“Burocracia”, la misma palabra para dos significados

 

Al inicio de los tiempos, cuando un grupo trabajaba en búsqueda de un objetivo común, sus trabajos se veían organizados de manera empírica, bajo un esquema de organización conocido como “tradicional” y dirigido por el “carisma” de las personas; es decir, el trabajo se organiza y conduce en función de las relaciones personales entre los integrantes del grupo, con una alta dosis de subjetividad. Lo que lleva a conclusiones que no tienen garantías de ser repetibles ni sustentables ante cambios en el medio, como puede ser el surgimiento de nuevos grupos sociales, de nuevos competidores en el mercado o de amenazas naturales.

Max Weber (fundador del estudio moderno de la sociología y la administración), expone que la burocracia es un sistema de gobierno o control legal (en tanto que está sometido a reglas explícitas y generales). Es impersonal (es decir, la autoridad va a quién tiene la capacidad de ejecutar ciertas funciones, determinado por criterios establecidos en relación al desempeño de la tarea y no en función de personas determinadas ya sea por tradición o carisma); busca la eficacia, la eficiencia y la perdurabilidad (en la medida que distribuye y coloca funciones y poderes a los niveles adecuados de manera racional) y alinea las intenciones del trabajo para cumplir con un objetivo común y no el de los participantes de manera aislada.

La burocracia es una forma de organización que realza la precisión, la velocidad, la claridad, la regularidad, la exactitud y la eficiencia conseguida a través de la división prefijada de las tareas, de la supervisión jerárquica, y de reglas y regulaciones detalladas. En este contexto, la burocracia se establece para profesionalizar el actuar de una organización. Para dotarle de objetividad, predictibilidad, consistencia y permanencia (sustentabilidad). Para diferenciar, a esta connotación positiva de la burocracia la denominaremos como “+Burocracia+”.

Entiéndase como “aparato burocrático”, al conjunto de organizaciones, personas, reglas, procesos, e interacciones definidos para el funcionamiento orquestado de la gestión de recursos limitados para el logro de objetivos pre-definidos.

La connotación negativa de la burocracia, sucede cuando el aparato burocrático se distorsiona, y busca su propia subsistencia pero sin mecanismos eficientes que aseguren el cumplimiento de los objetivos, es decir, cuando el aparato está por encima de los objetivos. En esta connotación, la “burocracia” se entiende como el resultado de la distorsión de la práctica de gestión, cuando estas no actúan con el fin último del logro de los objetivos. A esta connotación negativa de la burocracia la denominaremos “-Burocracia-“. Lo que es sinónimo de falla del aparato de gobierno.

La “-Burocracia-” es producto del miedo que tienen los individuos y los grupos de accionar fuera de los esperado o permitido en un entorno donde las reglas no son claras, o cambian mucho y no se tiene la certeza del correcto actuar. Ante la duda, mejor dilatar o delegar las acciones y decisiones. Con este actuar se desdibujan las responsabilidades de los individuos, es decir, la responsabilidad de no lograr los objetivos se asigna a las circunstancias u otras áreas, y no se toma una debida responsabilidad. Es decir, la “-Burocracia-” se encuentra construida por la "evasión de responsabilidades”.

La “-Burocracia-”  nace de manera natural e incluso es difícil de resistir, cuando la gente depende de la existencia del aparato burocrático, para sobrevivir; es decir, hacen de la tramitología su método de sustento. El aparato se pervierte para ser un fin en si mismo.

Una forma de revertir la “-Burocracia-” es asegurarse en no desviar el énfasis, es decir: que el cumplimiento de los objetivos (de los proyectos) se encuentre por encima, del aparato burocrático.

Ante falta de definiciones y entendimientos comunes, en ocasiones se acusa a la “+Burocracia+” como causa de no lograr los objetivos, por ejemplo, se acusa de “Burocrático” un proceso, cuando en realidad el problema es que los individuos sufren de una falta de capacitación sobre cómo funciona el proceso, o se niegan a ejecutar el proceso por rencillas y juegos de poder. En estos casos se debe ser muy vigilante de no fallar y atacar a la “+Burocracia+” concediendo que el problema es el proceso y por tanto se deba este de ignorar o deroga.

Si ignoramos o derogamos los procesos formales, regresaríamos a la ejecución no-formal por medio de la “Tradición y carisma”.  El camino a la mejora no pasa por la eliminación de los procesos, sino por el de asegurar que el foco sea el logro de los objetivos (el logro de proyectos específicos)  y no el aparto burocrático.