José González, Ecuador

Definitivamente muy pocos Directores de Proyectos logramos identificar adecuadamente el impacto del virus COVID-19. En América Latina se veía como un evento muy lejano y que tardaría mucho en llegar. Por lo tanto, existió un supuesto que tendríamos tiempo para reaccionar, pero….

… nada más lejos de la realidad, el cambio fue muy brusco, en menos de 2 semanas la mayoría nos encontrábamos tratando de realizar teletrabajo, los negocios y actividades comerciales rápidamente tuvieron que cerrar sus instalaciones, los clientes en algunos proyectos no críticos en esta pandemia fueron suspendidos y ahora llevamos más de 3 semanas en cuarentena y con limitaciones de movilidad.

El concepto más claro de la teoría de restricción. Donde el entorno cambió de manera drástica e impactó en algún grado a cada uno de los proyectos existentes.

Las preguntas en este momento son: ¿dónde se encuentran los Directores de Proyectos?, ¿qué están haciendo en esta crisis?, ¿qué sucedió con los proyectos?, ¿en tiempo de crisis todo desaparece?

La realidad es que hoy más que nunca los Directores de Proyectos se encuentran allí.

• Existe un gran grupo de directores de proyectos en el cuál, el cambio de entorno no detuvo los proyectos, sino que los aceleró, el tiempo de salida al mercado se acortó y se incrementaron las horas de trabajo, sumando a las dificultades de movilización encontramos una limitante más, el equipo. El trabajo del Director de Proyecto no solo se debe basar en el desarrollo de las actividades sino también en el cuidado de sus colaboradores, y donde muchos están usando las siguientes herramientas:
  • Realizar fast tracking y crashing para lograr acelerar las entregas de las actividades.
  • Redefinir las prioridades y el producto mínimo viable, para acortar el tiempo de puesta del producto en el mercado.
  • Hacer uso de herramientas de habilidades blandas para empatizar con sus colaboradores y buscar el equilibrio entre las entregas y el bienestar de ellos. Hay que recordar que solo el equipo de trabajo logrará que los proyectos se cumplan y es necesario mantener el equipo unido y monitorear el estado de cada uno.

• En segunda instancia hay proyectos que han sido suspendidos, en dicho escenario también se encuentran los Directores de Proyectos, sobre todo buscando la solución de cómo retornar a las actividades, de cómo lograr que su equipo tenga trabajo en los siguientes días. Acá las herramientas que se encuentran usando son:
  • Enfocarse en las necesidades actual de los clientes.
  • Usar un enfoque de negocio.
  • Cuidar a su equipo en estos momentos de necesidades, es la mejor manera de lograr compromiso.

• En tercera instancia se encuentran los Directores de Proyectos que están en las entidades con mayor trabajo ahora, como son los de salud, sanidad, seguridad, comida, etc. Aunque esto sea su actividad diaria, seguramente la sobredemanda hace que muchos directores de proyectos estén trabajando al 200% con el fin de poder mantener los recursos necesarios y las actividades logísticas en operación.

• En cuarta instancia se encuentran las familias que están en sus casas, manteniendo la cuarentena y ayudando sin salir. Algunos siguen trabajando desde sus domicilios y otros definitivamente limitados para ejecutar en su totalidad sus actividades. Y aunque muchos no lo crean los Directores de Proyectos también se encuentran allí, gestionando los recursos que tienen y buscando los mecanismos de optimizarlos para cumplir el objetivo de pasar la cuarentena y mantener sana y salva a su familia.

Desde mi punto de vista, la vida es proyectizada, todo lo que hacemos se puede gestionar como un proyecto y por ello todos somos directores de proyectos. Es por eso, que nos encontramos en todos lados, realizando las gestiones que mas se puedan para cumplir con éxito nuestros proyectos en cualquier instancia y sobre todo cuidando de nuestro equipo, que puede ser nuestros colaboradores, nuestros clientes, nuestra familia y nosotros mismos.

Sigamos con fuerza y recordemos las buenas prácticas de dirección de proyectos las cuales podemos usar en estos momentos para reducir la pérdida de recursos y maximizar el éxito de los proyectos que estemos viviendo.

English Version

Definitely very few Project Directors managed to adequately identify the impact of the COVID-19 virus. In Latin America it was seen as a very distant event that would take a long time to arrive. Therefore, there was an assumption that we would have time to react, but….

... nothing further from reality, the change was very abrupt, in less than 2 weeks most of us were trying to telework, businesses and commercial activities quickly had to close their facilities, clients in some non-critical projects in this pandemic They were suspended and now we have been in quarantine for more than 3 weeks and with mobility limitations.

The clearest concept of constraint theory. Where the environment changed dramatically and impacted to some degree each of the existing projects.

The questions now are: where are the Project Directors? What are they doing in this crisis? What happened to the projects?. In times of crisis everything disappears?

The reality is that today more than ever Project Managers are there.

- There is a large group of project managers in which, the change in environment did not stop the projects, but rather accelerated them, the time to market was shortened and working hours increased, adding to the difficulties of mobilization we found one more limitation, the team. The Project Director's work should not only be based on the development of activities but also on the care of his collaborators, and where many are using the following tools:

o Perform fast tracking and crashing to speed up the delivery of activities.

o Redefine the priorities and the minimum viable product, to shorten the time of putting the product on the market.

o Make use of soft skills tools to empathize with your collaborators and seek a balance between deliveries and their well-being. It must be remembered that only the work team will ensure that the projects are fulfilled, and it is necessary to keep the team together and monitor the status of each one.

- In the second instance there are projects that have been suspended, in this scenario there are also the Project Directors, especially looking for the solution of how to return to activities, how to get their team to have work in the following days. Here the tools they are using are:

o Focus on current customer needs.

o Use a business approach.

o Caring for your team in these times of need is the best way to achieve commitment.

- In the third instance are the Project Directors who are in the entities with the most work now, such as health, sanitation, security, food, etc. Although this is their daily activity, surely the over-demand means that many project managers are working 200% in order to be able to maintain the necessary resources and logistics activities in operation.

- In fourth instance are the families who are in their homes, maintaining the quarantine and helping without leaving. Some continue to work from their homes and others are limited to fully carry out their activities. And although many do not believe it, the Project Directors are also there, managing the resources they have and looking for the mechanisms to optimize them to meet the objective of quarantining and keeping their family safe and sound.

From my point of view, life is projected, everything we do can be managed as a project and therefore we are all project managers. That is why, we are everywhere, making the most possible efforts to successfully complete our projects in any instance and above all taking care of our team, which can be our collaborators, our clients, our family and ourselves.

Let's continue with strength and remember the good practices of project management which we can use now to reduce the loss of resources and maximize the success of the projects we are living.