Program Manager, PPM&PMO Specialist.| Coppel, Mexico.Culiacán, Sinaloa, Mexico
Colleagues;
As we all know, planning is the foundation of a successful project, but we each have that one specific area where we struggle the most.
In my experience, creating the schedule (cronograma) is always the toughest part. Because our organization follows a strict Waterfall approach, my team and I can only change dates through a formal change request process. This puts a lot of pressure on me to achieve a very high level of precision and accuracy from day one.
I always set a high bar for myself because I see the schedule as a serious commitment to the team and the stakeholders. However, balancing that need for accuracy with the reality of project risks is a constant challenge.
What about you? Which part of the planning phase do you find the most difficult? Is it the budget, the risk register, the resource allocation, or something else?
I look forward to hearing your perspectives and learning from your experiences!
En mi experiencia hay dos rubros en los que he detectado mayor área de oportunidad.
El primero está relacionado a las habilidades de liderazgo y comunicación. El transmitir una idea de manera clara y de forma efectiva es de vital importancia para la ejecución de proyectos; Muchas veces como lideres de proyectos nos es difícil delegar actividades, así como el involucrar, motivar y concientizar a todos los interesados de los beneficios del cambio en ocasiones resulta retador.
La segunda área de oportunidad es la planificación. Mi área de trabajo es mantenimiento y el generar un calendario o cronograma de mantenimiento preventivo, con responsables, fechas y recursos suele ser difícil. Esto debido a los contantes cambios del proyecto, en especial cuando hay modificaciones en los tiempos de entrega, la carga de trabajo o la falta de personal operativo. Esto hace que el departamento se enfoque únicamente en soluciones del día a día generando un ambiente de desmotivación y frustración por la inefectividad de los planes.
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1 reply by Francisco Herrera
Jan 30, 2026 12:36 PM
Francisco Herrera
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Muchas gracias por tus comentarios Mario Alberto! Francisco.
Saving Changes...
Rony KattatharaProject Manager - Facility and Distribuion Engineering| CencoraHouston, TX, United States
One of the biggest challenges is deciding when to commit to dates versus costs (the Triple constraints of Scope, Time, and Cost).
Stakeholders usually want all three fixed early: a firm date, a low budget, and a full feature set. Committing too early could lead to underestimating the complexity of the scope.
If you lock in a date before the costs are fully understood, you often end up "crashing" the schedule (at a high cost) or cutting quality to meet the deadline.
Another one is balancing resources across multiple projects, like playing a high-stakes game.
When a key player (like a specialized engineer or a senior designer) is split between three projects, there is a high chance that their productivity will drop.
Resource leveling comes in handy, adjusting the project schedule to address allocations. It almost always results in a delayed finish date, which brings you right back to the commitment dilemma mentioned above.
Dealing with Unknown Unknowns".
RAID logging requires constant vigilance. A project plan is only as good as its underlying assumptions.
Estimation techniques have limited accuracy, adding complexity to the planning and implementation.
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1 reply by Francisco Herrera
Feb 17, 2026 12:28 PM
Francisco Herrera
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Rony Kattathara thanks for your insights! The pressure to fix the Triple Constraint (Scope, Time, and Cost) too early is a major source of stress.
Your point about resource leveling and the 'commitment dilemma' is very relatable; it’s a constant struggle to balance productivity when key experts are over-allocated. Also, I find your mention of RAID logs and 'Unknown Unknowns' very helpful—it’s a great reminder that a plan is only as strong as its assumptions. I will definitely keep these challenges in mind for my current program. Thanks! Francisco.
Program Manager, PPM&PMO Specialist.| Coppel, Mexico.Culiacán, Sinaloa, Mexico
Jan 29, 2026 11:40 PM
Replying to Mario Alberto Becerra Cervantes
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En mi experiencia hay dos rubros en los que he detectado mayor área de oportunidad.
El primero está relacionado a las habilidades de liderazgo y comunicación. El transmitir una idea de manera clara y de forma efectiva es de vital importancia para la ejecución de proyectos; Muchas veces como lideres de proyectos nos es difícil delegar actividades, así como el involucrar, motivar y concientizar a todos los interesados de los beneficios del cambio en ocasiones resulta retador.
La segunda área de oportunidad es la planificación. Mi área de trabajo es mantenimiento y el generar un calendario o cronograma de mantenimiento preventivo, con responsables, fechas y recursos suele ser difícil. Esto debido a los contantes cambios del proyecto, en especial cuando hay modificaciones en los tiempos de entrega, la carga de trabajo o la falta de personal operativo. Esto hace que el departamento se enfoque únicamente en soluciones del día a día generando un ambiente de desmotivación y frustración por la inefectividad de los planes.
Muchas gracias por tus comentarios Mario Alberto! Francisco. Saving Changes...
Uno de los principales retos de la planeación, es lograr que todos los elementos, recursos, materiales y actividades tengan un cronograma preciso que los mantengan correctamente alineados a través del tiempo, asegurando que la ejecución de una actividad no genere retrasos en las actividades subsecuentes. Asimismo, resulta fundamental analizar qué se va adquirir y en qué momento, con el objetivo de obtener las mejores propuestas económicas, previniendo el incremento de costos derivados de la inflación, alza de precio de materiales o variaciones en el tipo de cambio, pero equilibrando que las compras anticipadas no generen afectaciones en las garantías de equipos, materiales o servicios. Lograr que todos los elementos se organicen de manera óptima es un reto constante, sumándole que en ocasiones existen factores externos, ajenos a la planificación, que impactan los plazos de la ejecución de las actividades como lo son permisos gubernamentales o cambios en las leyes, normativas y regulaciones.
Dentro de las organizaciones en las que he tenido oportunidad de colaborar, he podido ver que donde se debe trabajar mucho es en el desarrollo y seguimiento de la comunicación entre los equipos de trabajo. A pesar de ser una parte medular para el desarrollo de los proyectos, es todo un reto que la información completa y correcta llegue a todos los integrantes de los equipos de las diversas disciplinas. Es aquí donde se abre una ventana de oportunidad dentro de las organizaciones para establecer los mecanismos necesarios para que todas las partes se encuentren en el mismo canal y se llegue a buen puerto por el bien de todos los involucrados. Las oportunidades para mejorar en este campo son muchas y como siempre lo digo, es parte de la cultura de las organizaciones, siempre hay que mantener informado a todos los involucrados dentro del nivel de información que le toca de acuerdo con el organigrama. Si no hay retroalimentación, se pone en riesgo el resultado, lo cual puede costar mucho y no solamente en la parte económica.
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1 reply by Francisco Herrera
Feb 05, 2026 12:37 PM
Francisco Herrera
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Sin duda la comunicación es un tema importante, gracias por tu aportación Jaime! Francisco.
Saving Changes...
Diana MirandaArquitecta| Grupo BM&OCiudad de México, Mexico
Desde mi experiencia, la fase de planificación más complicada en mi entorno de trabajo, es la correcta planeación de un buen cronograma de trabajo que no se quede en el olvido por estar mal desarrollado, ¿Quien no ha escuchado de obras (construcciones) que no se terminan a tiempo?, en muchas ocasiones, estos problemas provienen de un sesgo en el cual, nosotros como profesionales, asumimos tiempos de trabajo que están otorgados por un manual, que puede ser incumplido por múltiples factores de riesgo, ejemplos tan claros como el clima cada vez más dificil de predecir, una mala gestión con los clientes y control de cambios, suelen complicar el ser certeros con una programación de tiempos. El reto para un director de proyecto en mi entorno es predecir las acciones de mitigación necesarias para reducir estos riesgos, y de esa manera, evitar retrasos en el cronograma que siempre implican pérdidas (mano de obra más cara, horarios extraordinarios y extendidos, equipos más costosos) y una bola de nieve que se va haciendo más grande que es dificil de detener si desde el inicio no se hizo un compromiso de tiempos reales y una buena estrategia.
Uno de los principales retos de la planeación, es lograr que todos los elementos, recursos, materiales y actividades tengan un cronograma preciso que los mantengan correctamente alineados a través del tiempo, asegurando que la ejecución de una actividad no genere retrasos en las actividades subsecuentes. Asimismo, resulta fundamental analizar qué se va adquirir y en qué momento, con el objetivo de obtener las mejores propuestas económicas, previniendo el incremento de costos derivados de la inflación, alza de precio de materiales o variaciones en el tipo de cambio, pero equilibrando que las compras anticipadas no generen afectaciones en las garantías de equipos, materiales o servicios. Lograr que todos los elementos se organicen de manera óptima es un reto constante, sumándole que en ocasiones existen factores externos, ajenos a la planificación, que impactan los plazos de la ejecución de las actividades como lo son permisos gubernamentales o cambios en las leyes, normativas y regulaciones.
From my experience as a marketing team lead, the hardest part of planning is assigning resources and managing priorities. Campaigns often overlap, the team has limited capacity, and client needs can change. Getting the balance right between what’s planned and what can actually be done takes careful coordination and clear communication.
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1 reply by Francisco Herrera
Feb 18, 2026 12:15 PM
Francisco Herrera
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Syed Ashir Riaz thanks for sharing your experience! That is a great example of resource management and prioritization. In marketing, where campaigns often overlap and client needs shift, finding that balance is extremely difficult. I agree that clear communication is the only way to align team capacity with reality. Your approach to careful coordination is key to avoiding burnout and ensuring successful delivery. Thanks for your participation! Francisco
Program Manager, PPM&PMO Specialist.| Coppel, Mexico.Culiacán, Sinaloa, Mexico
Jan 31, 2026 8:03 PM
Replying to Diana Miranda
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Desde mi experiencia, la fase de planificación más complicada en mi entorno de trabajo, es la correcta planeación de un buen cronograma de trabajo que no se quede en el olvido por estar mal desarrollado, ¿Quien no ha escuchado de obras (construcciones) que no se terminan a tiempo?, en muchas ocasiones, estos problemas provienen de un sesgo en el cual, nosotros como profesionales, asumimos tiempos de trabajo que están otorgados por un manual, que puede ser incumplido por múltiples factores de riesgo, ejemplos tan claros como el clima cada vez más dificil de predecir, una mala gestión con los clientes y control de cambios, suelen complicar el ser certeros con una programación de tiempos. El reto para un director de proyecto en mi entorno es predecir las acciones de mitigación necesarias para reducir estos riesgos, y de esa manera, evitar retrasos en el cronograma que siempre implican pérdidas (mano de obra más cara, horarios extraordinarios y extendidos, equipos más costosos) y una bola de nieve que se va haciendo más grande que es dificil de detener si desde el inicio no se hizo un compromiso de tiempos reales y una buena estrategia.
Gracias por tu aportación Diana! Saludos! Saving Changes...
Program Manager, PPM&PMO Specialist.| Coppel, Mexico.Culiacán, Sinaloa, Mexico
Jan 31, 2026 3:43 PM
Replying to JAIME HERNANDEZ
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Dentro de las organizaciones en las que he tenido oportunidad de colaborar, he podido ver que donde se debe trabajar mucho es en el desarrollo y seguimiento de la comunicación entre los equipos de trabajo. A pesar de ser una parte medular para el desarrollo de los proyectos, es todo un reto que la información completa y correcta llegue a todos los integrantes de los equipos de las diversas disciplinas. Es aquí donde se abre una ventana de oportunidad dentro de las organizaciones para establecer los mecanismos necesarios para que todas las partes se encuentren en el mismo canal y se llegue a buen puerto por el bien de todos los involucrados. Las oportunidades para mejorar en este campo son muchas y como siempre lo digo, es parte de la cultura de las organizaciones, siempre hay que mantener informado a todos los involucrados dentro del nivel de información que le toca de acuerdo con el organigrama. Si no hay retroalimentación, se pone en riesgo el resultado, lo cual puede costar mucho y no solamente en la parte económica.
Sin duda la comunicación es un tema importante, gracias por tu aportación Jaime! Francisco. Saving Changes...
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