Sabemos que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único, el cual cuenta con restricciones y limitaciones de recursos.

En temporadas de auge económico la mayoría de las empresas pueden identificar fácilmente  que los proyectos permiten realizar inversiones y mejoras para el crecimiento del negocio, pero que pasa en tiempo de crisis, ¿es necesario realizar proyectos?

La mayoría de las empresas en tiempo de crisis económica y de mercado, comienzan a identificar puntos de reducción de costos tratando de nivelar o compensar la disminución de los ingresos, ya sea realizando la reducción de costos de operación o costos de inversión. La reducción es inminente, pero… ¿Deben ser los costos de los proyectos los primeros en ser afectados?.

Para la mayoría de los expertos, emprender en tiempos de vacas flacas no es una mala opción. Más bien todo lo contrario. Es conocido que el símbolo chino para representar el concepto crisis se puede traducir a la vez como peligro y como oportunidad y la barrera entre uno y otro significado está en la mente y la habilidad del empresario.

Recordemos que la razón de realizar un proyecto es producir un cambio en las empresas que vaya alineado con sus objetivos estratégicos y su misión, permitiendo así que los cambios ayuden a extender el ciclo de vida de las mismas.

Si los proyectos son el medio para generar cambios en las empresas y con ello permitir alargar el ciclo de vida, porqué deberíamos prescindir de ellos en un momento donde más necesitamos producir cambios para sobrellevar las dificultades que el mercado presente.

En tiempos de crisis, el proceso de reducción de costos es normal, pero no debe significar la eliminación de proyectos en una empresa; más bien es el momento en que debemos optimizar los recursos de la misma. La mejor manera de optimizar los recursos es eligiendo adecuadamente los proyectos que tengan mayores beneficios para la empresa, con un menor tiempo de recuperación de la inversión y que estén alineados con los objetivo estratégicos vitales de la misma, por lo tanto la priorización de los proyectos se vuelve un tema de suma importancia.

La priorización debe contener los siguientes 6 principios:

1.    Debe existir una matriz de priorización general para todos los departamentos de la empresa.

2.    Los criterios de priorización deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la empresa y su razón de ser.

3.    No debe existir solo criterios financieros en la matriz de priorización, puede incorporarse temas como: riesgos, nivel de urgencia, productividad, posicionamiento en el mercado, nivel de servicio, entre otros.

4.    Los criterios de priorización deben tener una escala numérica de medición y  de ponderación.

5.    Todos los proyectos de la empresa, independiente al tipo o tamaño, deben pasar por los mismos criterios de priorización para estandarizar un modelo de comparación adecuado.

6.    Los resultados obtenidos de la matriz de priorización deben ser difundidos y aceptados por toda la empresa.

En tiempo de crisis es necesario realizar cambios para sobrellevarlo, por lo tanto los proyectos son indispensable en este proceso, lo que debemos tener presente es la optimización de los recursos por medio de un proceso idóneo de priorización y una metodología adecuada de desarrollo de proyectos para reducir la probabilidad de pérdida de recursos durante su ciclo de desarrollo.

La clave no está en eliminar los costos de desarrollo de proyectos, sino en priorizar adecuadamente donde se colocan los recursos y que proyectos deben realizarse .en los momentos de crisis. Estos proyectos deben ir alineados con los objetivos estratégicos vitales de la empresa, permitiendo superar las crisis y aprovechar  las oportunidades que se pueden presentar.

English Version:

We know that a project is a temporary effort that is carried out to create a unique product or service, which has restrictions and limitations of resources.

In times of economic boom most companies can easily identify that the projects allow investments and improvements for business growth, but what happens in times of crisis, is it necessary to carry out projects?

Most companies in time of economic crisis and market, begin to identify points of cost reduction trying to level or offset the decline in revenue, either by reducing operating costs or investment costs. The reduction is imminent, but ... Should the costs of the projects be the first to be affected?

For most experts, undertaking in times of lean times is not a bad option. Rather the complete opposite. It is known that the Chinese symbol to represent the crisis concept can be translated both as a danger and as an opportunity and the barrier between one and another meaning is in the mind and the ability of the entrepreneur.

Recall that the reason for carrying out a project is to produce a change in companies that is aligned with its strategic objectives and mission, thus allowing changes to help extend the life cycle of them.

If the projects are the means to generate changes in the companies and thus allow to extend the life cycle, why should we do without them at a time where we need to produce changes to overcome the difficulties that the market presents.

In times of crisis, the process of cost reduction is normal, but it should not mean the elimination of projects in a company; rather it is the moment in which we must optimize the resources of it. The best way to optimize resources is by choosing the projects that have the greatest benefits for the company, with a shorter time to recover the investment and that are aligned with the strategic objectives of the same, thus prioritizing the projects It becomes a very important subject.

The prioritization must contain the following 6 principles:

1. There must be a general prioritization matrix for all the departments of the company.

2. The prioritization criteria must be aligned with the strategic objectives of the company and its raison d'être.

3. There should not be only financial criteria in the prioritization matrix; issues such as: risks, level of urgency, productivity, positioning in the market, level of service, among others, can be incorporated.

4. The prioritization criteria must have a numerical scale of measurement and weighting.

5. All the projects of the company, regardless of type or size, must go through the same prioritization criteria to standardize an adequate comparison model.

6. The results obtained from the prioritization matrix must be disseminated and accepted by the entire company.

In times of crisis it is necessary to make changes to cope with it, therefore projects are indispensable in this process, what we must keep in mind is the optimization of resources through an appropriate process of prioritization and an adequate methodology of project development for reduce the likelihood of resource loss during your development cycle.

The key is not to eliminate the costs of project development, but to prioritize appropriately where resources are placed and which projects should be carried out in times of crisis. These projects must be aligned with the company's vital strategic objectives, making it possible to overcome crises and take advantage of the opportunities that may arise

Durante este fin de año 2017 estuve revisando algunos temas de Recursos Humanos y llegué con una expresión muy interesante : " 1 + 1 = 3".

Para aquellos que somos numéricos podemos decir que esto es imposible, que las matemáticas son exactas y que uno más uno nunca dará algo diferente que dos, pero en el mundo del Recursos Humano esto si es posible.

Un símil que nos permite confirmar que esto es posible es el matrimonio, dos personas se junta y fruto de ese compromiso existe una hijo/a. La sumatoria de dos individuos da como resultado 3 individuos.

Las preguntas ahora son: ¿Podemos llevar este conceptos a los equipos de proyectos?, ¿La sumatoria de los individuos en el equipo de proyecto es superior a cada individuo?.

Desde mi punto de vista la repuesta a la preguntas es SI, pero debe cumplirse los siguientes puntos en el equipo:

1. Compromiso: Todos los miembros de equipo de un proyecto deben estar comprometidos, esto significa dar de sí mismo, para sumar más allá de lo individual. El director de proyecto es el responsable de lograr ese compromiso en las personas.

2. Constancia: Nunca dejar de seguir intentando ser mejor en el equipo, de lograr maximizar el potencial de cada individuo.

3. Enfoque: Todos los miembros del equipo deben estar enfocado en el mismo objetivo, de allí la importancia de definir y difundir adecuadamente los objetivos del proyecto.

4. Seguimiento: Es importante que el equipo continuamente se reúna para verificar los avances en conjunto y buscar mecanismo de ayuda entre todos, lo cuál llevará a la mejora continua.

 5. Ver más allá del proyecto: El equipo del proyecto son personas que tienen una vida más allá de las horas de trabajo, es importante integrar y reconocer que existe otras actividades que cada individuo debe hacer. Si se reconoce y se ayuda a estar adecuadamente en la vida personal, cada individuo será más eficiente y eficaz en la vida laboral.

El manejo del Recurso Humano no es sencillo, pero lo que si estoy convencido es que: "El único recurso que puede hacer que un proyecto sea exitoso o sea un completo fracaso, es el Recurso Humano".

Hagamos que 1 + 1 sea igual a 3.... Qué opinas.

English Version

During this end of the year 2017 I was reviewing some Human Resources topics and I arrived with a very interesting expression: "1 + 1 = 3".

For those of us who are numerical we can say that this is impossible, that the mathematics are exact and that one plus one will never give something different than two, but in the Human Resources world this is possible.

A simile that allows us to confirm that this is possible is marriage, two people come together and the result of that commitment is a child. The sum of two individuals results in 3 individuals.

The questions now are: Can we bring these concepts to the project teams? Is the sum of the individuals in the project team superior to each individual?

From my point of view, the answer to the questions is YES, but the following points must be fulfilled in the team:

1. Commitment: All the team members of a project must be committed, this means giving of themselves, to add beyond the individual. The project manager is responsible for achieving that commitment in people.

2. Constancy: Never stop trying to be better in the team, to maximize the potential of each individual.

3. Approach: All team members should be focused on the same objective, hence the importance of defining and adequately disseminating the project's objectives.

4. Follow-up: It is important that the team continually meet to verify the progress together and look for help mechanism among all, which will lead to continuous improvement.

5. See beyond the project: The project team are people who have a life beyond working hours, it is important to integrate and recognize that there are other activities that each individual must do. If you recognize and help yourself to be properly in personal life, each individual will be more efficient and effective in working life.

Managing the Human Resource is not easy, but what I am convinced is that: "The only resource that can make a project successful or a complete failure is the Human Resource".

Let 1 + 1 be equal to 3 .... What do you think?

Hoy en día se comienza a escuchar sobre el desarrollo de PMOs Híbridas (Oficinas de Gestión de Proyecto Híbridas). En un estudio realizado por Business Integration Partners (Bip), se evidenció que las principales preocupaciones de las compañías se centran en:

- Herramientas Tradicionales vs. Herramientas Agile

- Como debe cambiar y evolucionar la asignación Presupuestaria

- Gestión del cambio: Roles tradicionales vs Agile

- ¿Está preparada la organización para que personas claves se conviertan en Product Owner?

- Historias de Usuario. ¿Sabemos escribirlas?

Y la pregunta es: ¿En verdad las PMOs Híbridas son la solución a estos temas?

En un estudio que realicé en algunas de las PMOs ecuatorianas en este año 2017, se evidenció que las causas por que fallan las PMOs en Ecuador no son principalmente por metodología y/o las herramientas que usan. Abajo pueden ver las principales causas identificadas en el estudio de PMOs, que pueden hacer que la mismas fallen.

Los principales puntos que se concluyeron del estudio son:

- En el Ecuador se tiene la percepción de necesitar una PMO en las compañías.

- No está claro la función de la PMO.

- No existe el apoyo adecuado de las altas gerencias.

- Se requiere un cambio cultural y capacitaciones continuas.

- Se requiere personal específico para la gestión de la PMO. Salir de las estructuras funcionales.

- Se debe salir de actividades de administración de proyecto empírica y definir metodología en las compañías.

- Hay que mantener un proceso de auditoría y mejora continua.

Les invito a revisar el estudio completo sobre las PMOs en el Ecuador:

(https://www.dropbox.com/s/3jhjtnkdf1kh7vi/Porqu%C3%A9%20fallan%20las%20PMO.pdf?dl=0)

Además, favor dejar sus comentarios sin creen que las PMOs híbridas serían la solución para mejorar el desempeño de las mismas.

Saludos

English Version

Today we begin to hear about the development of Hybrid PMOs (Hybrid Project Management Offices). In a study conducted by Business Integration Partners (Bip), it was evident that the main concerns of the companies focus on:

- Traditional Tools vs. Agile tools
- How the budget allocation should change and evolve
- Change management: Traditional roles vs. Agile
- Is the organization prepared for key people to become Product Owners?
- User Stories Do we know how to write them?

And the question is: Are Hybrid PMOs really the solution to these issues?

In a study I conducted in some of the Ecuadorian PMOs in this year 2017, it was evident that the causes for which PMOs fail in Ecuador are not mainly by methodology and / or the tools they use. Below you can see the main causes identified in the study of PMOs, which can cause them to fail:

The main points that were concluded from the study are:
- In Ecuador there is a perception of needing a PMO in companies.
- The function of the PMO is not clear.
- There is no adequate support from senior management.
- A cultural change and continuous training are required.
- Specific personnel is required for the management of the PMO. Leave the functional structures.
- You must leave empirical project management activities and define methodology in the companies.
- It is necessary to maintain an audit process and continuous improvement.

I invite you to review the complete study on PMOs in Ecuador:
(https://www.dropbox.com/s/3jhjtnkdf1kh7vi/Porqu%C3%A9%20fallan%20las%20PMO.pdf?dl=0)
Also, please leave your comments without believing that hybrid PMOs would be the solution to improve their performance.

See you as soon as possible.

Es frecuente que los líderes digan que aspiran a ejercer un liderazgo de servicio. Pero la pregunta más importante que hay que hacer a un líder es: ¿A quién sirves realmente? La respuesta a esta pregunta tiene muchas alternativas y si fuese sincera nos revela muchos datos sobre el carácter del líder y explica muchos comportamientos.

Durante mis estudios del Leadership Institute Master Class - LIMC 2018 del PMI, hemos discutido de este tipo de liderazgo y su importancia en nuestra vida, nuestra sociedad y nuestro crecimiento. Un liderazgo basado en el servicio es un increible viaje, que si bien no tiene un repertorio o plan específico es toda una gra travesía del cuál se aprende a cada paso que damos.

Investigando un poco más he encontrado seis niveles del liderago:

NIVEL 1: EL SOCIÓPATA

En la base del modelo se encuentra el sociópata que es la persona que no sirve a nadie. El Manual de Diagnóstico de los Desórdenes Mentales (DSM-III) lo describe como una persona con  desorden antisocial de la personalidad, que muestra niveles muy bajos de empatía y que termina destruyéndose a si mismo y a los que le rodean. Afortunadamente los sociópatas representan menos del 1% de la población y ejemplos de esta tipología serían Muammar Gaddafi o Hitler.

NIVEL 2: EL OPORTUNISTA

En un segundo nivel nos encontramos a un líder que sólo se sirve a sí mismo a expensas de los demás. Son las personas que siempre preguntan ¿Y con esto qué saco yo? Sus principios morales van dirigidos a la acumulación de riqueza y poder, el resto no les importa nada. Como ejemplo tenemos a Bernie Maddoff que se enriqueció de forma desmesurada a costa de dejar en la pobreza a miles de jubilados que confiaron en él o a cualquiera de los responsables de la última crisis.

NIVEL 3: EL CAMALEÓN

Estos son los líderes que se doblegan al viento e intentan contentar siempre al mayor número posible de personas, ya sea el grupo en el que trabajan, el partido político, los electores,…No se suelen encontrar en los puestos de alta responsabilidad de las empresas, pues su gestión es un fracaso, pero si en el ámbito político.

Estos tres niveles no son adecuados para el liderazgo, por lo que vamos a conocer los tres siguientes que plantean distintos abordajes del liderazgo de servicio.

NIVEL 4: EL CONSEGUIDOR

En este nivel se encuentran los directivos que suelen ocupar la cúpula de las organizaciones. Estos líderes raramente no llegan a cumplir sus objetivos, normalmente los exceden. Peter Drucker los llamaba los “monomaníacos con una misión”. Los triunfadores persiguen las metas establecidas por ellos mismos o por sus jefes sin considerar la misión general, lo que resulta su talón de Aquiles, ya que en el camino hacia el cumplimiento de sus objetivos sustituyen las necesidades globales con sus necesidades personales de triunfar.

NIVEL 5: EL CONSTRUCTOR

El líder que se encuentra en este nivel lucha no sólo por cumplir un objetivo sino por crear una organización. Estos líderes sirven a sus instituciones gestionando el largo plazo y no permiten ser seducidos por posibles beneficios a corto plazo. Tienen una visión clara del futuro de sus organizaciones y contagian a sus colaboradores energía, entusiasmo e integridad. Son los líderes que permiten que las organizaciones y los profesionales que en ellas trabajan crezcan y se desarrollen.

NIVEL 6: EL TRASCENDENTE:

Existe un tipo de líder que transciende al constructor. Este líder se concentra en cómo puede beneficiar a toda la sociedad. Se considera un “ciudadano del mundo” ya que se preocupa por todos. Un  ejemplo es el Dalai Lama que todas las mañanas al terminar sus oraciones se pregunta: ¿Qué puedo hacer hoy para que el mundo sea mejor? Otro ejemplo claro de este liderazgo es el que ejerce Nelson Mandela. Él es un defensor del concepto filosófico de Ubuntu que implica la necesidad de actuar con humanidad, compartir, tener cuidado y estar en armonía con toda la creación y que promueve la cooperación entre individuos, culturas y naciones. En el campo de la empresa a este concepto se le asimila con el de liderazgo social.

¿Qué creen ustedes, es adecuado este tipo del liderazgo?

ENGLISH VERSION

It is common for leaders to say that they aspire to exercise service leadership. But the most important question to ask a leader is: Who do you really serve? The answer to this question has many alternatives and if it is sincere it reveals a lot of data about the character of the leader and explains many behaviors.

During my PMI Leadership Institute Master Class - LIMC 2018 studies, we have discussed this type of leadership and its importance in our life, our society and our growth. A leadership based on the service is an incredible journey, that although it does not have a specific repertoire or plan is a great journey from which one learns at each step that we take.

Investigating a little more I have found six levels of leadership:

LEVEL 1: THE SOCIOLOGIST

At the base of the model is the sociopath who is the person who does not serve anyone. The Manual of Diagnosis of Mental Disorders (DSM-III) describes him as a person with antisocial disorder of personality, which shows very low levels of empathy and ends up destroying himself and those around him. Fortunately sociopaths represent less than 1% of the population and examples of this typology would be Muammar Gaddafi or Hitler.

LEVEL 2: THE OPPORTUNIST

On a second level we find a leader who only serves himself at the expense of others. They are the people who always ask And with what do I get? Its moral principles are directed to the accumulation of wealth and power, the rest do not care about anything. As an example we have Bernie Maddoff who got rich in an excessive way at the cost of leaving in poverty thousands of retirees who trusted him or anyone responsible for the latest crisis.

LEVEL 3: THE CHAMELEON

These are the leaders who bend to the wind and try to always satisfy the greatest possible number of people, be it the group in which they work, the political party, the voters, ... They are not usually found in positions of high responsibility of companies , because its management is a failure, but in the political sphere.

These three levels are not suitable for leadership, so we are going to know the next three that raise different approaches to service leadership.

LEVEL 4: THE GATHER

At this level are the managers who usually occupy the top of the organizations. These leaders rarely fail to meet their objectives, they usually exceed them. Peter Drucker called them "monomaniacs with a mission". The winners pursue the goals set by themselves or their bosses without considering the general mission, which is the Achilles' heel, since on the road to fulfilling their objectives they replace the global needs with their personal needs to succeed.

LEVEL 5: THE BUILDER

The leader who is at this level struggles not only to achieve a goal but to create an organization. These leaders serve their institutions by managing the long term and do not allow themselves to be seduced by possible short-term benefits. They have a clear vision of the future of their organizations and transmit their employees energy, enthusiasm and integrity. They are the leaders that allow organizations and professionals who work in them to grow and develop.

LEVEL 6: THE TRANSCENDANT:

There is a type of leader that transcends the builder. This leader focuses on how it can benefit the whole society. He considers himself a "citizen of the world" since he cares about everyone. One example is the Dalai Lama who, every morning at the end of his prayers, asks himself: What can I do today to make the world better? Another clear example of this leadership is that exercised by Nelson Mandela. He is a defender of the philosophical concept of Ubuntu that implies the need to act with humanity, to share, to be careful and be in harmony with all creation and to promote cooperation between individuals, cultures and nations. In the field of the company this concept is assimilated with that of social leadership.

What do you think is this type of leadership adequate?

Una empresa que vive creando, planificando y desarrollando proyecto,  es una empresa que esta en vanguardia de los cambios continuos e imparables de la globalización actual, es una entidad que esta en constante cambio interno y crecimiento gradual y sostenible.

Ahora conoceremos 10 beneficios de la Gestión de Proyectos.

1. Posibilita respuesta rápida a demandas cambiantes. Proporciona la capacidad para adaptarse al cambio y manejar dicho cambio. 

2. Maximiza la capacidad de la organización : Consigue más con menor coste. La gestión de proyectos identifica todas las responsabilidades funcionales de cara al cumplimiento de la misión de la empresa, asegurándose que todos los miembros de la organización conocen su responsabilidad. Así mismo, identifica las posibles mejoras en los procesos, proporcionando ahorros en tiempos y costes.

3. Coordina los diferentes recursos internos y externos. En muchas ocasiones, un mismo proveedor tiene contacto con diferentes áreas de la empresa y no se aprovechan las sinergias que esto puede proporcionar.

4. Aporta una visión de conjunto y mejora la comunicación en la empresa. Permite transferir conocimientos entre Departamentos que, de otra forma, actuarían de forma estanca. Fija objetivos globales más alla de las visiones particulares de cada grupo, departamento o area. Maneja presupuestos generales y costes de toda la organización. Permite marcar prioridades dentro de las distintas acciones pendientes.

5. Permite aprender de las lecciones pasadas. Mediante una correcta Gestión de Proyectos se crea un “know how” en la empresa que permite usar esa experiencia para la planificación y realización de proyectos futuros.

6. Aporta una correcta percepción sobre la auténtica capacidad del equipo, ya que máximiza las sinergias entre los distintos miembros.

7. Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana, permitiendo que se diseñen acciones correctivas a tiempo.

8. Aporta una visión centrada en el cliente, ya que el Jefe de Proyecto es, generalmente, el interlocutor único del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organización.

9. Proporciona información a la Gerencia y reduce la necesidad de que todos los miembros del equipo estén realizando informes constántemente, ya que se centraliza la información en el Jefe de Proyecto.

10. Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un resultado acorde con los requisitos y con adecuación al uso.

English Version

A company that lives creating, planning and developing project, is a company that is in the forefront of the continuous and unstoppable changes of the current globalization, is an entity that is constantly changing internally and growing gradually and sustainably.

Now we will know 10 benefits of Project Management.

1. Enable rapid response to changing demands. It provides the ability to adapt to change and manage change.

2. Maximize the capacity of the organization: Get more with less cost. Project management identifies all functional responsibilities for the fulfillment of the company's mission, ensuring that all members of the organization are aware of their responsibility. Likewise, it identifies the possible improvements in the processes, providing savings in time and costs.

3. Coordinates the different internal and external resources. In many cases, the same supplier has contact with different areas of the company and does not take advantage of the synergies that this can provide.

4. Provides an overview and improves communication in the company. It allows transferring knowledge between Departments that would otherwise act in a sealed manner. It sets global goals beyond the particular visions of each group, department or area. Manage general budgets and costs of the entire organization. It allows to mark priorities within the different pending actions.

5. Allows you to learn from past lessons. Through a correct Project Management creates a know-how in the company that allows to use that experience for the planning and realization of future projects.

6. It gives a correct perception about the authentic capacity of the equipment, since it maximizes the synergies between the different members.

7. It identifies the risks and problems at an early stage, allowing timely corrective actions to be designed.

8. Provides a customer-centric vision, since the Project Manager is usually the customer's sole interlocutor and defends the client's interests within the organization.

9. Provides information to the Management and reduces the need for all team members to be constantly reporting, since the information is centralized in the Project Manager.

10. Ensures the quality, since it allows to provide the customer with a result in accordance with the requirements and with suitability to use.