Hacer espacio para la creatividad, el descubrimiento y el fracaso

 

(Gracias a José Alzurut para la traducción y edición de ayuda en este artículo.)

En mayo de 2016, me di un seminario de la Comunidad PMI sobre el tema de "Diseño Pensamiento y Gestión de Proyectos". Recientemente, en un blog de seguimiento, compartío 6 lecciones aprendidas a partir de mi experiencia de integración de diseño en los proyectos.

Este artículo se centrará en la lección # 1: proteger sus equipos de herramientas y procesos pesados de la gestión de proyectos. El objetivo de "proteger a sus equipos" es la aplicación de herramientas y procesos de gestión de proyectos en un nivel superior para dar estructura al producto o servicio de entrega, para permitir la creatividad y la iteración que se produzca dentro del proyecto.

Mi consejo a usted como jefe de proyecto:  Hacer espacio para la creatividad, el descubrimiento y el fracaso de tu equipo.

• “Proteja su equipo de proyecto del  trabajo administrativo, tanto como sea posible”. Esto puede incluir, trabajo tales como: La generación de informes, asistir a reuniones, actualizaciones de estado, registro de tiempo en tareas específicas (TimeSheet), estimar el tiempo restante en tareas específicas, entre otros. En este sentido, mantenga su equipo centrado en las más valiosas tareas y donde pueden ser más productivo.

• “Entrenar a su equipo en  técnicas creativas para resolver problemas”. La mayor parte de su equipo no estarán familiarizados con las técnicas aplicadas en solución creativa de problemas. Discutir con esto problemas con la gerencia, a los fines de poder invertir en las sesiones de entrenamiento para tu equipo en técnicas formales tales como: lluvia de ideas, pensamiento lateral, mapas mentales y human-centered design.

• “Asignar tiempo para las nuevas ideas que surjan”. Tratar de no mantener a su equipo atado a los calendarios, plazos irrazonables y arbitrarias tareas. Es por ello, que no debe ejecutar el proyecto con un programa de tareas detalladas de 4 horas, debido a que esto  se convierte en una carga para el equipo en la realización de  actualizaciones de estado. En su lugar, es pertinente comunicar con claridad los hitos y plazos para la finalización de las fases clave, por ejemplo, el descubrimiento, la síntesis, la ideación, creación de prototipos, validación, entre otros aspectos.

• “Deje que su equipo haga su trabajo” sin los constantes registros de entrada y de supervisión. No se enfrasque sobre su personal solicitando información sobre el estado de las tareas de forma reiterativa, dado que esta situación conlleva, a que si tienen problemas es posible que quieran escalar. Y por encima de todo, evitar la micro-gestión.

• “Subrayar la importancia de la comunicación abierta”. El equipo no deber ser dependiente de usted para poder tener una comunicación y colaboración eficiente.

• “Alentar a su equipo para utilizarlo como punto de escalada”. Permitir que su equipo de trabajo aborde el problema antes de que sea escalado a usted. No limite al equipo para que realice una comunicación y colaboración eficiente.

• “Permitir al equipo explorar lo sucedido y animar a compartir el aprendizaje de lo sucedido en todas las disciplinas”. Promover la colaboración interdisciplinaria, esto es clave. Debe animar a que nazcan y se promuevan relaciones cruzadas en todas las disciplinas: diseño, ingeniería, análisis de negocios, calidad, soporte, marketing, entre otros. Se sorprenderá con los resultados cuando las paredes y barreras comienzan a caer y exista un entendimiento compartido entre los grupos.

• “Seguir desafiando la forma en que su equipo está realizando su trabajo”. Anime a los miembros del equipo para seguir buscando una nueva manera de ejecutar su trabajo. Preguntar a la gente si han considerado formas alternativas de trabajo y lo que podrían haber alcanzados por hacer las cosas de manera diferente. Sea solidario y para los miembros del equipo que no están cumpliendo con las expectativas, dar retroalimentación sincera en privado.

• Y lo más importante - tolerar la posibilidad de riesgos. Es inevitable con el pensamiento de diseño. Fomentar un ambiente de equipo donde el fracaso es una oportunidad de aprendizaje, no es algo que pueda limitar la carrera de uno. Usted no tendrá la innovación y el descubrimiento sin algún fallo.

Soy un apasionado de evangelizar Design Thinking dentro de la comunidad de gestión de proyectos y la bienvenida a cualquier retroalimentación o comentarios.

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