Director, Learning Design & Development| PMIAsheville, NC, United States
Increasingly, project managers are using GenAI to enhance various aspects of their workflows, operate more efficiently, and reduce manual tasks. Examples include task automation, predictive analytics, resource optimization, and data-driven decision making.
As part of PMI’s Learning team, I am interested in supporting project professionals in getting the most out of GenAI. Share out in the comments below, and learn how fellow project professionals are leveraging GenAI!
-How are you using AI in your PM workflows? -What kinds of workflows are you designing that save you significant amounts of time and effort and boost the quality of your work? -What tools do you string together to connect the dots to move from single, one-time interactions with tools like ChatGPT to full-blown, replicable workflows that allow you to spend your precious time elsewhere? -If you’re not yet leveraging AI in your work, what’s stopping you from doing so
Interested in learning more? PMI’s newly released course, Practical Application of Generative AI for Project Managers, explores this topic in more detail. Check out the course to deepen your knowledge, and share what you’ve learned with the PMI community!
-Have you tried any workflows from Practical Application of Generative AI for Project Managers? -What worked for you? -What didn’t work for you? -Have you adapted the workflow in any way? -Feel like sharing your version of the workflow? Do it!
La inteligencia artificial está revolucionando la forma en que gestionamos proyectos. Al automatizar tareas repetitivas como la generación de informes y la asignación de recursos, la IA libera a los gerentes de proyecto para que se enfoquen en tareas más estratégicas. Además, la IA puede analizar grandes cantidades de datos para identificar patrones, predecir riesgos y optimizar la toma de decisiones. Por ejemplo, puede analizar datos históricos de proyectos para identificar las causas de retrasos y sugerir acciones preventivas.
En cuanto a las herramientas y flujos de trabajo, la IA se integra con plataformas de gestión de proyectos populares como Asana y Trello. Estas herramientas, combinadas con modelos de lenguaje como GPT-3, permiten crear asistentes virtuales que responden a preguntas, generan informes y automatizan procesos. Al conectar diferentes aplicaciones y servicios a través de herramientas de automatización como Zapier, se pueden construir flujos de trabajo personalizados y eficientes. Sin embargo, la adopción de la IA en la gestión de proyectos puede enfrentar desafíos como la falta de conocimiento, los costos y la resistencia al cambio.
En esencia, la IA ofrece un gran potencial para mejorar la eficiencia y la eficacia en la gestión de proyectos. Al automatizar tareas, analizar datos y mejorar la comunicación, la IA puede ayudar a los gerentes de proyecto a alcanzar sus objetivos de manera más rápida y efectiva.
En la fase inicial en la que yo me encuentro, en lo que más utilizo la IA es para tres temas principales:
Visualización de datos (incluyendo preparación de presentaciones)
Extraer información de nuestros sistema de ITIL y por ejemplo, no solo preparar la lista los cambios a presentar al CAB, sino ayudar a ampliar los riesgos expuestos por los solicitantes de cada cambio, y ayudar a detectar incongruencias.
Ayudar a expresar ideas, según el público objetivo. Tú puedes una forma de explicar las cosas, pero puedes ayudarte de la IA para obtener otros ángulos para explicar lo mismo, y que te ayude a mejorar tus propios procesos (mejora continua por la vía rápida)
Ruben CerdaGerente de Proyectos| CANVIALima, Lima, Peru
Utilizo la IA generativa como un asistente estratégico para estructurar y acelerar las fases iniciales del proyecto. Por ejemplo, me ayuda a redactar documentos clave como el acta de constitución, EDT/WBS, historias de usuario y matrices de interesados, partiendo de ideas generales o requerimientos preliminares. Esto reduce significativamente el tiempo de elaboración y mejora la claridad desde el inicio. En la ejecución y monitoreo, la empleo para analizar información y generar insights rápidos. La utilizo para resumir reportes de avance, identificar riesgos potenciales, proponer planes de mitigación y hasta sugerir indicadores de desempeño (KPIs). También optimiza la comunicación, permitiéndome preparar reportes ejecutivos y mensajes claros para stakeholders en distintos niveles. Finalmente, integro la IA en flujos más automatizados combinándola con herramientas como Excel, Power BI o plataformas de gestión (Jira, DevOps). Esto me permite transformar tareas aisladas en procesos repetibles, como seguimiento de avances, control de costos o análisis de productividad, logrando una gestión más eficiente, basada en datos y orientada a resultados. Saving Changes...
Hi, I recently finished the PMI course ‘Practical Application of Generative AI for Project Managers’ and I highly recommend it. It provides concrete tools and excellent examples of rapid engineering for applying AI to planning, risk management, reporting, and communication. The best part: it reinforces that while AI is very helpful, the project manager remains in charge. As a future music teacher, I'm already using it for lesson planning and study schedules. Saving Changes...
After taking this course, I think one important idea is the role of planning in project management. It is not only about doing tasks, but also about understanding the objectives, the resources and possible risks before starting. I also found interesting how PMI organizes the project in different stages. This helps to follow the process in a better way and make decisions during the project. In my opinion, this makes the work more clear and easier to manage. Another thing is that these concepts are not only for big projects. They can be used in daily life or in academic work. For example, as a music student, I can use this to organize rehearsals, plan activities and manage time better. In conclusion, the course helped me to understand that good planning is very important for the success of any project, even in small situations. Saving Changes...
I use Generative AI to streamline both my music creation and teaching workflows. In composition, I leverage it to generate ideas, explore harmonies, and develop arrangements more efficiently. In teaching, I use it to create exercises, explain musical concepts in different ways, and design personalized learning materials, allowing me to focus more on creativity and student engagement. Saving Changes...
Hola Sarah, Me gustó mucho lo que comentas. En mi caso, la IA generativa se ha vuelto una aliada clave en mi día a día dentro de la gestión de proyectos. La uso bastante en la planificación para ordenar ideas, definir alcances y armar borradores de cronogramas o riesgos. Me ahorra mucho tiempo y me ayuda a empezar con más claridad. También la estoy aplicando en una clase optativa, donde estoy desarrollando un proyecto con herramientas de IA para apoyar a los profes en la creación de sus planeadores de clase. La idea es hacerles la vida más fácil organizando contenidos, actividades y evaluaciones, y que puedan enfocarse más en enseñar. Durante la ejecución, me sirve para redactar informes, hacer seguimiento y mejorar la comunicación con el equipo. Y al final, es súper útil para resumir aprendizajes y dejar todo bien documentado sin tanto esfuerzo. Siento que no reemplaza nuestro criterio, pero sí nos hace trabajar mucho más rápido y con mejores ideas. Me gustaría que compartieras ejemplos de aplicabilidad en proyectos de música ¡Gracias por compartir! Saving Changes...
A mí me parece muy interesante la manera en la que se puede utilizar la inteligencia artificial en este tipo de proyectos, pero considero importante entender la diferencia entre usarla y realmente comprenderla. En mi caso, en este momento de mi proceso como estudiante, uso la IA en dos momentos distintos: primero, para que me proponga ideas o un plan de trabajo y así tener otra perspectiva; y segundo, para revisar lo que ya hice y ajustar detalles finales según los criterios que le doy. Siento que eso me ha ayudado bastante, pero también soy consciente de que todavía estoy en una etapa básica y me gustaría aprender a usarla de una forma más completa. Saving Changes...
En mi caso apenas estoy empezando a usar la IA, sobre todo para organizar ideas y armar planes de trabajo rápidos. También la uso para revisar lo que ya hice y mejorar detalles. Todavía no he armado flujos de trabajo completos ni conectado varias herramientas, pero me gustaría aprender eso porque siento que ahí está lo más útil. Por ahora la uso más como apoyo en el proceso. Saving Changes...
En mi caso uso la IA más cuando estoy como bloqueado con una idea. Me ayuda a organizarla y volverla más clara. También la uso para mejorar cómo escribo las cosas según a quién va dirigido. Todavía no hago flujos completos, pero sí me ha servido bastante en esas partes del proceso. Saving Changes...
"Thousands of candles can be lighted from a single candle, and the life of the candle will not be shortened. Happiness never decreases by being shared."
PMI Team Member
