BA by PMI® – Entendiendo la Guía Práctica del Análisis de Negocio

Sección 5: Trazabilidad y Monitoreo (Trazability and Monitoring)

Introducción.

La intención de esta serie de artículos es divulgar la Guía Práctica del Análisis de Negocio (“La Guía”, en los párrafos siguientes) recientemente publicada por el PMI®. Esta organización reconoce el crecimiento de la profesión del Análisis de Negocio y su importancia como factor crítico de éxito de cada proyecto o programa que las organizaciones emprenden para solucionar sus problemas de negocio satisfaciendo sus necesidades de transformación. La Guía incluye también puntos aclaratorios respecto de cómo el Analista de Negocio (“BA” en lo que sigue) y Administrador de Proyectos (“PM” en lo que sigue) colaboran para lograr los objetivos del emprendimiento.

5.1. Resumen.

Según La Guía desde la perspectiva de la Guía PMBOK® Quinta Edición la trazabilidad y el monitoreo se componen de las actividades que aseguran que los requerimientos son aprobados y administrados a través del ciclo de vida del proyecto. La matriz de trazabilidad se genera y utiliza como herramienta para monitorear y control el alcance del producto. Los requerimientos aprobados serán administrados en una línea de base de requerimientos y de esta forma todo nuevo requerimientos se documentará, se agregará a la matriz de trazabilidad, se evaluará el impacto que pueda ocasionar al producto y al proyecto y se presentarán a los interesados para su aprobación utilizando el método de comunicación definido y aprobado en el plan de análisis de negocio.

5.2. Trazabilidad.

La Trazabilidad provee la posibilidad de realizar el seguimiento de los requerimientos del producto desde el origen hasta los entregables. Generalmente recibe el calificativo de “bidireccional” o también “hacia adelante (forward) y hacia atrás (backward)”. En este documento el concepto de Trazabilidad está totalmente alineado a lo expresado en la Guía PMBOK® Quinta Edición.

Collaboration Point: las decisiones respecto del proceso de Trazabilidad se realizan durante la etapa de Planificación del Análisis de Negocio (Sección 3 de esta guía). El BA debería trabajar con el PM para determinar el grado de trazabilidad apropiado balanceando la utilización de los recursos destinados con el riesgo de no tener la trazabilidad adecuada. Para esto es crítico entender que el PM es responsable por administrar el alcance del proyecto mientras que el BA es el responsable por administrar el alcance del producto. El proceso de trazabilidad de requerimientos es un claro ejemplo de administración del alcance del producto.

En el apartado 5.2.2 La Guía presenta algunos beneficios de mantener la trazabilidad de los requerimientos tales como asegurar que cada requerimientos agrega valor al negocio, ayudar a alcanzar las expectativas de los interesados, ayudar a mantener el alcance del producto y del proyecto.

5.2.3. La Matriz de Trazabilidad.

La Guía propone la utilización de esta herramienta para administrar la trazabilidad de requerimientos. La define como una grilla que permite enlazar los requerimientos del producto con los entregables que los satisfacen. Entre otros valores agregados es el medio que permite enlazar cada requerimiento a los objetivos del proyecto y del negocio para demostrar el valor agregado que el requerimiento provee.

Por cada requerimiento la matriz muestra una breve descripción e informaciones adicionales que se conocen como “atributos”. Los atributos ayudan a definir la información clave sobre los requerimientos y usualmente cada atributo se corresponde con una columna de la matriz.

El tipo y cantidad de atributos debería ser al apropiado para las necesidades de la organización y el ciclo de vida de proyecto. Si la Matriz de Trazabilidad no existe como activo de la organización deberá ser creada como parte del proceso de Planeamiento del Análisis de Negocio. Para más información sobre los atributos de los requerimientos hay que referirse a la Guía PMBOK® Quinta Edición.

La Matriz de Trazabilidad puede utilizarse en forma jerárquica comenzando de los requerimientos de alto nivel y llegando a los requerimientos detallados.

Collaboration Point: algunas organizaciones desarrollan un template de la matriz como punto de partida. Durante la actividad de Planeamiento del Análisis de Negocio el BA colabora con el PM y los interesados para determinar los componentes del template.

5.3. Relaciones y Dependencias.

Según La Guía la Matriz de Trazabilidad es la herramienta soporte para determinar el análisis de dependencias y los análisis de impacto. Algunas de las relaciones de dependencia son:

• Subconjunto. Un requerimiento puede ser subconjunto de otros requerimientos.
• Implementación. Un requerimiento no puede implementarse si otro/s no se implementa.
• Valor o Beneficio. El beneficio o valor de un requerimiento no puede alcanzarse si no se implementa primero otro/s requerimientos.

5.4. Aprobación de Requerimientos.

La Guía reconoce que dependiendo de la cultura de la organización la aprobación de requerimientos puede ser más formal o menos formal. Más allá de eso pone énfasis en que el proceso de aprobación debe estar determinado, documentado y aprobado antes de realizar la actividad de Planificación del Análisis de Negocio (Sección 3 de La Guía).

Según La Guía, el proceso de aprobación debería incluir:

• 5.4.1. El Sistema de Autorización del Trabajo (Work Authorization System).
• 5.4.2. Niveles de Aprobación

5.5. Línea de Base de Requerimientos Aprobados.

5.5.1. ¿Qué es una Línea de Base de Requerimientos?

Es el límite que contiene todos los requerimientos aprobados del proyecto, una fase del proyecto, iteración, incremento, reléase o cualquier otra parte del proyecto. La Línea de Base provee un mecanismo para comparar y reconocer cualquier cambio que ocurre y evaluar el impacto del cambio a través de los mecanismos del control de cambios.

5.5.2. Relaciones entre la Línea de Base de Requerimientos, el Alcance del Producto y el Alcance del Proyecto.

El Alcance del Proyecto es el trabajo realizado para entregar el producto, servicio o resultado. El Alcance del Producto está compuesto de las características y funciones que definen el producto, servicio o resultado. Los requerimientos describen esas características y funciones y hay una relación directa con el alcance del proyecto porque cuantos más requerimientos se incluyan mayor será el alcance del proyecto.

En el apartado 5.5.3 La Guía hace mención a la importancia de mantener el “product backlog” en los ambientes con ciclo de vida adaptativo.

5.6. Monitoreo de Requerimientos utilizando una Matriz de Trazabilidad.

La herramienta propuesta para administrar los requerimientos es la Matriz de Trazabilidad. En el apartado 5.6.1 se enumeran una serie de beneficios que se obtienen al utilizarla siendo el mayor de ellos la prevención del “Scope Creep”.

5.7. El Ciclo de Vida de Requerimientos.

El estado del requerimiento es uno de los atributos que serán incluídos en la Matriz de Trazabilidad.  El estado caracteriza dónde se encuentra el requerimiento dentro del ciclo de vida de requerimientos. La Guía hace expresa mención a que el Ciclo de Vida de Requerimientos no debe ser confundido con el Ciclo de Vida del Proyecto.  El Ciclo de Vida de Requerimientos se define durante la Planificación del Análisis de Negocio (Sección 3 de La Guía).

5.8. Administrando los Cambios a los Requerimientos.

El proceso de Administración de Cambios a Requerimientos se define durante el proceso de Planificación del Análisis de Negocio (Sección 3 de La Guía). Pero este debe ser parte integrante (o el mismo) del Proceso de Administración de Cambios del Proyecto. El BA ayudará en este caso a generar la información necesaria para administrar el cambio dentro del Proceso de Administración de Cambios del Proyecto.

En el apartado 5.8.1 se hace expresa mención respecto a que el rol del BA durante el proceso de control de cambios es mantener la integridad respecto de los requerimientos y sus entregables.

Collaboration Point: El PM y el BA trabajarán juntos para evaluar los impactos del cambio propuesto tanto en el alcance del proyecto como en el alcance del producto.

En el apartado 5.8.2 La Guía enumera una serie de técnicas y herramientas de control de cambios. Dentro de ésta se listan:

• 5.8.2.1. Sistema de Administración de la Configuración (CMS).
• 5.8.2.2. Sistema de Control de Versiones (VCS).

La Guía hace mención a la importancia del Análisis de Impacto (Impact Analysis) en el apartado 5.8.3. El Análisis de Impacto debe realizarse tiendo en cuenta de qué forma el cambio propuesto afecta otros requerimientos, el producto, el proyecto y el programa. En los apartados 5.8.3.1 a 5.8.3.5 La Guía hace una descripción general de un proceso formal para el análisis de impacto incluyendo:

• 5.8.3.5.1. Revisar el impacto a la Línea de Base de Requerimientos, que debería ser realizado por el BA.
• 5.8.3.5.2. Revisar el impacto en cuanto a conflicto con otros requerimientos, que debería ser realizado por el BA.
• 5.8.3.5.2. Revisar el impacto en el trabajo de Análisis de Negocio, que debería ser realizado por el BA.
• 5.8.3.5.3. Revisar el impacto en el trabajo de Administración de Proyecto, que debería ser realizado por el PM trabajando en conjunto con el BA.
• 5.8.3.5.4. Recomendar un curso de acción, que debería ser realizado por el BA luego de compilar toda la información de impacto para ser presentado al grupo que decide sobre el cambio.

5.8.4. Control de los Cambios relacionados con Defectos.

Debido a que un defecto es un desvío respecto de los requerimientos el BA se involucra en la reparación de defectos monitoreando la misma. La información de detalle sobre este proceso se encuentra en la Sección 6 – Evaluación de la Solución de La Guía.

Conclusión.

Esta sección de La Guía está en línea con el Área de Conocimiento 4-Requirements Management and Communications de la Guía BABOK® del IIBA®. El lector encontrará, en caso de comparar ambas guías, que esta última es mucho más consistente en puntos tales como las técnicas y métodos para encontrar las necesidades del negocio. Vale aclarar que el PMI® ha señalado que esta es la primera versión de La Guía y que sufrirá evoluciones.