¿Cuándo colocar el freno a un proyecto? / When to put the brake on a project?

 

Cuando manejamos proyectos estamos enfocados en muchas variables y principalmente en alcance, costo y tiempo. Tanto es la concentración en mantener adecuadamente el desarrollo de los proyectos, cumpliendo con las restricciones que nos define el sponsor, que muchas veces no nos damos cuenta que todo lo que pasa a nuestro alrededor.

El tiempo personal y familiar muchas veces se diluye, los momentos importantes de los colaborares pasan desapercibido, las necesidades de los clientes no se consideran, las prioridades se distorsionan y al final el proyecto no culmina.

De allí que comencé a investigar ¿Cuándo debemos poner un freno a los proyectos?, ¿es factible primeramente pensar en colocar un freno?... 

En base a nuestros conceptos, se indica que la ejecución no es más que el desarrollo de lo planificado; pero al mismo tiempo se menciona que la planificación no está escrita en piedra, sino en arena. 

Desde mi punto de vista el director del proyecto es el encargado de verificar como va todo el entorno del mismo y definir si es necesario aplicar el freno en coordinación con el sponsor. De allí que existe cinco puntos de cuando colocar un freno a un proyecto.

1.  El equipo siente que no avanza.- El proyecto se asemeja a un espejismo en le desierto, por mas que corramos no llegamos a ese oasis que se ve en el horizonte. Cuando el equipo se siente cansado y frustrado que las cosas no están saliendo, que el trabajo que hacen no avanza sustancialmente al proyecto o que simplemente la carga de trabajo es superior a los resultados obtenidos... detente.

2.   El enfoque del proyecto cambio del objetivo original.- Hay momentos en un proyecto donde el enfoque cambia, cuando ya no se habla de los entregables del proyecto o de sus avances, sino de aspectos no relevantes y que no permite avanzar... detente.

3.   El plan original no se puede seguir.- Si te encuentra con un plan cuyo desvío es más del 30% y que no puedes aplicar técnicas de compresión de cronograma, ya sea porque solo te queda la ruta crítica a seguir o porque las limitantes de recursos no te permite, entonces en ese momento... detente.

4.   El director de proyecto siente un desorden.- Si te encuentras en un momento en el proyecto donde las actividades planificas no se pueden ejecutar o que te encuentras con muchos frentes de trabajo que no te permite controlarlos y analizarlos, entonces... detente. 

5.   La calidad de los entregables se ven afectados.- Cuando la calidad de los entregables que están desarrollando se están viendo afectados y/o los números de defectos es superior al 30% de los arreglos que están enviando, debes buscar el mecanismo de no continuar afectando a la imagen del equipo y la confianza del sponsor, por lo tanto... detente.

Es muy importante que un director de proyecto tome las decisiones más adecuadas para el proyecto y el equipo. No siempre correr es la opción, siempre puede existir un momento para detenerse, analizar, prepararse y regresar con las mejores actitudes, fuerzas y acciones. 

Esto me recuerda a una parábola: “El leñador y el hacha”, les dejo el link para que la puedan ver y mi pregunta es ¿Cuando fue la última vez que afilaron su hacha en el proyecto?

Versión español: https://youtu.be/l-_tX2JN8ks

Versión ingles: https://youtu.be/Dc_zGd91V6c

Si tienes más de tres de los cinco puntos antes mencionados, frena, analiza, afila tu hacha y regresa al proyecto.

Version in English 

When we manage projects we are focused on many variables and mainly on scope, cost and time. So much is the concentration in maintaining properly the development of the projects, complying with the restrictions that the sponsor defines, that many times we do not realize that everything that happens around us.

Personal and family time is often diluted, the important moments of the collaborators go unnoticed, the needs of the clients are not considered, the priorities are distorted and in the end the project does not end.

That's why I started to investigate when should we put a brake on projects? Is it feasible to think about putting a brake on first?

Based on our concepts, it is indicated that the execution is nothing more than the development of the planned; but at the same time it is mentioned that planning is not written in stone, but in sand.

From my point of view the project manager is in charge of verifying how the whole environment is going and defining if it is necessary to apply the brake in coordination with the sponsor. Hence, there are five points of when to put a brake on a project.

The team feels that it is not advancing.- The project resembles a mirage in the desert, no matter how hard we run, we do not reach that oasis that is seen on the horizon. When the team feels tired and frustrated that things are not coming, that the work they do does not substantially advance the project or that simply the work load is superior to the results obtained ... stop.

2. The focus of the project change of the original objective.- There are moments in a project where the focus changes, when the project deliverables or their advances are no longer discussed, but aspects that are not relevant and that do not allow progress ... stop.

3. The original plan can not be followed. - If you find a plan whose deviation is more than 30% and you can not apply schedule compression techniques, either because you only have the critical path to follow or because the constraints of resources does not allow you, then in that moment ... stop.

4. The project manager feels a mess.- If you are at a moment in the project where the planned activities can not be executed or you find yourself with many work fronts that do not allow you to control and analyze them, then ... stop .

5. The quality of the deliverables are affected.- When the quality of the deliverables that are being developed are being affected and / or the number of defects is greater than 30% of the arrangements they are sending, you should look for the mechanism of not continue to affect the image of the team and the confidence of the sponsor, therefore ... stop.

It is very important that a project manager makes the most appropriate decisions for the project and the team. Running is not always the option, there can always be a moment to stop, analyze, prepare and return with the best attitudes, strengths and actions.

This reminds me of a parable: "The woodcutter and the ax", I leave the link so you can see it and my question is: When was the last time you sharpened your ax in the project?

Spanish version: https://youtu.be/l-_tX2JN8ks

English version: https://youtu.be/Dc_zGd91V6c

If you have more than three of the five points mentioned above, stop, analyze, sharpen your ax and return to the project.