Benefits with Risk

Version en francais🇫🇷

In a previous “post”, I started with this statement.

“It is known in bidding, you always have to award the contract to the lowest bidder. This explains the poor quality of the work.

In fact, the poor quality of work is rather explicable by two factors controlled by the organization that makes the call for tenders and not the winning bidder.”

I was on the legal side. In the tender documents, it is important not only to mention which laws apply, among others, those of your country or region. In some cases, the laws of a third country are used. It is desirable to clearly specify all the processes surrounding cases of bad agreement. Do you want to use an arbitration mode, so who will choose the referee? And when? The arbitration will be final or there will be the possibility to challenge in court and in which court? Local or international.

Do you wish to have some form of security as to the complete fulfillment of the mandate? If so, in what forms: insurance, bail, etc.

The key members of the achievement team, you can require the proposal to have the CVs of these people. A penalty can also be associated with their unavailability.

Obviously, the winner of the tender will be paid. Many methods exist, I will not go around here. How will the payments be made? Again, there is no one approach. Is a sufficient amount kept until the contract is completed to the satisfaction of your company? This amount will be returned on final delivery or after commissioning.

Will the product of the call for tenders have a guarantee of durability or performance? A simple and common example, think about the reasonable life of roads or markings on the roads. Is it normal to have to repair or redo them before their first birthday? You must specify it, your bidders will be indebted to it, it would even be possible for you to retain the last amount until this period.

Before ending this overview of the tenders. Two often underutilized tools are bonuses and penalties. Each is a powerful tool to meet the dates of commissioning.

Some very public examples exist. For the bonus, I’m thinking of rebuilding a highway in California, the contractor had gotten millions of dollars for delivering more than a week in advance. You may have cases to share.

En francais 🇫🇷

Dans un précédent « post », j’ai commencé avec cette affirmation.

« C’est connu lors des appels d’offres on doit toujours accorder le contrat au plus bas soumissionnaire. C’est ce qui explique la pauvre qualité des travaux.

En fait, la pauvre qualité des travaux est plutôt explicable par deux facteurs contrôlés par l’organisation qui fait l’appel d’offres et non pas le soumissionnaire gagnant. »

J’en étais au volet légal. Dans les documents d’appel d’offres, il est important non seulement de mentionner quelles sont les lois applicables, entre autres, celles de votre pays ou de votre région. Dans certains cas, on utilise les lois d’un pays tiers. Il est souhaitable de bien préciser l’ensemble des processus entourant les cas de mauvaise entente. Désirez-vous utiliser un mode d’arbitrage, alors qui choisira l’arbitre ? Et quand ? L’arbitrage sera final ou il y aura la possibilité de contester en cour et dans quelle cour ? Locale ou internationale.

Souhaitez-vous avoir une forme de sécurité quant à la bonne réalisation complète du mandat ? Si oui, sous quelles formes : des assurances, une caution, etc.

Les membres clefs de l’équipe de réalisation, vous pouvez exiger dans la proposition de présenter les CV de ces personnes. Une pénalité peut aussi être associée à leurs non-disponibilités.  

Évidemment, le gagnant de l’appel d’offres sera rémunéré. Bien des méthodes existent, je n’en ferai pas le tour ici. Comment seront établis les paiements ? Là encore, il n’y a pas qu’une seule approche. Est-ce qu’un montant suffisant est gardé jusqu’à ce que le contrat soit complété à la satisfaction de votre entreprise ? Ce montant sera remis à la livraison finale ou après une mise en service.

Par la suite, le produit de l’appel d’offres aura-t-il une garantie de durabilité ou de performance ? Un exemple simple et fréquent, pensez à la durée de vie raisonnable des routes ou des marquages sur les routes. Est-ce normal de devoir les réparer ou les refaire avant leur premier anniversaire ? Vous devez le spécifier, vos soumissionnaires en seront redevables, il vous serait même possible de retenir un dernier montant jusqu’à cette période.

Avant de terminer ce survol des appels d’offres. Deux outils souvent sous-utilisés soient : les bonus et les pénalités. Chacun est un outil puissant pour respecter les dates de mise en service. 

Quelques exemples très publics existent. Pour le bonus, je pense à la reconstruction d’une autoroute en Californie, l’entrepreneur avait obtenu des millions $ pour avoir livré plus d’une semaine d’avance. Vous avez peut-être des cas à partager.

[go to a French version]🇫🇷

It is known during tenders the contract is always awarded to the lowest bidder. This explains the poor quality of the work.

In fact, the poor quality of work is rather explicable by two factors controlled by the organization that makes the tenders and not the winning bidder.

The call for tenders is the time to clearly define what is required. In a call for tenders, some elements that constitute the call for tenders are clear. Other elements are forgotten or neglected.

First of all, are there requirements to be able to bid? It is possible to ask the bidders to qualify. It is up to you to determine the criteria of the call for tenders. For example, you can request financial statements, which is often not appreciated by bidders. It is information that will allow you to confirm that the bidders have the means to carry out your project. It is often requested to demonstrate the realization of similar project and customer references that you will be able to contact. You must take the necessary time.

Maybe your organization has a record of satisfaction of subcontractors and past projects. According to the information in this register, you could require a level of satisfaction, a history of work done. Analyze compliance with the contractual deadline. Obviously, some bidders may not have completed a mandate for your organization. Here you probably do not want to exclude them, make sure you have a reasonable number of bidders, open the door to new ones perhaps smaller.

Technical documents must be clear and complete. Regardless of the type of construction, IT or another type, this is what will be used to evaluate the proposal. It is also what will be used to evaluate the quality of what is provided to you.

Standards and laws must be respected, it is important to identify them. Your organization requires the respect or respect of certain procedures, you need to identify them well.

You have a planning of the execution needs, add it. In the case of a construction project, for example, is it desirable for the work to begin at a specific time? This is engineering, which will serve you for a subsequent call for tenders, take into account your internal deadlines. For works on public roads, how long will be acceptable between the start of work and the reopening of infrastructure, we all hate to see open roads with no works for days, weeks or more.

The legal and financial aspects must be identified. (To be continued)

🇫🇷

C’est connu, lors des appels d’offres, on doit toujours accorder le contrat au plus bas soumissionnaire. C’est ce qui explique la pauvre qualité des travaux.

En fait, la pauvre qualité des travaux est plutôt explicable par deux facteurs contrôlés par l’organisation qui fait l’appel d’offres et non pas le soumissionnaire gagnant.

L’appel d’offres, c’est le moment de bien définir ce qui est requis. Dans un appel d’offres, certains éléments qui constituent l’appel d’offres sont clairs. D’autres éléments sont oubliés ou négligés.

Tout d’abord y a-t-il des exigences pour pouvoir soumissionner? Il est possible de demander aux soumissionnaires de se qualifier. C’est à vous de bien déterminer les critères de l’appel d’offres. Par exemple, vous pouvez demander les états financiers, ça ne plaît souvent pas aux soumissionnaires. C’est une information qui pourra vous permettre de confirmer que les soumissionnaires ont les moyens de réaliser votre projet. Il est souvent demandé de démontrer la réalisation de projet similaire et des références de clients que vous pourrez contacter. Il faut prendre le temps nécessaire.

Peut-être que votre organisation a un registre de satisfaction des sous-traitants et des projets passés. Selon l’information de ce registre, vous pourriez exiger un niveau de satisfaction, un historique des travaux réalisés. Analysez le respect du délai et autre élément contractuel. Évidemment, certains soumissionnaires pourraient ne pas avoir réalisé de mandat pour votre organisation. Ici, vous ne voulez sans doute pas les exclurent, assurez-vous d’avoir un nombre de soumissionnaires raisonnable, ouvrez la porte à de nouveaux peut-être plus petits.

Les documents techniques doivent être clairs et complets. Peu importe le type de projets construction, TI ou autre, c’est ce qui vous servira à évaluer la proposition. C’est aussi ce qui servira à évaluer la qualité de ce qui vous est fourni.

Des normes et des lois doivent être respectées, il est important de les identifier. Votre organisation exige le respect ou le respect de certaines procédures, il faut bien les identifier.

Vous avez une planification de votre besoin de réalisation, ajoutez-la. Dans le cas d’un projet de construction par exemple, est-il souhaitable que les travaux commencent à un moment précis? C’est de l’ingénierie, qui vous servira pour un appel d’offres subséquent, tenu compte de vos délais internes. Ce sont des travaux sur la voie publique, combien de temps sera acceptable entre le début des travaux et la réouverture des infrastructures, nous détestons tous de voir une route éventrée sans travaux pendant des jours, des semaines.

Les volets légal et financier doivent être identifiés. (À suivre)

Congratulation, you have just been appointed to lead a new project. Lots of work is waiting for you. 

You will have to identify the various stakeholders. Your project will have a major impact on the population in an area of your community. The project could be a public place construction, a new web access point for residents, the construction or upgrade to local commerce.

Who are those stakeholders to the project?

We can rapidly think of the client, but who is the client? The person that request you to take the project, you superior in the company. The organization that has mandated your company to realize the project.I fact all those answers are true.

Other stakeholders should be considered? Yes, of course.

We should think of the user of the product of the project obviously. They are often more important then we think. Each type of project would have a couple of distinct user groups. In a construction project, we can think of pedestrian, cyclists. Who else? Did you consider the different age groups that would live in the space or people with some handicap? Other specific user groups could be added according to the project. The close neighbour hod like stores that would be impacted during the project and after.

For a web or IT, the project will have a similar range of stakeholders. The users of the system will be of all ages, some may have a visual handicap. 

Other stakeholders will need to be identified according to the project, autorités for example.

For each of those stakeholders, you should identify their positive and negative views on the project.

Would each of those stakeholders expect the same kind of benefits from the project? Absolutely not.

If we just take a look at benefits from your superior and the organization they are likely different. And what about the organization that did give your company the mandate. Take the time to identify in detail what are the benefits expected and their relative importance.

When you will be negotiating some adjustments. This kind of understanding will make a difference and will help justify choices.

You could be lucky, and receive a business analysis that supplies this information. That the required time to make your own analysis, you might have some addition to make.

Make a project success.

[French version]

Félicitation, vous venez d’êtres nommé à la direction d’un nouveau projet. Beaucoup de travail vous attend. 

Vous aurez à identifier les différentes parties prenantes. Votre projet aura un impact majeur sur la population d’un secteur de votre communauté. Le projet pourrait être de la construction de place publique, un nouveau point d’accès Web pour les résidents, la construction ou le réaménagement d’une succursale d’un commerce.

Qui sont donc les parties prenantes au projet?

On pense rapidement au client, mais qui est le client? La personne qui vous demande de réaliser le projet, votre supérieur dans l’organisation. L’organisation qui a confié le mandat à votre entreprise. En fait, toutes ces réponses sont bonnes. 

D’autres parties prenantes devraient être considérées? Bien sûr.

On pensera évidemment aux utilisateurs du produit du projet. Ils sont souvent plus importants qu’on ne le pense. Chaque type de projet aura quelques groupes d’utilisateur distincts. Dans les cas de construction, on pourrait penser aux piétons, aux cyclistes. Qui d’autre? Avez-vous considéré les différents groupes d’âge qui utiliseront l’endroit, les personnes souffrant d’un handicap? D’autres pourraient surement s’ajouter selon le projet. Le voisinage immédiat tels les commerces qui seront affectés par les travaux et après les travaux.

Un projet informatique (WEB) aura une gamme similaire de parties prenantes. Les utilisateurs seront de tout âge, certains auront des handicaps visuels. 

D’autres parties existeront selon le projet, les autorités par exemple.

Pour chacun des groupes identifiés, les avantages et inconvénients du projet sont à déterminer.

Est-ce que chacun des groupes attend le même type de bénéfices du projet? Absolument pas.

Si l’on considère les clients seulement les bénéfices pour votre supérieur et l’organisation ne sont pas les mêmes entre eux. De plus généralement pas les mêmes que ceux attendus par le client. Prenez le temps de bien identifier pour chacun d’entre eux les bénéfices attendus et leur importance relative. 

Lorsque vous aurez à négocier les ajustements. Cette compréhension complète de la situation vous permettra de bien justifier les choix.

Si vous êtes chanceux, vous aurez une analyse d’affaire du projet qui vous fournira cette information. Prenez le temps d’en faire l’analyse vous-même vous aurez peut-être des ajouts. 

Bon projet.

In a recent study "Automation and Artificial Intelligence: How machines are affecting people and places". Some interesting information is available. 

The jobs that seem to have more potential for automation are the one that doesn't require a Bachelor's degree.  Not that surprising.

Project management does not specifically name, some close relatives will be "Management" and "Business" with a relatively low level of automation. 

Some jobs in project management will be affected, more specifically "Administration" that doesn't require a bachelor degree.

Other jobs that are identified will be more specific by industry.

Some interesting information.

The study was made for the USA only, love to see WW study

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Study available - https://www.brookings.edu/research/automation-and-artificial-intelligence-how-machines-affect-people-and-places/

related in HBR May-June 2019 paper issue, p26 there is an interesting graph about the study.

Has of writing this we don't know much about the source of the terrible fire, that ravage Notre-Dame of Paris.

Notre-Dame was started in 1163 the construction lasted about 200 years, many generations participated in the construction. It is a part of humanity heritage, part of many stories that we all know such as "The Hunchback of Notre-Dame". A terrible loss for human history, part of Unesco World Heritage Center.

My first impression is that the construction/renovation happening on the building might be at the source of the blaze. Many old structures need to undergo a major renovation. That is not without risk.

All around the world-historical structure need to go through a renovation cycle from time to time. In the process of those project do we put enough security? Who should be responsible for ensuring that enough resources are considered for fire risk? We have to be reminded that many of those historical structures consist of an important quantity of wood. Wood should I remind you is highly flammable, especially old dry wood.

Hopefully in the case of Notre-Dame the external structure, the part in stone, will be saved. That is the initial evaluation. Rebuilding will be a daunting project, likely over 10 years of work.

Everybody that is involved in a similar project should double check the risk mitigation that is planned in the project. I can think of two projects that would go into a similar rework the city hall here in Montréal and the Parliament in Ottawa are just starting this kind of work. The Voltigeurs de Québec Armory structure was in this kind of renovation, you guessed it a fire also destroyed the wooden structure in 2008.

In any case, I'm not blaming anyone, a project is the work of many people.

We should learn from those terrible events. How many of other historical landmarks can we lose before learning?

Were there similar events in your region? What were the lessons learned?

A study made by Didier Rykner in France reveals that 50% of church fire is during renovation work, so associated with construction work. Should there be more lessons learned from that?

Some resources I found concerning fire risk in renovation

https://www.nedcc.org/free-resources/preservation-leaflets/3.-emergency-management/3.9-protecting-collections-during-renovation

https://www.nfpa.org/News-and-Research/Data-research-and-tools/Building-and-Life-Safety/Fires-in-Structures-Under-Construction-Undergoing-Major-Renovation-or-Being-Demolished

If you don't know about Notre-Dame

https://en.wikipedia.org/wiki/Notre-Dame_de_Paris

https://whc.unesco.org/en/list/600

And the fire

https://www.cbc.ca/news/world/notre-dame-paris-fire-1.5098604

https://www.ctvnews.ca/world/everything-is-burning-fire-engulfs-notre-dame-cathedral-in-paris-1.4380501

https://www.mirror.co.uk/news/world-news/live-notre-dame-fire-paris-14336573