Practices to promote PMBOK 7th Edition's 12th principle says: "Enable change to achieve the envisioned future state."

!Excelentes puntos Mario Octavio! Estoy de acuerdo en que la comunicación clara de los beneficios, la participación temprana de los interesados y la capacitación son clave para una adopción exitosa del cambio:

Comunicación y Beneficios: Resaltar continuamente los beneficios futuros es vital.

También estoy de acuerdo en que reconocer el elemento humano y celebrar los pequeños logros es crucial. ¡Imponer cambios sin considerar el contexto nunca funciona! Gracias por compartir!

Algunas de las prácticas que me parecen importantes y que trato de utilizar en los proyectos son:

- Mantener una buena comunicación. Mantener una comunicación proactiva y estratégica, es decir, comunicar la visión del cambio y el "por qué" detrás del proyecto. Explicar los beneficios de los resultados del proyecto. La comunicación debe ser bidireccional, permitiendo a los equipos expresar sus preocupaciones y preguntas.

Respecto a la comunicación lo que he visto que no funciona es:

* Tener una comunicación unidireccional, es decir el solo enviar comunicados sin abrir un canal para la retroalimentación.

* Que la información sea muy técnica, ahogar a las partes interesadas con detalles técnicos que no son relevantes para su rol.

- Capacitación: Brindar la información necesaria para que las personas adquieran los conocimientos necesarios para la implementación del proyecto.

¿Qué no funciona en cuanto a capacitación?

Me ha tocado participar en algunos proyectos que se deja a la gente sola, es decir, se implementa el cambio y no se le ofrece el soporte necesario lo que provoca que los usuarios vuelvan a sus viejas prácticas.

- Definición de metas claras y alcanzables. Involucrar a los equipos en la fase de planificación para que ayuden a definir las metas y los hitos del proyecto. Sus conocimientos sobre los procesos actuales son invaluables para establecer objetivos que no solo sean desafiantes, sino también realistas.

En este punto he visto que se crean expectativas poco realistas, ya que se prometen resultados inmediatos o beneficios que no son alcanzables, que muchas veces van en relación al tiempo de implementación o de ejecución. Esto por que no se consulta a todos los involucrados para definir las metas del proyecto

José Antonio Rojas - TecMilenio

Hola!

Creo que el principio de "facilitar el cambio para lograr el estado futuro previsto" es más actual y necesario que nunca.

En lo personal, algo que me ha funcionado bien es mantener siempre una comunicación abierta con el equipo y los stakeholders. Involucrarlos desde el inicio y hacerlos parte del proceso ayuda mucho a que el cambio no se vea como una amenaza, sino como una evolución natural del proyecto.

También me ha servido identificar a personas dentro del equipo que se adaptan rápido al cambio y que pueden influir positivamente en los demás. A veces, tener a alguien que "predique con el ejemplo" hace toda la diferencia.

Otra práctica útil ha sido incorporar pequeñas iteraciones o entregas parciales, incluso en proyectos que no son ágiles. Esto permite recibir feedback constante y ajustar el rumbo si es necesario, sin que los cambios se sientan tan pesados o inesperados.

Lo que no me ha funcionado tan bien ha sido implementar cambios de forma repentina o sin explicar bien el “por qué” detrás de ellos. La gente suele resistirse si no entiende el propósito o si siente que no fue tomada en cuenta.

Saludos y gracias por abrir este tema tan relevante,
Angela Lara.

Hola Francisco:

Este es mi primer contacto formal con la gestión de proyectos, así que todavía no tengo experiencias prácticas que respalden mi opinión. Aun así, por lo que he aprendido, este principio destaca que las organizaciones deben estar en constante cambio y mejora, y que los proyectos son una forma clave de lograrlo.

También entiendo que estos cambios pueden generar cierta resistencia entre los involucrados, ya que pueden afectar su trabajo o generar incertidumbre. Por eso, creo que es muy importante mantener una actitud abierta y flexible al cambio, siempre con comunicación clara y honesta con todos los que participan en el proyecto.

Tener esta mentalidad ayuda a adaptarse rápidamente a nuevas prioridades o situaciones, sin perder de vista el objetivo principal del proyecto.

Saludos

Buen día Francisco,

El duodécimo principio del PMBOK sobre "Permitir el cambio para lograr el estado futuro previsto", me hace pensar que el cambio es inevitable, y que por el simple hecho de escuchar la palabra “ Cambio” se genera un incertidumbre en donde es natural que el ser humano se proteja de un próximo escenario desconocido, sin embargo, desde mi punto de vista siempre he considerado que los cambios son inevitables y pasaran “Contigo o a través de ti”, y el nivel de conciencia que tengamos ante él es lo que nos hace llegar a un estado futuro sano.

En la empresa en la que trabajo utilizamos la metodología ADKAR y dividimos la transición del cambio en 3 fases, “ Preparación”, “Manejo” y “Sostenimiento”.

Utilizamos prácticas de habilitación a través de cursos,webinar, talleres y certificaciones internas para habilitar a los colaboradores de manera masiva ante el tema, y se designan a “Embajadores del cambio” desde el inicio del proyecto que son personas con actitudes destacadas, que se encargarán de aclarar dudas, mitigar el “ Radio pasillo” desinformado y hablarán de manera positiva del proyecto, esto ayuda bastante a mitigar la incertidumbre del colaborador y evitar “El valle de la desilusión” permitiendo que se logre el resultado esperado.

Además, antes de iniciar cada proyecto nos ha funcionado realiza un análisis end to end sumando a todas las áreas involucradas, tanto las partícipes de accionar el cambio como a las áreas impactadas por dicho cambio, y así poder tener visibilidad de que todos los recursos y escenarios posibles están siendo contemplados, y en caso contrario se realizan ajustes o planes de mitigación.

En una ocasión algo que no funcionó y generó fricción fue tener acercamiento principal del cambio de un proceso directamente con las gerencias que lo operaban tratando de crear conciencia ante el, sin embargo una vez que se trató de escalar la comunicación con los líderes estaban molestos por no haber sido contemplados antes que a sus equipos y generaron resistencia, ocasionando retrasos en el plan de trabajo.


Excelentes preguntas para continuar reflexionando y mejorando.
¡Saludos!

Buen día Profesor Francisco

En mis proyectos, utilizo varias prácticas para fomentar este principio entre los equipos y los interesados:

Establecer una visión clara, no un plan rígido. Desde el inicio, en lugar de centrarnos solo en un plan detallado e inamovible, definimos y comunicamos una visión de estado futuro atractiva y clara. El plan se considera un camino flexible para llegar allí. Esto le da al equipo la libertad de proponer cambios si encuentran un camino más eficiente o si surge una nueva información.

Fomentar la retroalimentación continua. Establezco canales de comunicación abiertos y regulares, como reuniones cortas diarias, revisiones semanales y encuestas a los interesados. Esto nos permite captar la retroalimentación temprano y adaptarnos rápidamente, en lugar de esperar hasta el final del proyecto.

Implementar un proceso de cambio simple y ágil. En lugar de un proceso burocrático, usamos un proceso de cambio ligero. Cuando se propone una modificación, nos hacemos tres preguntas clave:

¿Por qué es necesario este cambio?

¿Cómo nos acerca o nos aleja de nuestra visión?

¿Cuál es el costo y el beneficio de este cambio? Esto permite al equipo tomar decisiones informadas sin fricciones innecesarias.

Capacitar al equipo en la adaptabilidad. Invierto tiempo en enseñar al equipo a ser proactivo ante el cambio. Usamos técnicas como el análisis de escenarios para que estén preparados para diferentes resultados y puedan responder con confianza.


Qué ha funcionado y qué no

Lo que ha funcionado bien: La práctica más efectiva ha sido empoderar a los equipos de proyecto para que tomen decisiones sobre cambios menores dentro de su alcance. Cuando los equipos se sienten dueños del proyecto y no solo ejecutores de un plan, su motivación aumenta y su capacidad para resolver problemas mejora drásticamente. También ha sido clave la transparencia total sobre los motivos de cada cambio con todos los interesados. Cuando un cliente entiende por qué un cambio es necesario, generalmente lo acepta más fácilmente.

Lo que no ha funcionado bien: Un error común es intentar ser "demasiado ágil" en proyectos que tienen requisitos regulatorios o de seguridad muy estrictos. En estos casos, un proceso de cambio flexible puede generar riesgos que no podemos asumir. Además, no involucrar a las partes interesadas clave en las primeras etapas del proyecto y del proceso de cambio ha sido un problema. Si se presentan cambios de alto impacto sin su participación, se crea resistencia y se puede comprometer la aceptación del proyecto.

Saludos.