Proyectos en Tiempo de Crisis, "El poder de la priorización". / Projects in Time of Crisis, "The power of prioritization".

 

Sabemos que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único, el cual cuenta con restricciones y limitaciones de recursos.

En temporadas de auge económico la mayoría de las empresas pueden identificar fácilmente  que los proyectos permiten realizar inversiones y mejoras para el crecimiento del negocio, pero que pasa en tiempo de crisis, ¿es necesario realizar proyectos?

La mayoría de las empresas en tiempo de crisis económica y de mercado, comienzan a identificar puntos de reducción de costos tratando de nivelar o compensar la disminución de los ingresos, ya sea realizando la reducción de costos de operación o costos de inversión. La reducción es inminente, pero… ¿Deben ser los costos de los proyectos los primeros en ser afectados?.

Para la mayoría de los expertos, emprender en tiempos de vacas flacas no es una mala opción. Más bien todo lo contrario. Es conocido que el símbolo chino para representar el concepto crisis se puede traducir a la vez como peligro y como oportunidad y la barrera entre uno y otro significado está en la mente y la habilidad del empresario.

Recordemos que la razón de realizar un proyecto es producir un cambio en las empresas que vaya alineado con sus objetivos estratégicos y su misión, permitiendo así que los cambios ayuden a extender el ciclo de vida de las mismas.

Si los proyectos son el medio para generar cambios en las empresas y con ello permitir alargar el ciclo de vida, porqué deberíamos prescindir de ellos en un momento donde más necesitamos producir cambios para sobrellevar las dificultades que el mercado presente.

En tiempos de crisis, el proceso de reducción de costos es normal, pero no debe significar la eliminación de proyectos en una empresa; más bien es el momento en que debemos optimizar los recursos de la misma. La mejor manera de optimizar los recursos es eligiendo adecuadamente los proyectos que tengan mayores beneficios para la empresa, con un menor tiempo de recuperación de la inversión y que estén alineados con los objetivo estratégicos vitales de la misma, por lo tanto la priorización de los proyectos se vuelve un tema de suma importancia.

La priorización debe contener los siguientes 6 principios:

1.    Debe existir una matriz de priorización general para todos los departamentos de la empresa.

2.    Los criterios de priorización deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la empresa y su razón de ser.

3.    No debe existir solo criterios financieros en la matriz de priorización, puede incorporarse temas como: riesgos, nivel de urgencia, productividad, posicionamiento en el mercado, nivel de servicio, entre otros.

4.    Los criterios de priorización deben tener una escala numérica de medición y  de ponderación.

5.    Todos los proyectos de la empresa, independiente al tipo o tamaño, deben pasar por los mismos criterios de priorización para estandarizar un modelo de comparación adecuado.

6.    Los resultados obtenidos de la matriz de priorización deben ser difundidos y aceptados por toda la empresa.

En tiempo de crisis es necesario realizar cambios para sobrellevarlo, por lo tanto los proyectos son indispensable en este proceso, lo que debemos tener presente es la optimización de los recursos por medio de un proceso idóneo de priorización y una metodología adecuada de desarrollo de proyectos para reducir la probabilidad de pérdida de recursos durante su ciclo de desarrollo.

La clave no está en eliminar los costos de desarrollo de proyectos, sino en priorizar adecuadamente donde se colocan los recursos y que proyectos deben realizarse .en los momentos de crisis. Estos proyectos deben ir alineados con los objetivos estratégicos vitales de la empresa, permitiendo superar las crisis y aprovechar  las oportunidades que se pueden presentar.

English Version:

We know that a project is a temporary effort that is carried out to create a unique product or service, which has restrictions and limitations of resources.

In times of economic boom most companies can easily identify that the projects allow investments and improvements for business growth, but what happens in times of crisis, is it necessary to carry out projects?

Most companies in time of economic crisis and market, begin to identify points of cost reduction trying to level or offset the decline in revenue, either by reducing operating costs or investment costs. The reduction is imminent, but ... Should the costs of the projects be the first to be affected?

For most experts, undertaking in times of lean times is not a bad option. Rather the complete opposite. It is known that the Chinese symbol to represent the crisis concept can be translated both as a danger and as an opportunity and the barrier between one and another meaning is in the mind and the ability of the entrepreneur.

Recall that the reason for carrying out a project is to produce a change in companies that is aligned with its strategic objectives and mission, thus allowing changes to help extend the life cycle of them.

If the projects are the means to generate changes in the companies and thus allow to extend the life cycle, why should we do without them at a time where we need to produce changes to overcome the difficulties that the market presents.

In times of crisis, the process of cost reduction is normal, but it should not mean the elimination of projects in a company; rather it is the moment in which we must optimize the resources of it. The best way to optimize resources is by choosing the projects that have the greatest benefits for the company, with a shorter time to recover the investment and that are aligned with the strategic objectives of the same, thus prioritizing the projects It becomes a very important subject.

The prioritization must contain the following 6 principles:

1. There must be a general prioritization matrix for all the departments of the company.

2. The prioritization criteria must be aligned with the strategic objectives of the company and its raison d'être.

3. There should not be only financial criteria in the prioritization matrix; issues such as: risks, level of urgency, productivity, positioning in the market, level of service, among others, can be incorporated.

4. The prioritization criteria must have a numerical scale of measurement and weighting.

5. All the projects of the company, regardless of type or size, must go through the same prioritization criteria to standardize an adequate comparison model.

6. The results obtained from the prioritization matrix must be disseminated and accepted by the entire company.

In times of crisis it is necessary to make changes to cope with it, therefore projects are indispensable in this process, what we must keep in mind is the optimization of resources through an appropriate process of prioritization and an adequate methodology of project development for reduce the likelihood of resource loss during your development cycle.

The key is not to eliminate the costs of project development, but to prioritize appropriately where resources are placed and which projects should be carried out in times of crisis. These projects must be aligned with the company's vital strategic objectives, making it possible to overcome crises and take advantage of the opportunities that may arise