¿Por qué ejecutamos las buenas prácticas? / Why do we execute good practices? Part 2

 

En mi post anterior comenzamos a conversar el ¿Por qué? y ¿Para qué? utilizar las buenas prácticas, así que vamos a retomar el tema y continuaremos con las siguientes área de conocimiento.

¿Por qué y para qué hacemos la gestión de cronograma?

La gestión del cronograma es una parte crítica en los proyectos y el tiempo una de las variables con mayor atención en el desarrollo del mismo. Dado lo antes indicados la gestión de cronograma se realiza por:

1. Nos permite conocer las tareas del proyecto, partiendo de la EDT al realizar el proceso de desgloce de las tareas  y determinar específicamente que se debe hacer.

2. Nor permite conocer las secuencias de las tareas, cuando una tarea debe realizarse, si la misma depender de uan o varias tareas previas, y que debe estar listo para seguir desarrollando.

3. Junto con el área de conocimiento de gestión de recursos, nos ayuda a saber que recursos se necesita para completar cada tarea, este razón para mi es crítica, dado que muchas veces definidos duración de una tarea sin saber específicamente que recursos tenemos disponible para el desarrollo de la misma. La duración y costo de una tarea es directamente proporcional a la cantidad de recursos que se tenga para ella.

4. Nos permite conocer la duración de cada actividad, que sumado a los recursos y secuencia antes indicados nos define una ruta bien detallado de lo que se debe realizar en el proyecto, cuando y cuanto tiempo. 

5. Nos permite hacer seguimiento de los avances del proyecto ya sea con indicadores como porcentaje de avance del cronograma, índice de desempeño del cronograma, schedule variance or SPI, dándonos una visión clara de como va avanzando el proyecto y que tarea se está retrasando.

6. Nos permite identificar en que tarea plantear un plan de acción específico para logar que el proyecto se mantenga en el mismo tiempo de entrega.

7. También nos ayuda a pronosticar, y esto es muy útil para poder anticiparnos en acciones y riesgos.

¿Por qué y para qué hacemos la gestión de costo?

Otro de los recursos indispensables es el dinero, algunos proyectos no culminan por la facta de liquidez en el mismo o por retrasos en pagos. Es por ello que la gestión de costo sirve para:

1. Si se realiza la estimación del presupuesto de manera ascendete partiendo desde el costos de cada tarea, nos permite conocer los recursos económicos que se requieren por tareas y su control específico.

2. Conocer de antemano el presupuesto requerido para todo el proyecto, incluyendo las reserva de contigencia (para atención de los planes de contingencia de riesgos conocidos) y la reserva de gestión (para imprevistos) y verificar que esté de acuerdo con lo objetivos del proyecto y de organización.

3. Permite definir el flujo de caja requerido durante todo el ciclo de vida del proyecto y definir la necesidad de financiamiento en caso de ser necesario en el periodo adecuado.

4. Al igual que el cronograma nos ayuda a hacer seguimiento de los avances del proyecto ya sea con indicadores como porcentaje de avance del costo, índice de desempeño del costo, coste variance or CPI, dándonos una visión clara de como va avanzando el proyecto en le tema de costos incurridos y que tarea fue más costosa de lo planificado.

5.Nos ayuda a tener acciones oportunas, si una tarea se tuvo que gastar más de lo planificaco inicialmente, es posible buscar ajustes en tareas futuras para mantener el presupuesto del proyecto.

¿Por qué y para qué hacemos la gestión de calidad?

La gestión de calidad no es solo un tema de un punto en el ciclo de vida del proyecto, sino que durante todo el ciclo de vida, por la siguientes razones:

1. Permite asegurar en su planificación los recursos que se necesitan para el aseguramiento y el control de calidad.

2. Permite verificar el cumplimiento los procesos de la gestión de proyectos (la planificación) al momento de realizar el seguramiento de calidad, normalmente con auditoría. Esto permite verificar que todos en el proyecto esté realizando lo que se planificó y como se planificó.

3. Evita que los productos o servicios se entreguen fuera de las especificaciones solicitadas, esto por medio del control de calidad, al verificar que se cumpla con la requerimiento levantados en gestión de alcance por cada producto o servicio.

4. Reducir costos de no calidad, evitando que se tengan que realizar retrabajos en productos o servicios entregados.

5. Permite a los equipos de proyectos realizar mejoras continuas a los procesos de gestión de proyectos.

6. Ayuda a aumentar la satisfacción del cliente a validar que se está entregando lo que el cliente deseaba desde el principio,

Continuaremos con las siguientes áreas de conocimiento y esta véz trataremos que no sea muy lejano el siguiente post. Además te invito a escribir en los comentarios si tienes alguna otra razón por la que desarrollamos las buenas prácticas en estás áreas de conocimiento.

English version.

In my previous post we started talking about why? And for what? use good practices, so we will return to the topic and continue with the following areas of knowledge.

Why and for what do we do schedule management?

Schedule management is a critical part of projects and time is one of the variables with the greatest attention in its development. Given the above, the schedule management is carried out by:

1. It allows us to know the tasks of the project, starting from the WBS when carrying out the task breakdown process and specifically determining what must be done.

2. Nor allows to know the sequences of the tasks, when a task must be carried out, if it will depend on one or several previous tasks, and that it must be ready to continue developing.

3. Together with the area of knowledge of resource management, it helps us to know what resources are needed to complete each task, this reason for me is critical, since many times the duration of a task is defined without knowing specifically what resources we have available for the development of it. The duration and cost of a task is directly proportional to the amount of resources that are available for it.

4. It allows us to know the duration of each activity, which, added to the resources and sequence indicated above, defines a well-detailed route of what must be done in the project, when and for how long.

5. It allows us to monitor the progress of the project either with indicators such as schedule progress percentage, schedule performance index, schedule variance or SPI, giving us a clear vision of how the project is progressing and what task is being delayed.

6. It allows us to identify which task to propose a specific action plan to ensure that the project is maintained within the same delivery time.

7. It also helps us to forecast, and this is very useful to be able to anticipate actions and risks.

Why and for what do we do cost management?

Another of the indispensable resources is money, some projects do not culminate due to the fact of liquidity in it or due to delays in payments. That is why cost management serves to:

1. If the estimate of the budget is carried out in an ascending manner starting from the costs of each task, it allows us to know the economic resources that are required by tasks and their specific control.

2. Know in advance the budget required for the entire project, including the contingency reserve (for attention to contingency plans for known risks) and the management reserve (for contingencies) and verify that it is in accordance with the project objectives and organization.

3. It allows defining the required cash flow throughout the project's life cycle and defining the need for financing if necessary in the appropriate period.

4. Just like the schedule, it helps us to monitor the progress of the project, either with indicators such as cost progress percentage, cost performance index, cost variance or CPI, giving us a clear vision of how the project is progressing in The topic of costs incurred and which task was more expensive than planned.

5. It helps us to have timely actions, if a task had to spend more than initially planned, it is possible to look for adjustments in future tasks to maintain the project budget.

Why and for what do we do quality management?

Quality management is not just an issue at one point in the project life cycle, but throughout the entire life cycle, for the following reasons:

1. It allows to ensure in its planning the resources that are needed for quality assurance and control.

2. It allows verifying compliance with project management processes (planning) at the time of quality assurance, normally with an audit. This allows you to verify that everyone in the project is doing what was planned and as planned.

3. Prevents products or services from being delivered outside of the requested specifications, this through quality control, by verifying that the requirement raised in scope management for each product or service is met.

4. Reduce non-quality costs, avoiding having to perform rework on products or services delivered.

5. Allows project teams to make continuous improvements to project management processes.

6. Helps increase customer satisfaction by validating that you are delivering what the customer wanted all along,

We will continue with the following areas of knowledge and this time we will try not to make the next post too far away. I also invite you to write in the comments if you have any other reason why we develop good practices in these areas of knowledge.