¿Por qué ejecutamos las buenas prácticas? / Why do we execute good practices? Part 1.

 

Desde mi punto de vista cuando comenzamos a aprender algo nuevo lo primero que preguntamos es ¿Qué tengo que hacer?; aprendemos los pasos que debo seguir, contamos con alguien que nos enseña y acompañe a seguir los pasos, pero llega un momento en que deseamos saber ¿Por qué? lo hago.

Conocer el POR QUÉ nos permitirá estar más motivados en hacerlo y conocer los beneficios que se pueden lograr y en algunos casos incluso encontrar puntos de mejora.

Es por ello por lo que voy a comenzar una serie de publicaciones donde pueda presentar el ¿POR QUÉ? debemos implementar las buenas prácticas de cada una de las áreas de conocimiento en nuestros proyectos.

¿Por qué y para qué hacemos la gestión de interesados?

1. Nos permite conocer a todas las personas y organizaciones que de una u otra manera están involucrados en el proyecto y nos permite tener los datos de contacto.

2. Nos permite conocer las expectativas de cada interesado para luego aterrizar adecuadamente los requerimientos y que no se queda nada fuera del análisis de alcance.

3. Permite conocer a los interesados por medio de la evaluación que se realiza a cada uno. Normalmente se analiza poder e influencia en el proyecto, pero se puede analizar otras variables de acuerdo con el proyecto o cultura de empresa.

4. Nos permite desarrollar un plan de acción de acuerdo con la evaluación que se realizó a cada interesado con el fin de evitar contratiempo con alguno de ellos en el futuro del proyecto y que todos estén motivados con el éxito del proyecto.

5. En general la gestión de interesados es la base de que un proyecto culmine con éxito, dado que la gestión de interesados un punto clave durante todo el ciclo de este y que muchos conflictos se pueden evitar si se conocen quienes son, que esperan y cuál es su perfil.

¿Por qué y para qué hacemos la gestión de alcance?

1. Permite aterrizar todos los entregables sean producto o servicios que se van a realizar en el proyecto, con ello se desea minimizar la probabilidad de futuros cambios en el proyecto o que nos falte recursos para culminar el proyecto.

2. Conocer todos los requisitos y criterios de aceptación de cada producto y servicio, eso ayuda a estimar de mejor manera el tiempo y costo que se requiere para completar el entregable de manera completa

3. La matriz de trazabilidad de requisitos ayuda para que podamos conocer cuando cumplimos el entregable de un interesado y validar que cubrimos los requisitos de todos los interesados

4. La EDT nos permite conocer la estructura de como se va a realizar la ejecución del proyecto, lo cuál permite distribuir los recursos y actividades

5. Conocer las exclusiones permite aclarar a todos los interesados sepan que no se va a entregar y con ello se evita que en el futuro exista la necesidad de incrementar los entregables del proyecto

6. El diccionario de EDT ayuda a tener claro cada paquete de trabajo de la EDT, con ello se reduce la probabilidad que se defina mal las tareas al no tener claro el alcance del paquete de trabajo

7. La correcta gestión de alcance evita que en el futuro aparezcan nuevos productos o servicios, características y/o requisitos que hagan que toda la planificación se cambie o que los recursos no sean suficientes.

Continuaremos con las siguientes áreas de conocimiento y deja tus comentarios si tienes alguna otra razón por la que desarrollamos las buenas prácticas en estás áreas de conocimiento.

English version.

From my point of view, when we start to learn something new, the first thing we ask is what do I have to do? we learn the steps that I must follow, we have someone to teach us and accompany us to follow the steps, but there comes a time when we want to know why do I do?.

Knowing the WHY will allow us to be more motivated to do so and to know the benefits that can be achieved and in some cases even find areas for improvement.

That is why I am going to start a series of publications where I can present the WHY? we must implement the good practices of each of the areas of knowledge in our projects.

Why and for what do we do stakeholder management?
1. It allows us to know all the people and organizations that in one way or another are involved in the project and allows us to have the contact information.
2. It allows us to know the expectations of each interested party to then properly land the requirements and that nothing is left out of the scope analysis.
3. It allows to know the interested parties through the evaluation that is carried out on each one. Normally, power and influence in the project are analyzed, but other variables can be analyzed according to the project or company culture.
4. It allows us to develop an action plan according to the evaluation that was made to each interested party in order to avoid setbacks with some of them in the future of the project and that all are motivated by the success of the project.
5. In general, stakeholder management is the basis for a project to be completed successfully, since stakeholder management is a key point throughout the cycle and that many conflicts can be avoided if you know who they are, what they expect, and who they are. what is your profile.

Why and for what do we do scope management?
1. It allows landing all the deliverables, whether they are products or services that are going to be carried out in the project, with this we want to minimize the probability of future changes in the project or that we lack resources to complete the project.
2. Knowing all the requirements and acceptance criteria of each product and service, this helps to better estimate the time and cost required to complete the deliverable completely.
3. The requirements traceability matrix helps us to know when we meet the deliverable of an interested party and validate that we cover the requirements of all interested parties
4. The EDT allows us to know the structure of how the project will be carried out, which allows the distribution of resources and activities
5. Knowing the exclusions makes it possible to clarify to all interested parties that it is not going to be delivered and thus avoids the need to increase the deliverables of the project in the future.
6. The WBS dictionary helps to be clear about each WBS work package, thereby reducing the probability that tasks will be misdefined by not being clear about the scope of the work package.
7. Proper scope management prevents new products or services, features and / or requirements from appearing in the future that make all planning change or that resources are not enough.

We will continue with the following areas of knowledge and leave your comments if you have any other reason why we develop good practices in these areas of knowledge.