El Gato Muerto

 

Publicación original en PMN: //pmmexiconetwork.wordpress.com/2017/03/28/el-gatos-muerto/

Un gran Maestro y amigo me enseño la metáfora del “Gato Muerto”. No se preocupen, no se ha lastimado a ningún Gato en esta metáfora.

Se trata de lo siguiente: A mi amigo le asignaron la función del PMO (Project Manager Officer) de un portafolio complejo de proyectos. La posición parecía de alta alcurnia, pues algunos podrían interpretarlo, como que era la posición en Jefe de los Project Managres (PM) de la compañía. Mandaría a los PMs y todos ellos obedecerían. Nada más alejado de la verdad.

Sucede que los PMs estaban en la enraizada costumbre de gestionar en defensa propia y no en defensa de sus proyectos. Cada vez que había un desvío en un proyecto, sin lugar a duda se crucificaba al PM. Esto antes de investigar el origen de los males. Entonces la reacción natural del PM era ocultar el estado de las cosas, ocultar los riesgos, incluso en la medida de lo posible, mentir sobre la situación de los proyectos.

Lo anterior ocasionaba que todo el staff participante en los proyectos, siguiera el ejemplo del PM; ocultándole la verdad y los riesgos, incluso, mintiendole.

El esfuerzo de todos se concentraba en procurar que el otro miembro del equipo de trabajo, fallara primero y que su falla fuera vista por la alta dirección antes que las fallas propias; de esa manera se usaba de chivo expiatorio a aquel que falló primero; al cual se le atribuía toda la responsabilidad de todos los atrasos, sin cuestionarse si acaso las demás líneas de trabajo también estaba en atraso o no.  Lo mismo hacía todo PM, esperaban, incluso motivaba que las fallas de los otros proyectos se vieran más o se vieran primero, de esa manera el castigo era sobre aquel PM; se consumía la energía de la junta en su castigo y todos los demás escapaban a la supervisión de sus respectivos proyectos.

No es un escenario poco común.

Mi amigo recibió el portafolio de proyectos con todos los proyectos muy cerca del 99% de avance… llevaban en esa situación ya más del 50% del total del tiempo disponible para la ejecución del proyecto.  Mi amigo emprendió manos a la obra; primer paso: Investigar la verdadera situación de los proyectos.

Con el natural “Charming”, la cortesía y tozudez correctas, ingeniería social y con un no-aceptar-recibir-No-como-respuestas, se fue enterando poco a poco de la verdadera realidad:  Los proyectos eran un Gato Muerto!

Mi amigo se cuestionó: “¿Cómo se pretende que les ayude a lograr en tiempo y forma estos proyectos, si lo que me han entregado es sólo un Gato Muerto?”, refiriéndose a que mientras un Gato este enfermo o muy dañado, pero aún vivo, hay esperanzas de mejorarlo, curarlo y que tenga final feliz.  Pero si lo que te entregan ya está muerto… pues ya no hay nada que hacer, si acaso, gestionar los daños.

Reflexionando un poco de esta anécdota, caigo en cuenta que una gran cantidad de PMO se dedican a la administración de Gatos muertos.  Es decir, sólo se preocupan en descubrir los fallos y problemas cuando ya han acontecido en los proyectos. Esta gestión de gatos muertos se realiza en las juntas de seguimiento. En ellas el tema central de agenda es repasar todas las tareas de los planes de trabajo que se debieron haber cumplido a la fecha de la celebración de la junta. Preguntando a cada PM: “¿Cumpliste las tareas programadas?”. Para en caso de descubrir que algún PM no haya podido cumplir, proceder a avergonzarlo y regañarlo en público.  Siendo el factor “avergonzamiento público” y “Amenaza de despido para la próxima” el principal y prácticamente único control aplicado por estas PMO reactivas.

Esa no es la función de una PMO, en realidad la PMO debe administrar Gatos Vivos, es decir, identificar las múltiples razones por las cuales las actividades a revisar en la próxima reunión de seguimiento no se vayan a cumplir; esto por medio de esforzarse en lograr una apertura de comunicación sin medias verdades y sin mentiras de parte de los PMs y de los integrantes de los equipos de proyecto.  ¿cómo se logra esta apertura de comunicación?

Desde luego no se logra aplicando la fuerza, la amenaza ni el avergonzamiento público, sino se logra demostrando una real honestidad hacia los demás, entereza y claridad de pensamiento, y acudiendo al interés común de logar el proyecto y divertirse en el proceso.  El PMO es un consultor proactivo que brinda servicios a los PMs y a los integrantes del equipo de trabajo. El servicio consiste en apoyar en la identificación temprana de riesgos y ayudar a formular planes de mitigación a tiempo.  Para lograr que el Gato nunca se muera.  Entonces el PMO no es el jefe sino el servidor de todos los demás, solo cuando pueda ser percibido de esa manera, es que se los demás se atreverán a confesar sus problemas y riesgos en búsqueda de ayuda.

La junta de seguimiento ya no es la exposición de chivos expiatorios, sino la feliz presentación de los felices resultados, gracias a todo lo que se ha hecho desde la última reunión, incluyendo todo el trabajo pro-activo de la PMO, que ha tenido como resultado que el Gato no solo este vivo sino en la mejor condición posible.

¿Tu PMO se dedica a avergonzar y chicotear en público?, ¿el único resultado de su trabajo es un informe ejecutivo que nadie lee, ni a nadie interesa, pues se sabe que está muy lejos de la verdad?… entonces es momento de cambiar el sentido de tu PMO, para que deje de administrar Gatos Muertos y en su lugar se vuelva una PMO proactiva, que verdaderamente genere valor a los proyectos y a la organización.