This really depends on the role of the PMO - it's mandate and accountabilities.

You can imagine that in any type of large portfolio, the number of projects and hence project steering committee meetings might be very large and without sufficient context into what is going on, would a PMO representative add any value?

I would suggest that such attendance would make sense on an exception basis - for example, projects which are showing a chronic poor health trend and which are over a certain threshold from a strategic impact, cost or risk perspective.

Kiron
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1 reply by Ximo Serrano
May 05, 2020 3:54 PM
Ximo Serrano
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Makes sense Kiron, thanks
That's an interesting question.

At the outset, it really depends upon organizational culture, structure, or policies. In a large complex multi functional organizations with unique centralized PMO like team for each businesses, this would probably not be the best use of PMO's time. A lot will be managed locally by regional teams.

It really depends upon what value PMO could add to the specific projects.
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1 reply by Ximo Serrano
May 05, 2020 3:57 PM
Ximo Serrano
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True! The goal is to provide guidance and receive information, most of the PMs are accidental and have no clue about the framework and sometimes PBoards/SCs have to be reminded as well...
@Ximo veo que eres de España asi que escribo en nuestro idoma nativo. Si estamos hablando del steering committee del proyecto no agrega valor que la PMO participe. El project manager es quién debe administrar estos meetings.
...
1 reply by Ximo Serrano
May 05, 2020 8:33 AM
Ximo Serrano
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Gracias Sergio, nuestra intención no es dirigir esos meetings con el Project Board/Steering Committee, es ayudar.

Estamos ejecutando proyectos bajo un framework basado en Prince2 y hay bastantes casos en los que tanto los PMs como los PB/ST andan un poco perdidos.

Por otro lado, tenemos PMs que no comunican con la PMO y para saber cómo va el proyecto no tenemos otra más que acceder a esos meetings en calidad de PMO, para escuchar.

En cualquier caso, entiendo que aportamos valor y se nos aporta a nosotros al poder ver de primera mano la salud del proyecto en esos meetings y poder ayudar en los procesos a seguir por ambas partes.

Saludos
May 05, 2020 7:45 AM
Replying to Sergio Luis Conte
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@Ximo veo que eres de España asi que escribo en nuestro idoma nativo. Si estamos hablando del steering committee del proyecto no agrega valor que la PMO participe. El project manager es quién debe administrar estos meetings.
Gracias Sergio, nuestra intención no es dirigir esos meetings con el Project Board/Steering Committee, es ayudar.

Estamos ejecutando proyectos bajo un framework basado en Prince2 y hay bastantes casos en los que tanto los PMs como los PB/ST andan un poco perdidos.

Por otro lado, tenemos PMs que no comunican con la PMO y para saber cómo va el proyecto no tenemos otra más que acceder a esos meetings en calidad de PMO, para escuchar.

En cualquier caso, entiendo que aportamos valor y se nos aporta a nosotros al poder ver de primera mano la salud del proyecto en esos meetings y poder ayudar en los procesos a seguir por ambas partes.

Saludos
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1 reply by Sergio Luis Conte
May 05, 2020 9:06 AM
Sergio Luis Conte
...
Ahi entendí. Lo mismo vivo yo. Te cuento lo que hicimos para solucionar este tema. Lo cuento basado en la experiencia que vivo en mi actual trabajo dónde soy parte de una "rama" de la PMO Empresarial que es la PMO de Innovacion y Transformación. En Castellano, nos encargamos de todo lo que tiene que ver con procesos y ejecutar proyectos de transformacion empresarial. Va: 1-la PMO en general era vista como cuerpo policial. Esto fue en parte por gestiones anteriores. Ojo, no estoy juzgando. Yo soy de los que creo que las cosas pasan por una razon y en las empresar para mi es por estrategia de la empresa. Por esta razon muchos tenían la actitud que vos describis arriba. Tuvimos que trabajar en demostrar que estabamos para ayudar. 2-No intervenimos en esas sesiones porque los project/program managers pueden considerar que volvimos a lo que te comentaba en punto 1. 3-activamos sesiones semanales que llamamos "coaching" con gente que pertenece a todas las partes componentes en los programas/proyectos. Quiero decir, hay gente de negocio involucrada. Ahi lo que hacemos es "vender" todo el método que usamos. 4-la PMO no se mete en los proyectos salvo por el hecho que: a-hay un proceso de governance de proyectos que hay que seguir. b-todas las semanas los project/program manager deben actualizar sus proyectos/programas, nosostros consolidamos la informacion y generamos indicadores basicos. c-usamos un proceso de governance basado en stage gates y en cada stage gate los project/programs manager se tienen que sentar con nostros en una auditoria.
May 05, 2020 8:33 AM
Replying to Ximo Serrano
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Gracias Sergio, nuestra intención no es dirigir esos meetings con el Project Board/Steering Committee, es ayudar.

Estamos ejecutando proyectos bajo un framework basado en Prince2 y hay bastantes casos en los que tanto los PMs como los PB/ST andan un poco perdidos.

Por otro lado, tenemos PMs que no comunican con la PMO y para saber cómo va el proyecto no tenemos otra más que acceder a esos meetings en calidad de PMO, para escuchar.

En cualquier caso, entiendo que aportamos valor y se nos aporta a nosotros al poder ver de primera mano la salud del proyecto en esos meetings y poder ayudar en los procesos a seguir por ambas partes.

Saludos
Ahi entendí. Lo mismo vivo yo. Te cuento lo que hicimos para solucionar este tema. Lo cuento basado en la experiencia que vivo en mi actual trabajo dónde soy parte de una "rama" de la PMO Empresarial que es la PMO de Innovacion y Transformación. En Castellano, nos encargamos de todo lo que tiene que ver con procesos y ejecutar proyectos de transformacion empresarial. Va: 1-la PMO en general era vista como cuerpo policial. Esto fue en parte por gestiones anteriores. Ojo, no estoy juzgando. Yo soy de los que creo que las cosas pasan por una razon y en las empresar para mi es por estrategia de la empresa. Por esta razon muchos tenían la actitud que vos describis arriba. Tuvimos que trabajar en demostrar que estabamos para ayudar. 2-No intervenimos en esas sesiones porque los project/program managers pueden considerar que volvimos a lo que te comentaba en punto 1. 3-activamos sesiones semanales que llamamos "coaching" con gente que pertenece a todas las partes componentes en los programas/proyectos. Quiero decir, hay gente de negocio involucrada. Ahi lo que hacemos es "vender" todo el método que usamos. 4-la PMO no se mete en los proyectos salvo por el hecho que: a-hay un proceso de governance de proyectos que hay que seguir. b-todas las semanas los project/program manager deben actualizar sus proyectos/programas, nosostros consolidamos la informacion y generamos indicadores basicos. c-usamos un proceso de governance basado en stage gates y en cada stage gate los project/programs manager se tienen que sentar con nostros en una auditoria.
Yo no lo hubiera dicho mejor! Es otra opción que se baraja, realizar workshops or Q&A para educar a la gente involucrada en proyectos...

Gracias de nuevo Sergio, buen punto de vista!
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1 reply by Sergio Luis Conte
May 05, 2020 9:39 AM
Sergio Luis Conte
...
En lo que pueda ayudar, al menos con puntos de vista, contá conmigo.
May 05, 2020 9:29 AM
Replying to Ximo Serrano
...
Yo no lo hubiera dicho mejor! Es otra opción que se baraja, realizar workshops or Q&A para educar a la gente involucrada en proyectos...

Gracias de nuevo Sergio, buen punto de vista!
En lo que pueda ayudar, al menos con puntos de vista, contá conmigo.
May 04, 2020 5:15 PM
Replying to Thomas Walenta
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Not sure if the role of the PMO is definitely fixed in any standard and as such if that argument is valid or even relevant.

Having a steerco for a project, mostly led by the sponsor, they mostly do not like third parties watching or even ask questions. In my last engagement, I could position the PMO on the portfolio board (weekly), reporting on portfolio health but then fighting with the management about this. The CEO liked it and it was a good check and balance.

But even then I did not succeed in positioning the PMO in the steerco's of the individual projects. Politics.

If the sponsor and PM have a good relationship (as it should be) why would they let outsiders watch, as they want to deal among themselves? If they do not have a good relationship, both do not want to make this public.

I see the only way to bring the PMO into steerco's if there is a company policy doing so. Or if the PMO does project health checks and asks to present them to the sponsor.

I once did a healthcheck on request of a COO and was forced not to present the results.
Thanks Thomas!
May 04, 2020 5:35 PM
Replying to Kiron Bondale
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Ximo -

This really depends on the role of the PMO - it's mandate and accountabilities.

You can imagine that in any type of large portfolio, the number of projects and hence project steering committee meetings might be very large and without sufficient context into what is going on, would a PMO representative add any value?

I would suggest that such attendance would make sense on an exception basis - for example, projects which are showing a chronic poor health trend and which are over a certain threshold from a strategic impact, cost or risk perspective.

Kiron
Makes sense Kiron, thanks
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"Anyone can become angry - that is easy, but to be angry with the right person, to the right degree, at the right time, for the right purpose and in the right way - that is not easy."

- Aristotle

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