En muchos proyectos es clave adoptar una mentalidad flexible y asegurarse de que los equipos y las partes interesadas estén alineados con la visión y objetivos a largo plazo del proyecto, incluso si eso implica ajustes a lo largo del camino. Algunas prácticas específicas que podrían usarse son:
1. Gestión de Cambios Formalizada:
Tener un proceso formal de gestión de cambios ayuda a garantizar que los cambios sean bien documentados y evaluados antes de ser implementados. Esto permite hacer ajustes de manera controlada sin perder el rumbo del proyecto.
2. Comunicación Transparente y Continua:
La comunicación abierta es fundamental para mantener a todos los involucrados informados y comprometidos. Reuniones regulares con las partes interesadas y el equipo, como revisiones de progreso, pueden ayudar a detectar cambios necesarios a tiempo y ajustar los planes de manera adecuada.
3. Revisión y Ajuste del Alcance:
A medida que el proyecto avanza, puede ser necesario ajustar el alcance a medida que surgen nuevas oportunidades o desafíos. Permitir revisiones periódicas del alcance puede garantizar que el proyecto siga alineado con las necesidades y expectativas cambiantes.
4. Fomento de la Flexibilidad:
Promover un entorno en el que se valore la adaptabilidad dentro del equipo de proyecto. Esto podría ser a través de prácticas como los sprints en metodologías ágiles, donde los resultados parciales se revisan y ajustan rápidamente según los comentarios.
5. Capacitación Continua:
Fomentar que los miembros del equipo se mantengan actualizados con capacitación constante puede ayudar a manejar los cambios de forma más efectiva, ya que se sienten más preparados para enfrentar nuevas circunstancias.
¿Qué ha funcionado?
Reuniones regulares de retroalimentación y la capacidad de hacer ajustes rápidos en metodologías ágiles han sido bastante efectivas para adaptarse a los cambios.
Tener un proceso de cambio bien definido asegura que los ajustes no desvíen el proyecto completamente y mantienen el rumbo hacia los objetivos futuros.
¿Qué no ha funcionado?
En algunos casos, cuando no se comunican de manera efectiva los cambios, el equipo y las partes interesadas pueden sentirse desorientados o desalineados, lo que puede afectar el rendimiento.
A veces, al no haber un balance adecuado entre flexibilidad y control, los proyectos se desvían demasiado de su alcance original, y esto puede generar fricciones.
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1 reply by Francisco Herrera
Aug 15, 2025 12:28 PM
Francisco Herrera
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Excellent insights Gabriel! Thank you for sharing your experiences; these are valuable lessons learned.
It's clear that striking the right balance between structured processes and adaptability is key. As you've highlighted:
Formal Change Management: Provides a framework for controlled adjustments.
Transparent Communication: Keeps everyone informed and engaged.
Controlled Scope Review: Ensures alignment with evolving needs.
Flexible Mindset: Fosters a culture of adaptability within the team.
Continuous Training: Empowers the team to handle change effectively.
The importance of both flexibility and control really stands out, as does the need for clear and consistent communication to keep everyone on board. Thanks again for sharing these practical lessons.
Francisco
What has worked best is to involve people from the beginning, listen to them and empower them to see change as an opportunity. What doesn't work: imposing without context and emotional support. Sustainable change is born out of commitment and a shared sense of purpose. Let's keep transforming together towards that dreamed future!
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1 reply by Francisco Herrera
Aug 18, 2025 3:21 PM
Francisco Herrera
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Mariana Aboytes Ramirez excellent points! I completely agree that involving people from the beginning, listening to their perspectives, and empowering them to see change as an opportunity is essential for success.
You've highlighted a critical truth: sustainable change is born out of commitment and a shared sense of purpose. Imposing change without context or emotional support simply doesn't work.
Let's continue transforming together towards that dreamed future!
Francisco
en la empresa donde actualmente estoy trabajando. Actualmente estoy como analista de activos en el departamento de finanzas, estuve de supervisora de embarques, y yo en lo personal. daba mis conocimientos a mis subordinados esto con la finalidad, de que tengan la capacidad y el desarrollo que tienen que tener a mediado, largo plazo, no solo, en el área de operaciones si no, también tengan una visión diferente de hacer las cosas y sean multifuncionales. tambien como fomentar el cambio, que ellos mismos tengan ideas o mejoras para el proceso, que hacen dia a dia como lo es, operaciones; teniendo sus evaluaciones y retroalimentaciones adecuadas a cada actividad; comunicación clara y transparente de la operación y actividades. y nosotros como líderes gestionamos los riesgos de la operación y buscamos soluciones adecuadas para adaptarlas a cada actividad o situación. así como dijo Confusio: "No hay preguntas tontas, sino tontos que no preguntan". con esto queriendo decir, enfatiza la importancia de preguntar para aprender y superar la ignorancia, ya que el miedo a parecer perspicaz al preguntar puede llevar a la perpetuación de la ignorancia. y esto aplica en todos los niveles
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1 reply by Francisco Herrera
Aug 19, 2025 12:48 PM
Francisco Herrera
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Excelente cita Greta me encanto lo usaré gracias por aportar!
Program Manager, PPM&PMO Specialist.| Coppel, Mexico.Culiacán, Sinaloa, Mexico
Aug 02, 2025 12:05 PM
Replying to Andrés Cárdenas Hidalgo
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Buenos días Francisco,
Este principio nos habla sobre la relevancia de preparar a las personas del entorno a los cambios que puede llegar a generar un proyecto. Se busca que más allá del cumplimiento y entrega del proyecto, los colaboradores puedan sacar el beneficio de esta implementación de manera genuina los nuevos procesos o metodologías. Ya que no se alcanzaran los objetivos si no se logra trasladar los beneficios y las acciones necesarias para que el personal las adopte de manera adecuada.
Para lograrlo, es necesario la comunicación sobre el propósito del cambio y subir a las personas que se impactarán con estas actualizaciones, de igual manera es importante que no sean demasiados cambios simultáneos, de esta manera podemos disminuir un poco la resistencia al cambio. Se vuelve relevante el contar con un plan para la adecuación de estos cambios y los beneficios que esto conlleva.
Como lo podemos observar, es indispensable un entorno comunicativo con todos los involucrados para alcanzar el éxito y la gestión de los cambios para alcanzar mejores resultados.
Andres Cardenas - Tecmilenio.
Andrés estoy de acuerdo con tus puntos sobre la preparación de las personas para el cambio, en mi experiencia, eso es absolutamente crucial para el éxito del proyecto.
Para mí, las principales conclusiones son:
Comunicación Clara: Explicar el "por qué" detrás del cambio es esencial.
Involucramiento de los Interesados: Involucrar a los que se verán afectados desde el principio ayuda a generar aceptación.
Implementación Gestionada: Evitar demasiados cambios a la vez minimiza la resistencia.
Plan de Gestión del Cambio: Un plan sólido para adaptarse a los cambios es imprescindible.
Se trata de crear un entorno comunicativo donde todos entiendan los beneficios y las acciones necesarias para una adopción exitosa. ¡Gracias por compartir tus ideas!
Francisco.
Saving Changes...
Luis BrancoCEO| Business Insight, Consultores de Gestão, LdªCarcavelos, Lisboa, Portugal
Excellent reflection, Francisco Herrera From the perspective of someone with decades of experience leading complex projects (across predictive, agile, and hybrid environments) PMBOK 7’s 12th principle (“Enable change to achieve the envisioned future state”) calls for leadership that goes far beyond technical competence.
It requires emotional insight, active listening, and strategic clarity.
Several practices have proven effective in supporting this principle:
- Co-creation of the future state – Engaging both teams and stakeholders early on in defining the desired future creates a shared sense of ownership. A compelling vision cannot simply be announced; it must be built collaboratively.
- Adaptation to context and organizational maturity – Before selecting a delivery approach (agile, predictive, or hybrid), it’s essential to understand the organization’s readiness for change. Applying a methodology misaligned with the current context usually leads to resistance rather than results.
- Iterative learning and decision cycles – Using structured approaches such as PDCA, A3 Thinking, or Toyota Kata helps address change in a safe, disciplined, and progressive way. These cycles foster real learning and build stakeholder trust over time.
- Human-centered change management – Change happens between people. Psychological safety, expectation management, and transparent communication are not peripheral — they’re foundational for lasting transformation.
What tends not to work:
X Rigid application of methods without contextual reading.
X Reducing change to technical deliverables, ignoring cultural and emotional impact.
In short: enabling change means holding a shared vision, leading with presence, and adapting with discernment.
Principle 12 highlights this wisely.
When applied thoughtfully, it turns projects into real engines of organizational evolution.
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1 reply by Francisco Herrera
Aug 20, 2025 11:59 AM
Francisco Herrera
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Luis Branco I strongly agree that technical competence alone isn't enough to enable change effectively.
For me, the most important takeaway is the emphasis on the human element. As you so eloquently stated, change happens between people. Psychological safety, expectation management, and transparent communication are not just "nice-to-haves" – they're absolutely foundational for lasting transformation.
Thanks for sharing these invaluable insights! Francisco
En mi experiencia manejando proyectos, algo clave para lograr buenos resultados es saber llevar el cambio con el equipo y los stakeholders desde el inicio. Siempre intento que entiendan hacia dónde vamos, qué queremos lograr y por qué vale la pena moverse en esa dirección.
Una práctica que me ha funcionado bien es involucrarlos desde etapas tempranas, no solo para informar, sino para escuchar y construir juntos. Eso genera compromiso y reduce bastante la resistencia. Cuando la gente siente que su voz cuenta, es más fácil que adopten los cambios.
También me gusta mostrar avances visibles en poco tiempo, aunque sean pequeños. Eso ayuda a que el equipo vea que vamos por buen camino y mantiene la motivación alta.
Lo que no me ha funcionado tanto es implementar cambios sin preparar bien el terreno, ya sea por falta de comunicación o porque se asume que todos están listos solo porque “es lo que toca”. Eso normalmente genera bloqueos o retrabajos.
Mi enfoque es claro: comunicar bien, escuchar más, construir juntos y celebrar los avances. Así el cambio no solo se implementa… se hace parte del día a día del equipo.
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1 reply by Francisco Herrera
Aug 21, 2025 12:42 PM
Francisco Herrera
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Thanks for sharing your insights Fabian Fabela ! That's a very practical and insightful perspective on managing change.
For me, the most important takeaway is your emphasis on early involvement and collaborative building. Engaging the team and stakeholders from the beginning, listening to their voices, and building the future together is truly the foundation for successful change adoption.
Francisco.
Lo que me ha funcionado para habilitar el cambio es lo siguiente:
1.- Involucrar desde el inicio al equipo operativo y maquilador
2.- Revisiones semanales con datos reales
3.- Comunicación clara y visual del objetivo
4.- Escuchar y empoderar al personal
5.- Capacitaciones breves y prácticas
Lo que no ha funcionado tan bien:
1.- Implementar cambios sin explicar el "por qué"
2.-Probar cambios a gran escala sin validar primero
Saludos.
Hugo Andrade.
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1 reply by Francisco Herrera
Aug 22, 2025 11:47 AM
Francisco Herrera
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HUGO ANDRADE thanks for sharing your practical experience! For me, the key takeaway is the emphasis on involving the operational team and stakeholders from the very beginning. Creating a collaborative environment where everyone understands the "why" and feels empowered is truly essential for successful change adoption. Francisco
Hi Francisco,
I love this Prosci's analogy: The Unified Value Proposition is a Prosci model that represents “change management on a page” and helps practitioners define and position change management at a high level for others. In other words, the Unified Value Proposition model is effective for positioning change management and describing its critical contribution to project and organizational outcomes.
To realize organizational benefits, we must pay attention to both the technical aspects and the human aspects of change.
Additionally, successful change requires both the technical and people-oriented aspects.
a) The technical side (Design / Develop / Deliver) is executed by the project management discipline
b) People side (Engage / Adopt / Use) is executed by the change management discipline
Organizational change progresses through three states in the Unified Value Proposition model: the current state, transition state, and future state.
a) The current state is the status quo or how things exist today. It is known. It may not be great, but it is familiar and understood by people.
b) The future state is the destination. It is unknown, which can create fear and trepidation. The future state is also aspirational, a state where conditions have improved significantly as a result of the change initiative.
c) The transition state is messy and ambiguous. It is usually not linear and involves some moving forward and backward. Successful change requires stepping out of the current state and effectively navigating the transition state to reach the envisioned future state ultimately.
When the ADKAR elements, particularly Awareness, Desire, and Knowledge, are not fully addressed, the transition to the future state often results in fragmented outcomes that resemble Swiss cheese.
I follow a structured approach to change management, which is a blend of the Prosci ADKAR methodology, Kotter's 8-Step Change Model, Lean Six Sigma, Disciplined Agile Scrum Master, and others, and follows change makers such as Michelle Yanahan, Iryna Chernyshova, and Nellie Wartoft, and others, including being a member of the Association of Change Management Professionals (ACMP) and regularly exploring Prosci's website (including their rich resource library).
Maria Hrabikova thanks for sharing this Prosci article! The Unified Value Proposition model provides a valuable framework for understanding and managing change.
I especially appreciate how it emphasizes the importance of addressing both the technical and the human aspects of change to achieve successful organizational outcomes. Thanks again for this great contribution! Francisco
For me, the key takeaway is the emphasis on data-driven iterative change. Using agile sprints, KPIs, and pilot testing allows you to make informed adjustments and ensure that changes are truly effective.
Unilateral decisions simply don't work – it's all about adapting based on real data. Francisco
Reading through your experiences really reinforces how critical both communication and early involvement are to enable change effectively. In my projects, I have found three practices especially helpful:
Early Stakeholder Engagement – Involving key stakeholders and team members at the very beginning helps create ownership and reduces resistance to change.
Pilot Testing Before Full Rollout – Running small-scale pilots allows us to collect feedback, demonstrate tangible benefits, and make adjustments before impacting the full organization.
Continuous Feedback and Communication – Keeping an open channel for feedback through regular meetings and short check-ins helps the team feel heard and prepared for the envisioned future state.
Making a long story short, I have one simple advice: Spent as much time on the early project so you don't have to spend too much time fixing things when you don't have time anymore.
What hasn’t worked for me is trying to push changes too quickly without considering the team’s emotional response—resistance grows fast if people don’t clearly see “what’s in it for them.”
Thanks for sharing your insights; it’s always valuable to learn from real life.
Best regards,
Leonardo
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1 reply by Francisco Herrera
Aug 26, 2025 12:03 PM
Francisco Herrera
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Leonardo Buzzi thanks for sharing your valuable experiences! It really reinforces how essential communication and early involvement are for enabling change successfully.
For me, the most important takeaway is the need to invest time upfront in proactive planning and communication. As you said, spending more time on the early project reduces the need for frantic fixes later on. Understanding the team's perspective and addressing their concerns is crucial for avoiding resistance.
Francisco
Community Champion
