Syed Khurram IqbalManger Community Infrastructure| Whangarei District CouncilWhangarei, New Zealand
Hi Everyone,
I hope this message finds you well. My name is Syed Khurram Iqbal, and I am a Chartered and Fellow member of the Association for Project Management (APM) based in New Zealand. I am currently working in the local government sector here in NZ and am looking to enhance our capital management plan tracking and reporting processes.
Our team is seeking effective and user-friendly dashboard solutions to improve our ability to track and report on our capital program. We are particularly interested in learning about best practices and successful implementations from other local government entities.
Specifically, we are looking for:
- Recommendations on dashboard tools that have proven effective in a local government setting.
- Examples of dashboards that have been used to track capital management plans.
- Guidelines on key performance indicators (KPIs) and metrics that should be included.
- Best practices for data visualization and reporting that ensure clarity and ease of understanding for all stakeholders.
Your insights and experiences would be invaluable to us as we aim to streamline our processes and improve our reporting capabilities. Any advice, examples, or resources you could share would be greatly appreciated.
Thank you in advance for your assistance and for sharing your knowledge.
Best regards,
Syed Khurram Iqbal
Local Government Sector, New Zealand
Chartered and Fellow APM Member Saving Changes...
Voici des recommandations et des ressources pour la mise en place de tableaux de bord efficaces dans le cadre d'une administration locale, avec un focus sur les outils, les exemples de tableaux de bord, les indicateurs de performance clés (KPI) et les meilleures pratiques en matière de visualisation et de reporting des données.
1. Outils de Tableau de Bord
Pour une administration locale, il est important de choisir des outils de tableau de bord qui sont robustes, faciles à utiliser et capables de se connecter à diverses sources de données. Voici quelques outils recommandés :
Power BI : Développé par Microsoft, Power BI est un outil puissant pour créer des visualisations interactives et des tableaux de bord. Il permet une intégration facile avec les services de Microsoft et d'autres bases de données.
Tableau : Un autre outil populaire qui excelle dans la création de visualisations interactives et détaillées. Tableau permet une analyse approfondie et est utilisé par de nombreuses administrations locales.
Qlik Sense : Un outil de visualisation de données qui offre des capacités d'analyse associative, permettant aux utilisateurs de découvrir des insights cachés dans leurs données.
Domo : Une plateforme de gestion de données et de visualisation qui offre une large gamme de connecteurs pour intégrer des données provenant de diverses sources.
2. Exemples de Tableaux de Bord pour Suivre les Plans de Gestion du Capital
Exemple 1 : Tableau de Bord de Suivi des Projets d'Infrastructures
Section 1 : Vue d'ensemble du Projet
Statut global du projet (en cours, terminé, en retard, etc.)
Budget total et dépenses à ce jour
Pourcentage d'avancement
Section 2 : Détail par Phase
Statut de chaque phase du projet (planification, construction, finalisation)
Dépenses par phase
Progrès par phase
Section 3 : Indicateurs de Performance
Respect des délais (nombre de jours en retard ou en avance)
Dépassements budgétaires (montants et pourcentages)
Satisfaction des parties manifeste (sondages ou feedback)
Exemple 2 : Tableau de Bord de Gestion des Actifs Municipaux
Section 1 : Inventaire des Actifs
Liste des actifs (itinéraires, bâtiments, équipements, etc.)
Valeur actuelle des actifs
Date de dernière maintenance et prochain entretien prévu
Section 2 : Budget et Dépenses
Budget alloué à la maintenance et aux mises à jour des actifs
Dépenses à ce jour et prévision de dépenses futures
Section 3 : Indicateurs de Performance
Temps moyen entre les pannes
Coût moyen de la maintenance par type d'actif
Indice de condition des actifs (par exemple, échelle de 1 à 10)
3. Lignes Directrices sur les Indicateurs de Performance Clés (KPI)
Les KPI doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels (SMART). Voici quelques exemples de KPI pour la gestion du capital dans une administration locale :
Performance Financière
Pourcentage de dépassement du budget
Ratio des dépenses réelles par rapport aux prévisions
Performance des Projets
Pourcentage de projets terminés dans les délais
Pourcentage de projets terminés dans le budget
Efficacité Opérationnelle
Temps moyen de réalisation des projets
Taux de satisfaction des parties participent (sondages post-projet)
Maintenance et Gestion des Actifs
Temps moyen entre les entretiens préventifs
Coût moyen de la maintenance corrective par type d'actif
Pourcentage d'actifs en bon état de fonctionnement
4. Meilleures Pratiques en Matière de Visualisation et de Reporting des Données
Pour garantir la clarté et la facilité de compréhension des tableaux de bord, voici quelques meilleures pratiques :
Simplicité et Clarté : Utiliser des visualisations simples comme des graphiques à barres, des lignes et des secteurs pour représenter les données. Éviter les visualisations trop complexes qui peuvent confondre les utilisateurs.
Utilisation de Couleurs : Utiliser des couleurs de manière cohérente pour représenter différentes catégories de données. Par exemple, le vert pour les indicateurs positifs, le rouge pour les alertes et le jaune pour les avertissements.
Hiérarchisation de l'Information : Présenter les informations les plus importantes en premier. Utiliser des tailles de police et des espacements pour créer une hiérarchie visuelle.
Interactivité : Permettre aux utilisateurs d'interagir avec les données, de filtrer et de forer dans les détails pour obtenir des informations spécifiques.
Annotations et Explications : Ajouter des annotations et des explications contextuelles pour aider les utilisateurs à comprendre les données présentées.
Mises à jour Régulières : Mettre à jour les tableaux de bord régulièrement pour refléter les données les plus récentes et les développements actuels.
Ressources utiles
Site Web de Power BI : Power BI Site Web de Tableau : Tableau Guide des Meilleures Pratiques en Visualisation de Données : Data Visualization Best Practices Exemples de Tableaux de Bord pour les Administrations Locales : Exemples de tableaux de bord du gouvernement local En intégrant ces outils, exemples, lignes directrices sur les KPI et meilleures pratiques, votre administration locale pourra améliorer ses processus de suivi et de reporting, offrant une meilleure visibilité et une prise de décision plus éclairée. Saving Changes...
PMO Leader | Speaker & Mentor | Content Leader – PMOGA Latin America
Hub| Catholic University of UruguayMontevideo, Montevideo, Uruguay
Plan de gestión de capital Herramientas del panel de control y mejores prácticas de informes
Hay una variedad de herramientas disponibles para crear cuadros de mando del plan de gestión de capital, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Algunas opciones populares incluyen: Herramientas de BI (Business Intelligence): Estas herramientas ofrecen una amplia gama de funciones para crear cuadros de mando personalizados, como la visualización de datos, el análisis y la elaboración de informes. Algunos ejemplos populares son Tableau, Power BI y Qlik Sense.
Hojas de cálculo: Las hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets pueden ser una opción viable para crear cuadros de mando sencillos. Sin embargo, pueden ser menos escalables y flexibles que las herramientas de BI.
ferramientas de gestión de proyectos: Algunas herramientas de gestión de proyectos incluyen funciones de paneles, como Project Management Pro o Asana.
Herramientas de visualización de datos: Algunas herramientas se especializan en la visualización de datos, como Datawrapper o Flourish. Estas herramientas pueden ser útiles para crear visualizaciones de datos llamativas e informativas para sus paneles.
La elección de la herramienta adecuada dependerá de sus necesidades específicas y de su presupuesto. Tenga en cuenta factores como la complejidad de sus paneles, la cantidad de datos que necesita visualizar, las funciones de análisis que necesita y sus habilidades técnicas. Saving Changes...
Mike FrenetteManager, IT PMO| Halifax Water (retired)Halifax, Nova Scotia, Canada
- Recommendations on dashboard tools that have proven effective in a local government setting.
At Halifax Water, we use SharePoint to report on project progress. A status record is updated by-weekly by the PMO's project managers, and this included actual expenditures from our accounting systems, some KPIs, and links to the detailed project SharePoint site, current status reports, and a number of other items relevant to the project, such as Project Sponsor, Owner, Project Manager and team members.
- Examples of dashboards that have been used to track capital management plans.
Our dashboard tracks capital projects in the IT captial plan, over 50 per year. Feel free to connect and we can chat. Happy so set up a demo.
- Guidelines on key performance indicators (KPIs) and metrics that should be included.
Choose the KPIs that are important to your executive sponsors. Our dashboard has the usual; Issues, Risks, Resources, Schedule, Scope and Budget.
- Best practices for data visualization and reporting that ensure clarity and ease of understanding for all stakeholders.
We are working on this. We used PowerBi to produce a status report for some of our Agileish projects to avoid the standard textural reports. It shows visualization of many things, such as metrics around user stores completed, in progress, etc. by sprint. Another foray into the use of PowerBI provided a financial report for Project Managers pulling together timesheet, accounting and project data. We are trying to leverage PowerBI as much as we can and have a specific project (Data Insights) that takes care of this, as well as a functional organization called Data and Visualization.
I can't share a lot here, as it is not possible to post graphics here.
But again, feel free to reach out. Saving Changes...
Community Champion
